Vorsicht: Erweiterte Nachweispflichten bei Auslandsaufenthalten

Die Erstellung von Nachweisen aufgrund der zum 1. August 2022 in Kraft getretenen Änderungen des Nachweisgesetzes hat so mancher Personalabteilung den letzten Nerv geraubt. Sollten Arbeitgeber dem weitverbreiteten Mitarbeiterwunsch nach „Workation“ bzw. mobilem Arbeiten aus dem Ausland nachgeben, müssen sie nach den neuen Bestimmungen des Nachweisgesetzes mit weiterem Aufwand rechnen.

Die Herausforderungen, welche die Erstellung der nach der Gesetzesänderung deutlich umfangreicheren Nachweise über die wesentlichen Vertragsbedingungen nach § 2 Abs. 1 NachwG mit sich brachten, waren doch größer, als es sich der Gesetzgeber (geschätzter Zeitaufwand drei Minuten) vorgestellt hat. Und dabei ist die ganz große Flut aktiver Einforderung von Nachweisen durch Bestandsmitarbeiter noch ausgeblieben, wie wir bereits in unserer ersten Bilanz zur Gesetzesänderung berichteten. Noch größeren Aufwand könnten jedoch zukünftig die neuen Bestimmungen des Nachweisgesetzes zur Ausstellung von inhaltlich erweiterten Nachweisen für arbeitend verbrachte Auslandsaufenthalte und Entsendungen von Arbeitnehmern mit sich bringen.

Nachweispflicht schon ab vier Wochen Auslandsaufenthalt

Erbringen Arbeitnehmer ihre Arbeitsleistung länger als vier aufeinanderfolgende Wochen aus dem Ausland, haben Arbeitgeber einen umfangreichen „Abschiedsgruß“ auszustellen: Nach § 2 Abs. 2 NachwG ist noch vor der Abreise ein schriftlicher Nachweis auszuhändigen, der über die „üblichen“ Vertragsbedingungen nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG hinaus weitere Angaben zu enthalten hat. Bisher bestand die verschärfte Nachweispflicht des Arbeitgebers erst bei über einmonatigem Auslandsaufenthalt.

Der Anwendungsbereich des § 2 Abs. 2 NachwG erfasst dabei grundsätzlich jede Arbeitserbringung aus dem Ausland, also auch „freiwillige“ Arbeitsaufenthalte außerhalb der Bundesrepublik – Stichwort „Workation“. Die Nachweispflicht besteht dabei auch, wenn der über vierwöchige Zeitraum in unterschiedlichen Ländern verbracht wird, sofern keine zeitliche Unterbrechung vorliegt.

Nach § 2 Abs. 2 NachwG muss die Niederschrift die folgenden zusätzlichen Angaben enthalten:

• in welchem Land/Ländern die Arbeitsleistung erbracht werden soll, sowie die geplante Dauer,
• in welcher Währung die Entlohnung erfolgt,
• sofern vereinbart, die mit dem Auslandsaufenthalt verbundene Geld- oder Sachleistungen und
• die Angabe, ob eine Rückkehr des Arbeitnehmers vorgesehen ist, sowie ggfs. die Bedingungen der Rückkehr.

Zusätzliche Pflichten bei Entsendungen

Gänzlich neu eingefügt wurde § 2 Abs. 3 NachwG. Nach diesem bestehen nochmals weitergehendere Nachweispflichten im Falle eines der Arbeitnehmerentsende-Richtlinie unterfallenden Auslandsaufenthaltes von über vier Wochen. Eine solche Entsendung liegt im Fall der grenzüberschreitenden Leiharbeit, der grenzüberschreitenden unternehmens- oder konzerninternen Arbeitserbringung oder in bestimmten Konstellationen der grenzüberschreitenden Dienstleistungserbringung vor. In diesen Fällen ist eine Niederschrift i.S.d. § 2 Abs. 1 NachwG auszustellen, die neben den vorbezeichneten zusätzlichen Angaben nach Abs. 2 auch noch folgende weitere Angaben enthalten muss:

• die Entlohnung, auf die der Arbeitnehmer nach dem Recht des Mitgliedsstaates, in dem er seine Arbeitsleistung erbringt, Anspruch hat und
• einen Link zu der offiziellen nationalen Website, die der Mitgliedsstaat, in den der Arbeitnehmer entsandt wird, eingerichtet hat und auf welcher Angaben darüber, welche Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen und/oder welche Teile des nationalen Rechts auf den Arbeitnehmer anzuwenden sind, enthalten sind.

Fazit

Die Ermöglichung mobiler Arbeitsmöglichkeiten ist mittlerweile eine Notwendigkeit, um auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt insbesondere junge Fachkräfte für sich gewinnen zu können. Hierbei darf jedoch nicht aus den Augen verloren werden, dass bereits „Workation“ von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen Nachweispflichten auslöst. Um diesem Aufwand und potenziellen Bußgeldern vorzubeugen, sollten Arbeitgeber Auslandsaufenthalte daher möglichst zeitlich begrenzen oder jedenfalls darauf hinwirken, dass eine Unterbrechung des Aufenthaltes vor Überschreiten der Vier-Wochen-Grenze erfolgt.