Menschenrechtsbeauftragte und Beschwerdebeauftragte nach dem LkSG

Ab dem 1. Januar 2024 gelten die Sorgfaltspflichten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) auch für Unternehmen mit nur 1.000 Mitarbeitern im Inland. Für betroffene Unternehmen bedeutet dies, dass sie ein Risikomanagement zur Einhaltung von Sorgfaltspflichten einrichten und Personen bestimmen müssen, welche dieses Risikomanagement überwachen und ein eigens für die Lieferkette eingerichtetes Beschwerdeverfahren durchführen. Die Funktionen dieser Personen werden vielfach mit den Begriffen „Menschenrechtsbeauftragter“ und „Beschwerdebeauftragter“ beschrieben. Unternehmen haben einen gewissen Spielraum, die mit diesen Funktionen verbundenen Aufgaben festzulegen. Ein ordnungsgemäßes Risikomanagement setzt dabei voraus, dass die Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definiert werden. Zur Vermeidung von Haftungsrisiken sollten die Zuständigkeiten mit den beauftragten Personen vertraglich dokumentiert werden.

Überblick über die Sorgfaltspflichten nach dem LkSG

Die Sorgfaltspflichten nach dem LkSG beziehen sich vielfach auf die Ausgestaltung des Arbeitslebens und dienen u.a. dem Arbeitsschutz (z. B. der ausreichenden Unterweisung von Beschäftigten und der Beachtung von Arbeitszeitregeln zum Schutz vor Übermüdung), der Koalitionsfreiheit, dem Verbot der Ungleichbehandlung und der Zahlung eines angemessenen Lohns. Unternehmen müssen innerhalb ihrer Lieferkette darauf hinwirken, dass menschenrechtliche und umweltschutzbezogene Standards eingehalten werden. Sie sind verpflichtet, im Rahmen eines angemessenen Risikomanagements wirksame Maßnahmen zur Identifizierung und Reduzierung von Risiken festzulegen, Zuständigkeiten im Unternehmen festzulegen (z. B. die Funktion eines Menschenrechtsbeauftragten zu besetzen) und jährliche und anlassbezogene Risikoanalysen durchzuführen (vgl. im Detail zu den Sorgfaltspflichten unseren Blog-Beitrag vom 7. Dezember 2022). Unternehmen im Anwendungsbereich des LkSG müssen darüber hinaus ein Beschwerdeverfahren einrichten, welches es auch externen Personen ermöglicht, auf menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken und Verletzungen des Unternehmens oder eines unmittelbaren Zulieferers hinzuweisen. Der Anwendungsbereich des LkSG-Beschwerdeverfahrens ist weiter als derjenige nach dem Hinweisgeberschutzgesetz; beide Verfahren können jedoch miteinander verbunden werden.

Funktion des Menschenrechtsbeauftragten und des Beschwerdebeauftragten

Unternehmen im Anwendungsbereich des LkSG sind verpflichtet, eine oder mehrere Personen zu bestimmen, die überwachen, dass ein Unternehmen ein angemessenes und wirksames Risikomanagement eingerichtet hat (also Maßnahmen, um menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken zu erkennen und zu minimieren und Verletzungen zu verhindern). Diese Funktion kann bspw. einem oder mehreren Menschenrechtsbeauftragten übertragen werden.

Darüber hinaus sind eine oder mehrere Personen zu bestimmen, welche das obligatorische Beschwerdeverfahren nach dem LkSG durchführen (sog. Beschwerdebeauftragte).

Auswahl der Personen

Der Menschenrechtsbeauftragte muss nach § 4 Abs. 3 Satz 1 LkSG eine Person „innerhalb des Unternehmens“ sein. Die Funktion sollte möglichst direkt unterhalb der Geschäftsleitung angesiedelt werden. Auf diese Weise besteht i.d.R. ein direkter Zugang zur Geschäftsleitung. Bei der Auswahl des Menschenrechtsbeauftragten sollten Interessenkonflikte möglichst vermieden werden. Während Mitarbeiter aus der Compliance- oder Rechtsabteilung besonders geeignet sind, die Funktion wahrzunehmen, eignen sich Mitarbeiter der Einkaufsabteilung aufgrund der originären Zielsetzung ihrer Funktion üblicherweise weniger.

