Internal Investigations: Kostenersatz bei Compliance-Untersuchungen

Sofern gegen einen Arbeitnehmer der Verdacht besteht, gegen Compliance-Vorschriften verstoßen oder eine erhebliche Verfehlung begangen zu haben, sind vom Arbeitgeber entsprechende unternehmensinterne Untersuchungen einzuleiten. Diese sog. Internal Investigations gewinnen in der Praxis immer größere Bedeutung, sie haben jedoch auch ihren Preis.

Da viele Unternehmen keine Erfahrungen mit solchen Situationen haben, werden häufig externe Spezialisten, wie etwa Detektive oder spezialisierte Anwaltskanzleien hinzugezogen, um die Verdachtsmomente umfassend aufzuklären und Ermittlungen durchzuführen. Insbesondere bei komplexen Sachverhalten und infolge von gestiegenen Compliance-Anforderungen ist die Einbindung von externen Beratern in der Regel erforderlich und zugleich kostenaufwändig. Kann der Arbeitnehmer einer Vertragspflichtverletzung überführt werden, fragen sich Unternehmen im Anschluss, ob sie auf den entstandenen Kosten für die Ermittlungen sitzen bleiben oder einen Ersatzanspruch gegen den überführten Arbeitnehmer geltend machen können.

Grundsatz, § 12a ArbGG

Während in Zivilprozessen grundsätzlich die Regelung gilt, dass die unterlegene Partei der obsiegenden Partei auch die Rechtsanwaltskosten zu erstatten hat, ist dieser Grundsatz in arbeitsgerichtlichen Verfahren in der ersten Instanz ausgeschlossen.

Gemäß § 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG besteht in Urteilsverfahren des ersten Rechtszugs kein Anspruch der obsiegenden Partei auf Entschädigung wegen Zeitversäumnis und auf Erstattung der Kosten für die Hinzuziehung eines Prozessbevollmächtigten oder Beistands. Das bedeutet, dass jede Partei immer ihre eigenen Anwaltskosten zu tragen hat – unabhängig vom Ausgang des Verfahrens.

Diese Sonderregelung wird von der Rechtsprechung dahin (weit) ausgelegt, dass sie nicht nur einen prozessualen Kostenerstattungsanspruch, sondern auch einen materiell-rechtlichen Kostenerstattungsanspruch unabhängig von seiner Anspruchsgrundlage, und damit auch einen Anspruch auf Erstattung vor- bzw. außergerichtlicher Kosten ausschließt (z.B. für ein Rechtsgutachten oder Mahnschreiben). Dagegen bleiben alle nicht in § 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG benannten außergerichtlichen Parteikosten erstattungsfähig.

Ausnahmen vom Ausschluss der Kostenerstattung

Ob Ausnahmen von der grundsätzlichen Kostenerstattungspflicht bei bestimmten materiell-rechtlichen Erstattungsansprüchen, insbesondere bei dem Ersatz von Compliance-Kosten, zu machen sind, war in den letzten Jahren häufig Gegenstand der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung.

Erstattungsfähigkeit von Detektivkosten

Seit längerer Zeit ist anerkannt, dass die durch das Tätigwerden eines Detektivs entstandenen notwendigen Kosten in Form von Schadensersatz erstattungsfähig sein können, wenn der Arbeitgeber aufgrund eines konkreten Tatverdachts einem Detektiv die Überwachung des Arbeitnehmers überträgt und dieser einer vorsätzlichen Vertragspflichtverletzung überführt wird. Dabei kommt eine Erstattung von vorprozessualen Detektivkosten nur dann in Betracht, wenn die Einschaltung bei vernünftiger Würdigung aller zum Zeitpunkt der Beauftragung gegebenen Umständen objektiv geboten ist. Dies ist der Fall, wenn bestimmte Verdachtsmomente gegen den Mitarbeiter vorliegen – deren konkrete Anforderungen bislang noch nicht abschließend geklärt sind. Darüber hinaus müssen die Detektivkosten zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung oder -verteidigung notwendig sein, etwa zur Vorbereitung oder Verteidigung eines Kündigungsschutzverfahrens.

Erstattungsfähigkeit von Ermittlungskosten

Ob und unter welchen Voraussetzungen Arbeitgeber auch einen Anspruch auf die Compliance-Kosten für Ermittlungen einer externen Anwaltskanzlei zustehen, hat das Bundesarbeitsgericht vergangenes Jahr entschieden (vgl. hierzu auch unseren Blogbeitrag vom 11. Mai 2021).

Mit Urteil vom 29. April 2021 (Az. 8 AZR 276/20) stellte das BAG fest, dass Unternehmen grundsätzlich einen Anspruch auf Erstattung der „notwendigen Kosten“ einer spezialisierten Anwaltskanzlei geltend machen können – § 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG fände in diesem Fall keine Anwendung. Voraussetzung hierfür ist, dass ein konkreter Verdacht einer erheblichen Pflichtverletzung vorliegt (z.B. Diebstahl, Betrug) und sich dann herausstellt, dass der Arbeitnehmer seine Pflichten tatsächlich schwerwiegend und vorsätzlich verletzt hat und damit überführt wurde. Mithin sind alle Aufwendungen ersatzfähig, die zur Abwendung drohender Nachteile notwendig sind. Nach dem BAG sind dies nur solche Kosten, die ein vernünftig, wirtschaftlich denkender Mensch nach den Umständen des Falles nicht nur als zweckmäßig, sondern als erforderlich, aufgewendet hätte. Hierzu muss jedoch dargelegt werden, „welche konkreten Tätigkeiten bzw. Ermittlungen wann und in welchem zeitlichen Umfang wegen welchen konkreten Verdachts gegen den Kläger von der beauftragten Anwaltskanzlei ausgeführt wurden“. Damit hängt der Kostenersatzanspruch von einer strengen Überprüfung der Erforderlichkeit der abgerechneten anwaltlichen Arbeitsstunden ab.

Best Practice

Nach Ansicht der Rechtsprechung können Arbeitgeber Ermittlungskosten also durchaus ersetzt verlangen. Die rechtliche Wirkung des § 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG steht dem nicht entgegen. Allerdings ist eine tatsächliche Erstattung von einer substantiierten Darlegung der erforderlichen Ermittlungsmaßnahmen abhängig. Um nachzuweisen, dass die anwaltliche Tätigkeit als „erforderlich“ im Sinne der Rechtsprechung anzusehen ist, empfehlen wir, zunächst zu überprüfen, welche Ermittlungsmaßnahmen notwendig sind und diese sodann detailliert zu dokumentieren. Dabei sollten Unternehmen eine Auflistung der Tätigkeiten bezogen auf die einzelnen Verdachtsmomente der Gesellschaft anfertigen (z.B. ab wann der konkrete Verdacht besteht, welche einzelnen Ermittlungstätigkeiten vorgenommen wurden), verbunden mit dem zeitlichen Umfang der Ermittlungen. Schließlich sollte auch die beauftragte Rechtsanwaltskanzlei im Rahmen der Zeiterfassung etwa in einem Timesheet eine möglichst genaue Beschreibung der Tätigkeiten inkl. der konkreten Verdachtsmomente vornehmen, damit nachvollzogen werden kann welcher konkrete Verdacht im Raum stand und welche Ermittlungshandlungen zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Aufwand vorgenommen wurden.