SE-Gründung: Tücken bei der Bildung und Zusammensetzung des Besonderen Verhandlungsgremiums erkennen und umsteuern

Das Recht der Europäischen Aktiengesellschaft (lat. Societas Europaea – „SE“) setzt mit Blick auf die Beteiligung der Arbeitnehmer im Unternehmen und das anzuwendende Mitbestimmungsstatut auf den Vorrang der Verhandlungslösung. In der Praxis ist insbesondere die Bildung und Zusammensetzung des die Arbeitnehmer im Beteiligungsverfahren vertretenden „Besonderen Verhandlungsgremiums“ („BVG“) mit nicht unerheblichen Schwierigkeiten verbunden. Wir zeigen, worauf es ankommt, um Verzögerung des ohnehin zeit- und kostenaufwendigen Verfahrens zu vermeiden und die Eintragung der SE nicht zu gefährden.

Voraussetzung für die formwirksame Gründung der SE ist die ordnungsgemäße Durchführung des sog. Arbeitnehmerbeteiligungsverfahrens. Dieses zielt auf den Abschluss einer Vereinbarung über die Beteiligung der Arbeitnehmer in der SE zwischen den Unternehmensleitungen der an der SE-Gründung beteiligten Gesellschaften und den betroffenen Arbeitnehmern ab.

Das BVG – transnational besetztes Arbeitnehmervertretungsorgan auf Zeit

Einzelheiten des Arbeitnehmerbeteiligungsverfahrens sind im Gesetz über die Beteiligung der Arbeitnehmer in einer Europäischen Gesellschaft („SEBG“) geregelt, welches die RL 2001/86/EG zur Arbeitnehmerbeteiligung umsetzt. Danach werden die Arbeitnehmer während der Gründungsphase der SE von einem durch sie zu bildenden BVG vertreten. Als supranationale Rechtsform setzt die SE zwingend einen Mehrstaatenbezug voraus. Dementsprechend ist das BVG transnational besetzt. Bei der Sitzverteilung gelten die Prinzipien der mitgliedstaatlichen Mindestvertretung sowie der proportionalen Repräsentation. Das heißt:

• Jeder Mitgliedstaat, in dem betroffene Arbeitnehmer beschäftigt werden, ist mit mindestens einem Sitz vertreten.
• Für die weitere Anzahl von Sitzen ist der Anteil der im Mitgliedstaat beschäftigten Arbeitnehmer im Verhältnis zu der Gesamtzahl aller von der SE-Gründung betroffener Arbeitnehmer entscheidend. Im Grundsatz ist je angefangene 10% aus jedem Mitgliedstaat ein Sitz zu besetzen. Aus diesem Grund beträgt die Mindestgröße des BVG zwingend zehn Sitze.

Das BVG ist ein Gremium auf Zeit und besteht längstens für einen Zeitraum von 12 Monaten, der maximalen Dauer des Verhandlungsverfahrens.

Verfahrensbeginn: Aufforderung zur Bildung des BVG

Das Arbeitnehmerbeteiligungsverfahren wird von den Unternehmensleitungen der an der SE-Gründung beteiligten Gesellschaften eingeleitet. Sie haben die betroffenen Arbeitnehmer umfassend über die geplante SE-Gründung zu informieren und sie zur Bildung des BVG aufzufordern. Gesetzlicher Mindestinhalt der Informationen sind Angaben zur Identität und Struktur der an der SE-Gründung beteiligten und betroffenen Gesellschaften und Betriebe, zu den relevanten Arbeitnehmerzahlen, zu vorhandenen Arbeitnehmervertretungen sowie zur Zahl der einem Mitbestimmungsregime unterfallenden Arbeitnehmer.

Bereits in diesem Stadium des Verfahrens hat es die Arbeitgeberseite in der Hand, auf ein rechtmäßiges und beschleunigtes Verfahren dadurch Einfluss zu nehmen, dass sie über die ausdrücklich im Gesetz genannten Unterrichtungsgegenstände hinaus Informationen zur konkreten Zusammensetzung des BVG erteilt und hinreichende Hinweise zum Ablauf des Verfahrens zur Bildung des BVG gibt. Im Sinne einer vorausschauenden Verfahrenssteuerung sollten bereits zu diesem Zeitpunkt feststehende Änderungen, die sich auf die spätere Bildung und Zusammensetzung des BVG auswirken, sondiert und berücksichtigt werden, um eine ansonsten notwendige Neubesetzung des BVG von vornherein zu verhindern.