Als Beschwerdebeauftragte kommen demgegenüber auch Personen außerhalb des Unternehmens in Betracht. Beschwerdebeauftragte müssen in jedem Fall – ob intern oder extern – frei von Weisungen sein und Gewähr für unparteiisches Handeln bieten. Sie unterliegen zudem einer strengen Verschwiegenheitspflicht.

Inhalt der Positionen

Die Rolle des Menschenrechtsbeauftragten kann – wie im Gesetz angelegt – rein überwachend, aber auch mitgestaltend konzipiert werden. Es spricht viel dafür, Menschenrechtsbeauftragte aufgrund ihrer Übersicht über Herausforderungen und Risikoexpositionen bei der Gestaltung des Risikomanagements beratend hinzuzuziehen und eine solche beratende Rolle vertraglich festzulegen.

Die Aufgaben des Beschwerdebeauftragten leiten sich im Detail aus der im Unternehmen geltenden Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren ab. Einzelne Verfahrensschritte lassen sich jedoch verallgemeinern: Hinweise im Beschwerdeverfahren sind zu dokumentieren. Der Hinweisgeber ist sodann über die nächsten Schritte, deren zeitlichen Ablauf und den Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung zu informieren. Der Beschwerdebeauftragte erörtert den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person und fragt ihre Erwartungen im Hinblick auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen ab. Falls im Unternehmen ein Verfahren zur einvernehmlichen Streitbeilegung vorgesehen ist, ist der Beschwerdebeauftragte auch hieran beteiligt. Erkenntnisse aus dem Beschwerdeverfahren sind im Rahmen der Risikoanalyse (der zentralen Sorgfaltspflicht des LkSG) zu berücksichtigen. Dies setzt einen Austausch zwischen dem Beschwerdebeauftragten und den für die Umsetzung der Sorgfaltspflichten verantwortlichen Personen im Unternehmen sowie mit dem Menschenrechtsbeauftragten voraus.

Ordnungsrechtliche Haftungsrisiken

Verstöße gegen die Pflichten des LkSG können als Ordnungswidrigkeiten mit empfindlichen Geldbußen von bis EUR 800.000 oder 2 % des durchschnittlichen Jahresumsatzes geahndet werden (§ 24 LkSG). Mitarbeiter können auch individuell für Rechtsverstöße haften, wenn sie dem Unternehmensinhaber obliegende Aufgaben in eigener Verantwortung wahrnehmen (§ 9 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 OWiG). Haftungsrisiken lassen sich jedoch durch eine umsichtige Vertragsgestaltung vermeiden oder wenigstens reduzieren.

Die originäre Aufgabe des Menschenrechtsbeauftragten, das Risikomanagement zu überwachen, ist haftungsrechtlich nicht relevant. Verpflichtet sich ein Menschenrechtsbeauftragter jedoch, Sorgfaltspflichten oder die Überprüfung der Wirksamkeit von Präventionsmaßnahmen, Abhilfemaßnahmen und des Beschwerdeverfahrens in eigener Verantwortung zu übernehmen, setzt er sich ordnungsrechtlichen Haftungsrisiken aus. Unschädlich ist jedoch eine bloß unterstützende, z. B. beratende Funktion; in diesem Fall fehlt es an der Eigenverantwortlichkeit des Menschenrechtsbeauftragten für Tätigkeiten, die im Bußgeldkatalog des § 24 LkSG genannt sind. Wird ein Menschenrechtsbeauftragter mit der Umsetzung von Sorgfaltspflichten in eigener Verantwortung betraut, ist zu erwägen, eine D&O-Versicherung für ihn abzuschließen.

