Zugang einer E-Mail – wie beweisen?

Der Zugang einer E-Mail im Arbeitsverhältnis lässt sich im Bestreitensfall nur rechtssicher beweisen, wenn der Absender eine Lesebestätigung des Empfängers vorlegen kann, so das LAG Köln in einer aktuellen Entscheidung.

Die digitale Kommunikation ist auch im Arbeitsverhältnis allgegenwärtig. Abgesehen von Willenserklärungen, für die das Gesetz – wie im Fall der Kündigungserklärung – ein Formerfordernis (Schriftform) vorsieht, sind die Arbeitsvertragsparteien in der Wahl des Kommunikationsmittels grundsätzlich frei. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass arbeitsvertragliche Verfallklauseln eine Geltendmachung von Ansprüchen in Textform ermöglichen müssen, werden auch fristgebundene Erklärungen zunehmend per E-Mail übermittelt. Was passiert jedoch, wenn der Adressat den Zugang einer E-Mail bestreitet? Kann sich der Versender in diesem Fall auf den E-Mail-Postausgang und den „Gesendet-Status“ berufen? Nein, sagt das LAG Köln und verlangt in einem aktuellen Urteil eine Lesebestätigung als Beweis für den E-Mail-Zugang.

Was ist passiert?

Die Arbeitsvertragsparteien stritten um die Verpflichtung des Arbeitnehmers, ein ihm zur Finanzierung einer Ausbildung gewährtes Darlehen an die Arbeitgeberin zurückzuzahlen. Im Darlehensvertrag war geregelt, dass die Arbeitgeberin auf die Rückzahlung des Darlehens verzichtet, wenn sie dem Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen nicht innerhalb von fünf Jahren nach Beendigung der Ausbildung die Übernahme in ein Arbeitsverhältnis anbietet. Die Arbeitgeberin trug vor, dem Arbeitnehmer eine E-Mail mit einem Beschäftigungsangebot als Anlage am letzten Tag der Frist rechtzeitig übermittelt zu haben. Dabei verwies sie auf ihr Postausgangs- und Posteingangskonto, wonach die E-Mail verschickt worden sei und sie daraufhin keine Meldung der Unzustellbarkeit bekommen habe. Laut Arbeitnehmer ging eine solche E-Mail erst drei Tage später bei ihm ein. Die entsprechend datierte E-Mail aus seinem Posteingangskonto legte er vor.

In dem daraufhin vereinbarten Arbeitsverhältnis begann die Arbeitgeberin, vom Gehalt des Arbeitnehmers monatlich jeweils 500 Euro als Darlehensrückzahlung einzubehalten. Sie war der Ansicht, dass dem Arbeitnehmer rechtzeitig per E-Mail ein Arbeitsplatz angeboten worden sei. Die Bedingung für den Verzicht auf die Rückzahlung sei somit nicht eingetreten. Die Arbeitgeberin war zudem der Auffassung, sie könne sich hinsichtlich des fristgerechten Zugangs der E-Mail auf den Beweis des ersten Anscheins berufen.

Die Entscheidung des LAG Köln

 Das LAG Köln verurteilte die Arbeitgeberin in seiner Entscheidung – ebenso wie die Vorinstanz – zur Rückzahlung der einbehaltenen Darlehensraten, da dem Arbeitnehmer nicht rechtzeitig ein Arbeitsplatz per E-Mail angeboten worden sei (LAG Köln v. 11.01.2021 – 4 Sa 315/21). Zur Begründung führte es aus, dass der Zugang einer E-Mail vom Versender darzulegen und zu beweisen sei. Die Absendung der E-Mail begründe keinen Anscheinsbeweis für den Zugang beim Empfänger. Ob nach dem Versenden einer E-Mail die Nachricht auf dem Empfängerserver tatsächlich eingeht, sei nicht gewiss. Wie auch bei einfacher Post sei es technisch möglich, dass die Nachricht nicht ankommt. Das Risiko könne nicht dem Empfänger aufgebürdet werden. Der Versender wähle die Art der Übermittlung der Willenserklärung und damit das Risiko, dass die Nachricht nicht ankommt. Zudem habe der Versender die Möglichkeit vorzubeugen. Um sicherzustellen, dass eine E-Mail den Adressaten erreicht hat, könne der Versender über die Optionsverwaltung eines E-Mail-Programms eine Lesebestätigung anfordern.

 Wie also vorgehen?

Im Zusammenhang mit dem Zugang einer fristgebundenen Willenserklärung stellt sich neben der Frage des „ob“ regelmäßig auch die Frage des „wann“. Eine per E-Mail übermittelte Willenserklärung ist – wie ein postalisch übermitteltes Schreiben – dem  Empfänger dann zugegangen, wenn diese derart in dessen Machtbereich gerät, dass er nach allgemeinen Umständen von ihr Kenntnis erlangen kann. Richtigerweise kann für den Nachweis des Zugangs jedoch keine „Sendebestätigung“ ausreichen, da diese über die Frage einer abgeschlossenen Übermittlung in den Machtbereich des Empfängers keinen Aufschluss gibt.

Freilich besteht auch bei der vom LAG geforderten Lesebestätigung das Risiko, dass der Arbeitnehmer diese entweder gar nicht oder erst verzögert abgibt. Arbeitgeber sollten daher bei der Übermittlung von fristgebundenen Willenserklärungen unter Abwesenden in Erwägung ziehen, diese dem Arbeitnehmer vorsorglich auch in Form eines Schreibens, idealerweise durch die Einschaltung eines Boten, zu übermitteln. Der Bote kann dann – etwa in einem späteren arbeitsgerichtlichen Verfahren – bezeugen, dass er das Schreiben zu einem bestimmten Zeitpunkt in den Briefkasten des Mitarbeiters eingeworfen und damit in dessen Machtbereich befördert hat.