Herausforderungen bei der Bildung des BVG

Nach der Information durch die Leitungen liegt der Ball auf der Arbeitnehmerseite. Ihr obliegt es das BVG zu bilden. Abhängig von den Bestimmungen des jeweiligen Mitgliedstaates werden die Mitglieder des BVG gewählt oder bestellt.

Vor allem die Wahl der deutschen Mitglieder des BVG gilt als äußert aufwendig und kompliziert. Sind keine Arbeitnehmervertretungsstrukturen vorhanden, erfolgt die Entsendung der BVG-Mitglieder im Wege einer Urwahl aller betroffenen Arbeitnehmer, für deren Durchführung das SEBG jedoch nur unzureichende Regelungen bereithält. Zwar lassen sich die Lücken in der Praxis dadurch schließen, dass auf die Bestimmungen zu den Betriebsratswahlen aus dem Betriebsverfassungsgesetz und der hierzu ergangenen Wahlordnung zurückgegriffen wird. Damit müssen aber auch letztlich sämtliche Herausforderungen bewältigt werden, die sich sonst bei einer betrieblichen Wahl stellen. Kritische Verfahrensschritte sind dabei insbesondere das Bilden der Wahlvorstände, das Erstellen des Wahlausschreibens, das Prüfen der Wahlvorschläge, das Führen der Wählerlisten und das Einhalten der Fristen.

Auch wenn die Arbeitnehmerseite bei der Bildung des BVG in der Verantwortung steht, liegt die zügige und korrekte Bildung des BVG vor allem im Interesse der Unternehmensleitungen der an der SE beteiligten Gesellschaften, um Verzögerungen bei der Eintragung der SE zu verhindern. Diesen ist daher dringend zu empfehlen, diesen Verfahrensabschnitt bereits im Vorfeld gründlich zu planen und die Arbeitnehmer im gesamten Wahlverfahren aktiv zu unterstützen. Zu diesem Zweck sollten Ansprechpartner, insbesondere der Rechts- und Personalabteilung, bestimmt werden, die eine begleitende Rolle im Prozess einnehmen und den parallelen Ablauf der Verfahren in den einzelnen Mitgliedstaaten steuern.

Änderungen innerhalb der Tätigkeitsdauer des BVG

Nach der Wahl des BVG sollte sich alles andere als entspannt zurückgelehnt werden. Denn obwohl in der Beteiligungsrichtlinie nicht vorgegeben, ist das BVG im Geltungsbereich des SE-Beteiligungsgesetzes dann neu zusammenzusetzen, wenn sich Änderungen in der Struktur oder Arbeitnehmerzahl der von der SE-Gründung betroffenen Gesellschaften ergeben, die Einfluss auf die Zusammensetzung des BVG haben. Die Krux dabei ist, dass die Initiativlast zur Neubesetzung des BVG die Arbeitgeberseite trägt. Diese hat das BVG entsprechend der bereits zu Beginn des Verfahrens bestehenden Informationspflichten über relevante Änderungen zu informieren. Das BVG hat dann dafür Sorge zu tragen, dass es – glücklicherweise nur punktuell – neu besetzt wird.

Wird dieser Punkt in der turbulenten Gründungsphase der SE aus dem Auge verloren, besteht schnell die Gefahr, dass die Eintragung der SE aufgrund nicht ordnungsgemäß durchgeführten Arbeitnehmerbeteiligungsverfahrens wegen offensichtlicher Fehlbesetzung des BVG scheitert. Während des gesamten Verhandlungsverfahrens mit dem BVG sind daher insbesondere Veränderungen des Gründungsplans sowie erhebliche Änderungen des Personalbestandes genaustens zu monitoren und auf ihre Auswirkungen auf die Zusammensetzung des BVG hin zu überprüfen.

Fazit

Der Weg hin zur Bildung des BVG ist aufwendig und komplex. Es gilt: Gut geplant, ist halb gewonnen. Da ein reibungsloser Ablauf des Verfahrens im Interesse der Arbeitgeberseite liegt, sollte diese eine proaktive Rolle im Prozess einnehmen. Der Aufwand zahlt sich aus. Die Belohnung liegt in einer passgenauen Mitbestimmungslösung für das Unternehmen. Zudem ermöglicht die SE das „Einfrieren“ des Status quo des Mitbestimmungsstatuts. Wie lange dies jedoch noch gilt, wird sich zeigen. Im Koalitionsvertag für die 20. Legislaturperiode des Deutschen Bundestags hat die Ampelkoalition jedenfalls Beschränkungen dieses „Einfriereffekts“ angekündigt.