Praxisprobleme beim Ausspruch einer Kündigung

Nicht selten ist der Arbeitgeber beim Ausspruch einer Kündigung mit praktischen Problemen konfrontiert: Wer muss die Kündigung unterschreiben und welche Formerfordernisse sind dabei zu beachten? Wie wird der rechtzeitige Zugang der Kündigung beim Arbeitnehmer bewirkt? Unterlaufen hier Fehler, können diese zur Unwirksamkeit der Kündigung führen.

Die Anhörung des Betriebsrats zur Kündigung ist abgeschlossen, eine etwaig erforderliche behördliche Zustimmung ist erteilt: Nun muss es beim Ausspruch der Kündigung häufig schnell gehen. Doch was gilt, wenn der Geschäftsführer, der eigentlich die Kündigung unterschreiben sollte, gerade auf Dienstreise ist? Kann auch der Vorgesetzte die Kündigung unterschreiben? Und was heißt eigentlich „unterschreiben“? Ist die Verwendung einer elektronischen Signatur zulässig? Kann die Kündigung auch per E-Mail-Scan versandt werden, weil der Arbeitnehmer im Urlaub ist? Was ist bei der Übersendung der Kündigung per Post oder Boten zu beachten?

Wer muss die Kündigung unterschreiben?

Die Kündigung wird durch den Arbeitgeber erklärt. Ist der Arbeitgeber eine natürliche Person, ist die Kündigung durch diese zu unterzeichnen. Ist der Arbeitgeber eine juristische Person, z.B. eine GmbH, wird er bei einer Kündigung grundsätzlich durch seine gesetzlichen Vertreter vertreten, etwa durch seine Geschäftsführer. Gibt es mehrere Organvertreter, ist darauf zu achten, dass diese in vertretungsberechtigter Zahl unterzeichnen. Üblicherweise sieht der Gesellschaftsvertrag die Vertretung durch zwei Organvertreter oder einen Organvertreter zusammen mit einem Prokuristen vor.

Ist der Geschäftsführer gerade auf Dienstreise, kann die Kündigung nicht einfach durch den Vorgesetzten des zu kündigenden Arbeitnehmers unterschrieben werden: Denn der Vorgesetzte ist weder der Arbeitgeber noch dessen gesetzlicher Vertreter. In Betracht kommt allerdings eine Unterzeichnung der Kündigung durch eine Person, mit deren Stellung im Unternehmen eine Kündigungsbefugnis regelmäßig verbunden ist: Dies ist typischerweise der Personalleiter, nicht jedoch z.B. ein Personalreferent.

Grundsätzlich kann sich der Arbeitgeber beim Ausspruch einer Kündigung auch durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen. In diesem Fall ist aber darauf zu achten, dass der Bevollmächtigte seine Vollmacht bei Ausspruch der Kündigung nachweist, indem er dem Kündigungsschreiben eine Original-Vollmacht des Vollmachtgebers, bei einer GmbH also der Geschäftsführer, beifügt. Denn ansonsten besteht das Risiko, dass der Arbeitnehmer die Kündigung mangels Vorlage einer Vollmachtsurkunde zurückweist. Dies hat die Unwirksamkeit der Kündigung zur Folge (§ 174 BGB), was gerade bei einer fristlosen Kündigung misslich ist, wenn die zweiwöchige Kündigungserklärungsfrist (§ 626 Abs. 2 BGB) durch eine Wiederholungskündigung nicht mehr gewahrt werden kann.

Was bedeutet Schriftform der Kündigung?

Die Kündigung bedarf der Schriftform. „Schriftform“ bedeutet: Mit einer Original-Unterschrift des Arbeitgebers versehen. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine Kündigung, welche dem Schriftformerfordernis nicht genügt, ist unwirksam (§ 623 BGB).

Das Kündigungsschreiben muss daher ganz „klassisch“ handschriftlich mit einem Füllfederhalter oder ähnlichen Schreibgerät unterzeichnet werden („wet ink“). Ausgeschlossen sind danach eine elektronische Signierung (z.B. per DocuSign), Unterschriftenstempel oder eingescannte Unterschriften. Unzureichend ist die bloße Textform, z.B. eine Kündigung per E-Mail oder die Übersendung des Kündigungsschreibens lediglich per E-Mail-Scan.

