Jahresendspurt 2023 – Was sollten Arbeitgeber jetzt noch beachten?

Spätestens seit Spekulatius und Weihnachtskekse wieder im Supermarkt zu finden sind, wissen wir: Das Jahr neigt sich dem Ende zu! Damit die Vorweihnachtszeit nicht (auch) arbeitsrechtlich mit Stress verbunden ist, sollte spätestens jetzt der arbeitsrechtliche Jahresausklang eingeläutet werden. Wir haben in der folgenden Checkliste die wichtigsten To-Dos für das Jahresende zusammengestellt und weisen auf gesetzliche Neuregelungen hin.

1. Hinweis auf Urlaubsverfall

Das Jahr ist vorbei, alle Mitarbeiter haben die ihnen zustehenden Urlaubstage genommen. Dies ist in den meisten Unternehmen eine Wunschvorstellung. Damit Urlaubsansprüche nicht endlos angesammelt werden können, müssen Arbeitgeber aktiv werden.

Seit den Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 – 9 AZR 541/15 und vom 20. Dezember 2022 – 9 AZR 266/20 ist bekannt, dass Urlaubsansprüche nur verfallen und verjähren, wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter vorher rechtzeitig auf einen drohenden Verfall bzw. eine herannahende Verjährung hingewiesen haben.

Arbeitgeber sollten deshalb rechtszeitig vor Jahresende alle Mitarbeiter darauf hinweisen, in welcher Höhe Urlaubsansprüche noch bestehen und wann diese bei Nichtinanspruchnahme verfallen oder verjähren würden. Zugleich sollten die Mitarbeiter zur Inanspruchnahme der verbliebenen Urlaubstage aufgefordert werden. Rechtzeitigkeit ist wichtig, damit Mitarbeitern genügend Zeit verbleibt, bestehende Urlaubsansprüche unter Berücksichtigung der betrieblichen Belange auch tatsächlich noch realisieren zu können.

Ein Hinweisschreiben dürfte auch bei langzeiterkrankten Arbeitnehmern sinnvoll sein – insbesondere dann, wenn diese im Kalenderjahr noch zeitweise gearbeitet haben (mehr dazu hier).

Der Hinweis auf den drohenden Urlaubsverfall bzw. eine herannahende Verjährung sollte aus Gründen der Nachweisbarkeit schriftlich oder elektronisch erfolgen. Eine Empfangsbestätigung ist empfehlenswert.

2. Prüfung von Ansprüchen

Am Ende des Jahres gilt auch: Vorsicht vor Anspruchsverlust und Prüfung von Schuldbefreiung zu Neujahr. Denn zum Jahresende läuft die gesetzliche Verjährungsfrist vieler Ansprüche aus. Die gesetzliche Verjährungsfrist ist insbesondere dann relevant, wenn keine gegenseitigen Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag vereinbart wurden oder sich die Ausschlussfristen nicht auf die konkret bestehenden Ansprüche beziehen.

Arbeitgeber sollten deshalb rechtzeitig vor Jahresende in zweierlei Hinsicht überprüfen,

• ob sie Ansprüche, die sie gegen Arbeitnehmer haben, noch (notfalls gerichtlich) geltend machen wollen und müssen, bevor diese verjährt sind. Dies kann etwaige Rückzahlungsansprüche, z. B. bei Gehaltsüberzahlungen oder Vorschussrückerstattungen sowie Schadensersatzansprüche betreffen.
• ob sie selbst mögliche Anspruchsschuldner sind. Dann sind entweder Rückstellungen zu buchen oder es kann nach Ablauf des Jahres die Einrede der Verjährung erhoben werden. Dies kann beispielsweise Entgeltansprüche, Abfindungsansprüche, Herausgabeansprüche oder Zeugnisansprüche von Arbeitnehmern betreffen, denen sich Arbeitgeber ausgesetzt sehen.

