Update Nachweisgesetz – kommen formale Erleichterungen?

Seit dem 1. August 2022 ist das neue Nachweisgesetz in Kraft. Was viel Aufregung im Vorfeld verursachte, wird nun – mehr oder weniger – von den Unternehmen umgesetzt: der schriftliche Nachweis über die „wesentlichen“ Arbeitsbedingungen. Die CDU/CSU Fraktion hat nun den größten „Aufreger“ aufgegriffen und einen Gesetzesentwurf in den Bundestag eingebracht. Anlass, über den aktuellen Stand und mögliche Änderungen des Gesetzes zu berichten.

Status quo

Nachdem die Digitalisierung so langsam auch in die HR-Prozesse in den Unternehmen Einzug gehalten hatte, war die Verkündung des neuen Nachweisgesetzes (ausführlich zum Inhalt unser Blogbeitrag vom 08.08.2022) ein kleiner Schock für Arbeitgeber. Die mühsame Umstellung auf die digitale Personalakte und per DokuSign signierte Arbeitsverträge sollte nun, so zumindest dem ersten Verständnis nach, wieder rückgängig gemacht werden müssen. Ein zusätzlicher Papierberg sollte produziert werden, der auch noch handschriftlich unterschrieben werden und regelmäßig zu aktualisieren sein sollte. Insbesondere die Bußgeldbewehrung schreckte auf. Aktuell haben sich die meisten Unternehmen darauf ein- und ihre Prozesse entsprechend umgestellt. In der Praxis findet sich vor allem bei kleineren Unternehmen eher die Variante, Arbeitsverträge mit allen erforderlichen Nachweisen „vollzupacken“. Größere Unternehmen verbleiben meist bei ihrem bisherigen Arbeitsvertragsformat und händigen Neuarbeitnehmern zusätzlichen einen unterzeichneten Sideletter aus, der bei Bedarf aktualisiert werden kann. Dieses Vorgehen hat zum einen den Vorteil, dass der ursprüngliche Arbeitsvertrag unangetastet bleiben kann. Zum anderen gibt es so eine Vorlage für die (in der Praxis nicht sehr häufig vorkommenden) Fälle der Anfragen von Bestandsarbeitnehmern. Seitdem der erste Aufruhr verebbt war, hörte man nicht mehr viel davon und auch die Bußgeldverfahren gibt es de facto nicht im nennenswerten Umfang.

Neue Entwicklung absehbar?

Bereits im Gesetzgebungsverfahren wurde um die Frage nach der Schriftform heftig gestritten. Die Arbeitgeberverbände waren strikt dagegen, zumal die zugrunde liegende europäische Richtline eine elektronische Form für den Nachweis erlaubt. Es sei ein Schritt zurück in der Digitalisierung und schaffe wieder einmal überflüssigen Bürokratieaufwand für die Arbeitgeber. Arbeitnehmerverbände hingegen waren für die Schriftform, da nur so ein hinreichender Beweiswert vorlege und auch nicht alle Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, elektronische Dokumente abzurufen. Wer den Streit gewann, ist Geschichte.

Nun könnte aber wieder Bewegung in die Sache kommen. Die Bundestagsfraktion der CDU/CSU hat einen Gesetzesentwurf eingebracht, in dem vorgesehen ist, dass die Schriftform auch durch die elektronische Form ersetzt werden kann, wenn die Vertragsbedingungen für den Arbeitnehmer zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält. Bei einer vorangegangenen Verbändeabfrage, die im Zuge eines Monitoringprozesses der Bundesregierung zum Thema Bürokratieabbau veranlasst wurde, stand genau diese Änderung auch auf der Prioritätenliste.

Ausblick

Der Gesetzesentwurf wurde erst vor wenigen Tagen in den Bundestag eingebracht und dies von der Oppositionsfraktion. Insofern sollten nicht allzu viel Hoffnungen in dessen Erfolg gesetzt werden. Dennoch ist es nicht ausgeschlossen, dass es eine Änderung geben kann, denn immerhin hat sich die Ampelkoalition auch dem Bürokratieabbau verschrieben. Zusammen mit der vom Bundesministerium der Justiz geleiteten Verbändeabfrage könnte es sein, dass ein Fehler vielleicht doch eingesehen und mit wenig Aufwand wieder gut gemacht werden kann. Wir halten Sie in jedem Fall auf dem Laufenden.