Mobiles Arbeiten – Do’s and Don’ts bei der Begründung und Beendigung

Agile Arbeitsstrukturen und die modernen Formen des Arbeitens „when-ever-and where-ever“ fordern ein hohes Maß an Flexibilität von Arbeitszeit und Arbeitsort. Der Gesetzgeber hat diese Themen bisher nur rudimentär aufgegriffen, weshalb der Praxis in vielen Bereichen ein weiter Gestaltungsrahmen bleibt. Da die Rechtsprechung insbesondere mit Blick auf den allgemeinen Arbeitnehmerschutz jedoch nicht müde wird, in für die Arbeitnehmer nachteilige Gestaltungen einzugreifen, bringen diese Gestaltungsformen auch Gestaltungsrisiken mit sich.

Dies fordert nicht nur uns Arbeitsrechtler, sondern auch HR-Mitarbeiter. Der folgende Überblick über die Do’s & Don’ts soll helfen, mit dem richtigen Handwerkszeug auf die Herausforderungen der Compliance bei der Begründung und der Beendigung von Mobilem Arbeiten zu reagieren.

1. Abgrenzung vornehmen

Die Begriffe Telearbeit, Home Office und Mobiles Arbeiten werden häufig synonym verwendet. Da sich bei genauerer Betrachtung allerdings teilweise unterschiedliche rechtliche Konsequenzen ergeben, sollte zunächst geklärt werden, welche Arbeitsform auf den betroffenen Arbeitnehmer angewendet werden soll. Während beim Telearbeitsplatz den Arbeitgeber der volle Pflichtenkatalog der Arbeitsschutzvorschriften trifft, ist das Mobile Arbeiten mit einem weitaus größeren Gestaltungsspielraum möglich.

Doch was genau versteht man eigentlich unter einem Telearbeitsplatz? Nach § 2 Abs. 7 der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) sind:

„Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete  Bild­schirmarbeitsplätze  im  Privatbereich  der  Beschäftigten,  (…). Ein Telearbeitsplatz ist (…) eingerichtet, wenn Arbeitgeber   und   Beschäftigte   die   Bedingungen  (…) arbeitsvertraglich  (…)  festgelegt haben und die benötigte Ausstattung  des  Telearbeitsplatzes  mit  Mobiliar,  Arbeitsmitteln  (…) im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.“

Der Begriff Home Office ist dagegen nicht gesetzlich definiert. Allgemein versteht man darunter eine Tätigkeit, die grundsätzlich außerhalb des Betriebsgeländes erfolgt, nämlich typischerweise vom heimischen Arbeitsplatz aus, jedoch ohne, dass der Arbeitgeber diesen eingerichtet und ausgestattet hätte.

Mobile Arbeit folgt anderen Regelungen. Hier weist der Arbeitgeber den Arbeitnehmer lediglich an, seine Arbeit vorübergehend an einem weitgehend beliebigen Ort „außerhalb des Büros“ mit mobilen Arbeitsmitteln zu verrichten. Das weitgehend ortsungebundene Arbeiten von einer Vielzahl denkbarer Arbeitsplätze (z.B. in der Bahn, im Café, im Park), bei dem der Arbeitnehmer weitgehend autonom entscheidet, wo er seine Arbeitsleistung erbringt, wird überwiegend als „Mobile Arbeit“ bzw. „Mobile Office“ bezeichnet. Es handelt sich dabei gerade nicht um Arbeit im Homeoffice, bei welcher die Arbeitsleistung nur von der Wohnung des Arbeitnehmers aus erbracht wird.

2. Vereinbarung schließen; Beendigungsmöglichkeit vorsehen

Bei Mobiler Arbeit gibt es wichtige arbeitsrechtliche Vorgaben, die bei der Umsetzung zu beachten sind. Denn der Arbeitgeber ist verpflichtet, darauf aufzupassen, dass Vorschriften zum Arbeitsschutz, Datenschutz oder Arbeitszeit eingehalten werden – andernfalls können Bußgelder drohen.

