„Einmal Ihr Passwort, bitte!“ – Welche Zugriffsrechte hat der Arbeitgeber auf das E-Mail-Postfach seiner Mitarbeiter?

Kommunikation durch E-Mails ist heutzutage eine Selbstverständlichkeit, die weder aus dem privaten noch aus dem dienstlichen Alltag wegzudenken ist. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit dem Zusammentreffen von privater und dienstlicher Nutzung eines E-Mail-Postfaches und gibt Arbeitgebern, insbesondere vor dem Hintergrund der datenschutzrechtlichen Relevanz der Thematik, einen Überblick über ihre Zugriffsrechte – sowohl während des Arbeitsverhältnisses als auch danach.

Arbeitgeber können aus verschiedenen Gründen Interesse an einem Zugriff auf das E-Mail-Postfach eines Mitarbeiters haben. Zwar wird in einigen Fällen der Wunsch nach Verhaltens- und Leistungskontrolle der Mitarbeiter im Vordergrund stehen. Viel öfter entsteht das Bedürfnis auf den Zugriff jedoch in Situationen, in denen der Mitarbeiter unerwartet betrieblich abwesend ist.

Grundsatz: Einsichtsrecht des Arbeitgebers – ja oder nein?

Wie so oft, kommt es drauf an. Und zwar darauf, ob dem Beschäftigten eine private Nutzung des E-Mail-Accounts erlaubt ist oder nicht:

• Sofern jegliche Privatnutzung untersagt ist, besitzt der Arbeitgeber grundsätzlich ein umfassendes Einsichtsrecht. Ist der Postfachinhaber verhindert, kann der Arbeitgeber einen Zugriff auf § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG stützen, da ein Zugriff auf das E-Mail-Postfach zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses häufig erforderlich ist. Gleiches gilt für den Fall, dass Beschäftigte ihr dienstliches E-Mail-Postfach absprachewidrig privat nutzen. In diesem Fall stellt die private Nutzung eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung dar, weshalb dem Interesse des Arbeitgebers an der Einsicht kein schützenswertes Interesse des Mitarbeiters entgegenhalten werden kann.
• Ist dem Mitarbeiter die Privatnutzung gestattet, wird es komplizierter. Der Arbeitgeber darf den Account des Mitarbeiters in diesem Fall grundsätzlich nicht ohne dessen Einwilligung einsehen.
  • Nach Auffassung der Aufsichtsbehörden ist der Arbeitgeber Telekommunikationsdiensteanbieter. Er wäre dann an das Fernmeldegeheimnis gebunden und würde sich bei dessen Verletzung unter Umständen sogar strafbar machen.
  • Zahlreiche Gerichte vertreten allerdings die Auffassung, dass der Arbeitgeber auch bei Gestattung der Privatnutzung nicht Telekommunikationsdiensteanbieter wird. Der Zugriff des Arbeitgebers auf den E-Mail-Account seines Mitarbeiters wäre damit immer dann möglich, wenn der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an einem Zugriff hat, welches die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters überwiegt (bspw. Verdacht einer Straftat oder bei konkreten Anhaltspunkten für eine Arbeitspflichtverletzung).

Eine endgültige Klärung dieser streitigen Rechtsfrage steht allerdings aus. Auch die DS-GVO und das neue BDSG schaffen insoweit keine Klarheit.

Praxistipps für den Arbeitgeber

Vor dem Hintergrund des Festgestellten macht es sich einfach, wer seinen Mitarbeitern die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts per se untersagt.

Wer sich hingegen dafür ausspricht, die Nutzung des Postfachs auch aus privatem Anlass zu gestatten, sollte Vorsorge treffen und folgende Aspekte bereits bei Vertragsschluss beachten:

• Die Beschäftigten sollten verpflichtet werden, private E-Mails z.B. durch gesonderten Betreff zu kennzeichnen und/oder private E-Mails unverzüglich in einem extra Ordner zu verschieben. Auf einfache Weise wird so eine eindeutige Zuordnung erreicht.
• Die Rechte und Pflichten zum Einsichtsrecht sollten im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung umfassend geregelt Das gibt sowohl dem Arbeitgeber als auch den Beschäftigten Rechtssicherheit. Besteht ein Betriebsrat, ist dieser dabei zu beteiligen, da die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen, der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegt. Datenschutzrechtlich ist es möglich, die Erlaubnis an eine Einwilligung des Beschäftigten zu angemessenen Einsichts- und Kontrollrechten des Arbeitgebers zu koppeln, da es sich bei der Privatnutzung um einen Vorteil handelt.
• Das OLG Dresden entschied im Jahr 2012, dem Mitarbeiter sei vor dem endgültigen Löschen des Postfachs die Möglichkeit zu geben, etwaige private E-Mails zu sichern oder weiterzuleiten. Der Arbeitgeber mache sich ggf. schadensersatzpflichtig, wenn er vor der endgültigen Löschung nicht sicherstelle, dass der Mitarbeiter keine Verwendung mehr für die Daten hat. Da die Thematik bislang nicht höchstrichterlich geklärt ist, sollte Mitarbeitern vorsorglich die Pflicht auferlegt werden, vor ihrem Ausscheiden sämtliche private Kommunikation aus ihrem E-Mail-Account zu löschen/anderweitig zu sichern.
• Damit den Arbeitgeber auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters alle geschäftlichen E-Mails erreichen, sollte vereinbart werden, dass eingehende E-Mails automatisch an einen anderen Account weitergeleitet Wurde eine dahingehende Vereinbarung bei Abschluss des Arbeitsvertrages nicht getroffen und willigt der Mitarbeiter später nicht ein, ist es bei einer erlaubten Privatnutzung bislang nicht geklärt, ob dem Arbeitgeber ein solches Recht zusteht.
• Daher bietet sich das Versenden automatischer Antworten vom E-Mail-Account des Mitarbeiters verbunden mit der Bitte an den Absender um eine erneute Sendung der E-Mail. Zwar stellt auch dieses Vorgehen eine Nutzung des E-Mail Accounts und der personenbezogenen Daten dar. Darin liegt auch zunächst ein Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters. Dieser Eingriff ist aber ungleich geringer als bei einer unmittelbaren Weiterleitung oder gar Einsichtnahme. Es bestehen daher keine Bedenken, wenn der Arbeitgeber eine automatische Antwort einrichtet, in der dem Absender mitgeteilt wird, dass der E-Mail-Account nicht mehr aktiv genutzt und die E-Mail weder weitergeleitet noch gespeichert wird.

Vielen Dank an Canan Schneider (wissenschaftliche Mitarbeiterin im Düsseldorfer Büro) für die Mitwirkung bei der Erstellung des Beitrags.