Wichtig ist auch, dass die Kündigung mit einem ausgeschriebenen Namenszug unterzeichnet wird. Eine Unterzeichnung mit einem bloßen Namenskürzel (Paraphe), etwa „MM“ für „Max Mustermann“, genügt nicht dem Schriftformerfordernis und führt zur Unwirksamkeit der Kündigung. Gerade bei Restrukturierungen mit einer Vielzahl von Kündigungen empfiehlt es sich daher, vorab eine „Probeunterschrift“ des Kündigungsberechtigten einzuholen.

Wird die Kündigung durch einen Bevollmächtigten ausgesprochen, ist darauf zu achten, dass nicht nur das Kündigungsschreiben eine Original-Unterschrift des Bevollmächtigten, sondern auch das beigefügte Vollmachtsformular eine Original-Unterschrift des bevollmächtigenden Kündigungsberechtigten trägt, um eine Zurückweisung der Kündigung (s.o.) zu vermeiden.

Wie wird die „Zustellung“ der Kündigung bewirkt?

Neben den geschilderten Formalien eines Kündigungsschreibens ist es häufig eine Herausforderung, den rechtzeitigen Zugang der Kündigung beim Arbeitnehmer zu gewährleisten, etwa bei nahendem Monatsende und einer zu wahrenden Quartalskündigungsfrist. Der sicherste Weg ist die persönliche Übergabe des Kündigungsschreibens an den Arbeitnehmer, idealerweise in Gegenwart eines Zeugen bzw. gegen Empfangsbestätigung des Arbeitnehmers.

Scheidet eine persönliche Aushändigung aus, kann die Kündigung per Post oder Boten an die Privatadresse des Arbeitnehmers übersandt werden. Bei Übersendung per Post empfiehlt sich ein Einwurf-Einschreiben, um den Zeitpunkt des Kündigungszugangs nachvollziehen zu können. Ein Übergabe-Einschreiben sollte nicht genutzt werden, da das Risiko besteht, dass der Arbeitnehmer nicht angetroffen wird und in diesem Fall die Kündigung grundsätzlich erst mit Abholung vom Postamt – mithin unter Umständen deutlich verzögert – zugeht.

Wenn ein Bote eingesetzt wird, sollte dieser das Schreiben in den Hausbriefkasten des Arbeitnehmers einwerfen und den Einwurf durch ein Botenprotokoll und ggf. ein Handy-Foto dokumentieren. Eine persönliche Übergabe durch den Boten an den Arbeitnehmer sollte vermieden werden, da der Arbeitnehmer dem Boten typischerweise nicht von Person bekannt ist und bei Aushändigung des Kündigungsschreibens an einen Dritten, etwa an ein Familienmitglied des Arbeitnehmers, der Arbeitgeber das Risiko der rechtzeitigen Weitergabe an den Arbeitnehmer und damit des rechtzeitigen Zugangs trägt.

Schließlich sind die Postlaufzeiten zu berücksichtigen. Wird ein Bote eingesetzt, ist zu berücksichtigen, dass die Kündigung bei Einwurf in den Hausbriefkasten erst dann zugeht, wenn unter normalen Umständen mit einer Kenntniserlangung durch den Arbeitnehmer zu rechnen ist. Erfolgt der Einwurf erst zu einem Zeitpunkt, zu dem nicht mehr mit einer Leerung durch den Arbeitnehmer zu rechnen ist (z.B. abends), besteht das Risiko, dass die Kündigung erst am folgenden Werktag zugeht. Wenn es sich um den letzten Tag handelt, an welchem die Kündigung spätestens zugehen muss, sollte der Einwurf daher am frühen Vormittag vor der ortsüblichen Postauflieferung erfolgen, um den Zugang am selben Tag zu gewährleisten.

Fazit

Ein valider Kündigungsgrund hilft wenig, wenn die Kündigung bereits aus formellen Gründen unwirksam ist. Auch ein verspäteter Zugang kann, etwa wenn eine Quartalskündigungsfrist zu wahren ist, teuer werden. Daher sollten, wenn eine Kündigung beabsichtigt ist, frühzeitig die notwendigen Vorkehrungen getroffen werden, um eine formwirksame Kündigung und deren rechtzeitigen Zugang zu gewährleisten.