Beschwerdebeauftragte müssen zwar frei von Weisungen und damit eigenverantwortlich handeln können (§ 8 Abs. 3 LkSG). Als Ordnungswidrigkeit können jedoch nur die fehlende Einrichtung, Überprüfung oder Aktualisierung des Beschwerdeverfahrens geahndet werden (§ 24 Nr. 4, 5 und 8 LkSG). Für diese Maßnahmen ist jedoch nicht der Beschwerdebeauftragte selbst, sondern primär die Geschäftsleitung zuständig.

Vertragsgestaltung

Die Rolle des Menschenrechtsbeauftragten sollte bereits zu Nachweiszwecken in einer Vereinbarung präzise bestimmt werden. Ein etwaiges Haftungsrisiko des Menschenrechtsbeauftragten für Defizite bei der Umsetzung von Sorgfaltspflichten lässt sich – je nach Ausgestaltung seiner Rolle – auf diese Weise ausschließen oder begrenzen. Es empfiehlt sich weiter zu dokumentieren, ob der  Menschenrechtsbeauftragte unmittelbar der Geschäftsführung unterstellt, in seiner Rolle weisungsfrei ist, besonderen Kündigungsschutz genießen soll und welche Informations- und Zugangsrechte er zur Erfüllung seiner Aufgabe ggf. hat und welches Budget und welcher Mitarbeiterstab ihm zur Verfügung stehen. Gerade bei der erstmaligen Einführung der Position des Menschenrechtsbeauftragten empfiehlt es sich, regelmäßige Abstimmungstermine mit der Geschäftsleitung festzulegen und Möglichkeiten vorzusehen, den Aufgabenkatalog sowie verfügbare Sachmittel und Mitarbeiter nach ersten Erfahrungen anzupassen.

Auch die konkreten Aufgaben des Beschwerdebeauftragten sollten in einer Vereinbarung dokumentiert werden. Sie sind auf die jeweilige Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren im Unternehmen oder in der Unternehmensgruppe abzustimmen. Es empfiehlt sich, die gesetzlichen Anforderungen an die Rolle – Unparteilichkeit, Unabhängigkeit, Weisungsfreiheit, Verschwiegenheit – im Vertrag festzuhalten. Wird die Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren im Laufe der Zeit angepasst, kann es erforderlich sein, auch die Vereinbarung mit dem Beschwerdebeauftragten zu aktualisieren.

Betriebliche Mitbestimmung bei der Bestellung von Menschenrechts- und Beschwerdebeauftragten

Bei Neueinstellungen zur Besetzung der Position des Menschenrechts- oder Beschwerdebeauftragten ist gemäß § 99 BetrVG die Zustimmung des Betriebsrats zur Einstellung einzuholen. Nehmen Bestandsmitarbeiter die Funktion als Menschenrechts- oder Beschwerdebeauftragte zusätzlich zu ihren bisherigen Aufgaben wahr, kann – je nach Intensität der Veränderung des Aufgabenzuschnitts – eine gleichfalls zustimmungsbedürftige Versetzung vorliegen.

Zusammenfassung

Unternehmen im Anwendungsbereich des LkSG sollten die Zuständigkeiten ihrer Menschenrechts- und Beschwerdebeauftragten unter Berücksichtigung des jeweiligen Risikomanagements und der Beschwerdeverfahrensordnung vertraglich dokumentieren. Zur Begrenzung von Haftungsrisiken sollten die Vereinbarungen zweifelsfrei erkennen lassen, welche Aufgaben bei der Geschäftsleitung oder anderen Akteuren im Unternehmen verbleiben. Das von Unternehmen einzuführende Risikomanagement wird im Laufe der Zeit neu identifizierte Risiken aufgreifen müssen. Deshalb sollten die Aufgabenbereiche von Menschenrechts- und Beschwerdebeauftragten regelmäßig daraufhin überprüft werden, ob der Aufgabenkatalog und die personelle und sachliche Ausstattung noch genügen, um den Anforderungen des LkSG gerecht zu werden.