3. Lohnsteuerjahresausgleich und Meldepflichten

Arbeitgeber mit mindestens 10 Beschäftigten müssen für alle bis zum 31.12. beschäftigte Mitarbeiter den Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen. Dies muss im Regelfall bis spätestens Ende Februar des Folgejahres erfolgen. Außerdem sind Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, bis zum 15.02. des Folgejahres für alle Mitarbeiter, die bis zum 31.12. beschäftigt sind, eine Jahresmeldung bei der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu erstellen. Bis spätestens 16.02. des Folgejahres hat eine Meldung der jeweiligen Jahresentgelte an die gesetzliche Unfallversicherung zu erfolgen.

4. Zielerreichung feststellen, neue Ziele definieren

Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern einen Zielbonus gewähren, müssen darauf achten, dass die Zielerreichung bei Kalenderjahrgebundenheit zum Jahresende bzw. kurz danach festgestellt wird. Ebenfalls ist unbedingt darauf hinzuwirken, dass mit dem Arbeitnehmer eine Zielvereinbarung für das kommende Jahr erzielt wird. Arbeitgeber sollten bei entsprechenden Vereinbarungen die Initiative ergreifen, damit keine Schadensersatzansprüche können (hierzu mehr in diesem Beitrag).

5. Inflationsausgleichsprämie

Das Jahresende und die herannahende Weihnachtsstimmung bieten sich auch an, Arbeitnehmern eine wirtschaftliche Erleichterung zu verschaffen. Die Inflationsausgleichsprämie kann zwar noch bis zum 31.12.2024 gezahlt werden, es bietet sich aber an, auch schon in diesem Jahr noch über den (anteiligen) Gebrauch der steuer- und abgabenfreien Zahlungsmöglichkeit nachzudenken. Insgesamt ist es möglich, Mitarbeitern eine steuer- und abgabenfreie Prämie in Höhe von bis zu 3000 € zu gewähren.

6. Vorbereitung auf Neuregelungen

Schon heute an das neue Jahr denken, lohnt sich! Welche gesetzlichen Neuerungen das Jahr 2024 insgesamt mit sich bringen wird, kann derzeit noch nicht abschließend beantwortet werden. Das betrifft vor allem die Frage, nach dem lang ersehnten aktualisierten Arbeitszeitgesetz. Dieses befindet sich, wie in diesem Blogbeitrag erklärt, immer noch in der Entwurfsfassung.

Hinweisen wollen wir insbesondere auf folgende Neuerungen:

• Erhöhung des Mindestlohns: Zum 1.1.2024 steigt der Mindestlohn auf 12,41 € pro Stunde.
• Gesetz zur Förderung eines inklusiven Arbeitsmarkes: Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich 20 Arbeitsplätzen sind verpflichtet, auf wenigstens 5% der Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen (sog. „Pflichtarbeitsplatz“). Ab dem 1.1.2024 müssen Arbeitgeber eine erhöhte Ausgleichsabgabe von bis zu 720 € zahlen, wenn sie keinen oder zu wenig schwerbehinderte Menschen beschäftigen. Die bisher geltende staatliche Möglichkeit einer Geldbuße bei Verstoß gegen die Beschäftigungspflicht entfällt.
• Whistleblowing: Bereits seit dem 2.7.2023 müssen Unternehmen ab 250 Beschäftigten interne Meldestellen für Whistleblower eingerichtet haben. Für Unternehmen ab 50 Beschäftigten gilt diese Pflicht ebenfalls ab dem 17.12.2023. Antworten auf relevante Fragen in diesem Zusammenhang gibt dieser Beitrag.
• Vaterschaftsurlaub soll kommen: Ab 2024 soll der sog. Vaterschaftsurlaub gesetzlich geregelt sein. Partner er Mutter sollen dann die Möglichkeit haben nach der Geburt des Kindes für zehn Tage bezahlten Urlaub zu nehmen.

Um sich ab Dezember hingebungsvoll dem alljährlichen Weihnachtsgeschenkemarathon zu widmen, ist es empfehlenswert, die Weichen für das neue Jahr schon jetzt zu stellen. Denn klar ist: Wer sich rechtzeitig kümmert, muss keine Angst vor bösen Überraschungen haben und kann gut gerüstet ins neue Jahr starten.