Bei mobiler Arbeit bestehen bspw. hohe Anforderungen an die Datensicherheit und IT-Infrastruktur. Mit der Corona-Pandemie wurden Kompromisse bei der IT-Sicherheit akzeptiert, die zuvor aufgrund ihrer Risiken nicht genehmigt worden wären. Dennoch bleibt der Arbeitgeber verpflichtet, für die geeigneten Vorkehrungen zu sorgen und zu gewährleisten, dass die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen während der Tätigkeit dauerhaft vom Arbeitnehmer eingehalten werden (vgl. Blogbeitrag vom 8. März 2022). Solche Regelungen können und sollten durch eine Zusatzvereinbarung festgeschrieben werden.

Möchte sich der Arbeitgeber die Möglichkeit offenhalten, die Erlaubnis zum Mobilen Arbeiten irgendwann einseitig wieder zu beenden, ist auch hier bereits im Rahmen der Vertragsgestaltung auf eine sorgfältige Formulierung zu achten. Denn arbeiten Mitarbeiter nach Auslaufen der gesetzlichen Home Office-Pflicht ohne ausdrückliche Vereinbarung weiter, besteht das Risiko, dass ein Anspruch als betriebliche Übung begründet wird (vgl. Blogbeitrag vom 30. Juni 2021). Sofern Mitarbeiter daher weiterhin mobil arbeiten, sollte eine Vereinbarung mit entsprechender Beendigungsmöglichkeit geschlossen werden, soweit noch nicht erfolgt.

Da den Arbeitgeber darüber hinaus auch weitere gesetzliche Pflichten treffen (z.B. die Einhaltung der Vorschriften zur Arbeitszeit und Arbeitsschutzes, vgl. Blogbeitrag vom 25. Februar 2021), empfehlen wir, eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag zu schließen und diese Regelungen in eine umfassende Vereinbarung zum mobilen Arbeiten zu gießen.

3. Schulung von Führungskräften und Kommunikation

Führungskräfte sollten im Umgang mit mobiler Arbeit geschult werden, da diese in Veränderungssituationen ganz besonders gefragt sind. Denn die räumliche Distanz erschwert die Kommunikation: Kurze Absprachen oder Nachfragen sind nicht mehr mit dem Weg ins Nachbarbüro getan. Außerdem können durch unpersönlichen Kontakt (bspw. per Mail) Missverständnisse entstehen. Was dagegen hilft? Viel Kommunikation! Teamleiter oder Führungskräfte können bspw. sog. Daily oder Weekly Jour fixe festlegen oder wöchentliche Sprechzeiten einrichten, wo alle offenen Fragen gebündelt besprochen werden. Auch hilft es, einfach mal zum Telefon zu greifen oder die Video-Chat Funktion zu benutzen.

4. Einbeziehung des Betriebsrats

Schließlich erscheint es auf kollektiver Ebene angesichts potenzieller Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats – insbesondere, wenn Mobile Working-Vereinbarungen häufiger geschlossen werden – sinnvoll, die Tätigkeit im Mobilen Arbeiten insgesamt durch eine Betriebsvereinbarung zu regeln.

Best Practice

Der erste Schritt, den Unternehmen gehen sollten, die moderne Arbeitsformen anbieten möchten, ist eine gute Vertragsgestaltung. In einem zweiten Schritt ist die tatsächliche Durchführung der Vertragsverhältnisse maßgeblich. Darüber hinaus sollten Mitarbeiter im HR-Bereich sowie das Führungspersonal geschult werden, um zu lernen, wie man zum einen wirksame Regeln für die Mobile Arbeit etabliert und zum anderen mit einem virtuellen Team kommuniziert oder Unsicherheiten beseitigt. Weiterhin muss die Unternehmensleitung insbesondere darauf achten, dass die angerissenen Aspekte (u.a. Arbeits- und Datenschutz) in der Praxis eingehalten werden. Um Risiken zu reduzieren, erleichtern verständliche Übersichten zu den Do’s & Don’ts die Selbstkontrolle auf allen Ebenen.