„Bahn“brechende Gestaltungsmöglichkeiten bei Dienstreiseregelungen

Alle Zeichen stehen auf Nachhaltigkeit – nicht erst seit der aktuellen Diskussion um die steuerliche Begünstigung des Dienstwagens. In Deutschland werden zwei von drei Neuwagen als Dienstwagen zugelassen. Davon waren im Jahr 2021 allerdings erst 11 % vollelektrisch. Damit besteht hier erhebliches Einsparpotential hinsichtlich der CO2-Emissionen. Nicht nur ein Grund, warum Unternehmen ihre Dienstreiseregelungen in den Blick nehmen (sollten).

Möchte ein Unternehmen die Dienstreiseregelungen neu ausrichten, bedarf es zunächst eines Bestandschecks der bereits existierenden unternehmensinternen Regelungen. Dazu gehören etwa Regelungen zur (privaten) Nutzung von Dienstwagen, Spesenabrechnungen oder die (pauschale) Erstattung von Reisekosten. Von diesem Standpunkt aus können Änderungsmöglichkeiten rechtlich geprüft werden. Bei der Anpassung der Regelungen an die Nachhaltigkeitsstrategie stehen dem Unternehmen sowohl in rechtlicher als auch in tatsächlicher Hinsicht unterschiedliche Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung:

E-Auto statt Dienstwagen mit Verbrennungsmotor

Regelungen zu Dienstwagen werden regelmäßig in Arbeitsverträgen oder in einer separaten Dienstwagenrichtlinie getroffen. Sofern der Arbeitsvertrag nur eine oberflächliche Regelung enthält und im Übrigen auf die jeweils geltende unternehmensinterne Dienstwagenrichtlinie verweist, handelt es sich um eine sog. dynamische Verweisungsklausel. Bei solchen Verweisungsklauseln sind die besonderen Anforderungen der bundesarbeitsgerichtlichen Rechtsprechung zu beachten. Die Klausel ist danach unwirksam, wenn sich der Arbeitgeber einseitig das Recht vorbehält, eine versprochene Leistung zu ändern oder von ihr abzuweichen, falls die Vereinbarung der Änderung oder Abweichung unter Berücksichtigung der Interessen des Arbeitgebers für den Arbeitnehmer unzumutbar ist. Fällt das E-Auto in dieselbe Kategorie (Ausstattung, Listenpreis, usw.) wie der Dienstwagen mit Verbrennungsmotor, ist die Umstellung auf einen vollelektrischen Dienstwagen regelmäßig zumutbar.

Darüber hinaus ist es möglich, dem Arbeitnehmer eine Wahlmöglichkeit zwischen E-Auto und Dienstwagen mit Verbrennungsmotor zu überlassen. In diesem Fall dürfte es sich bereits um keine rechtlich relevante Änderung der Richtlinie handeln – jedenfalls ist diese zumutbar. Unternehmen können in ihrer Dienstwagenrichtlinie aus Transparenzgründen darauf verweisen, eine einseitige Anpassung der Regelungen an die eigene Nachhaltigkeitsstrategie sei möglich.

Die Bahncard „zum Zuge“ kommen lassen

Unternehmen können mit der Bahncard eine umweltfreundlichere und kostengünstigere (da steuerlich vergünstigte) Reisealternative zur Verfügung stellen.

Steuerfreiheit ist in folgendem Fall anzunehmen: Nach einer Prognose des Arbeitgebers erreichen bzw. übersteigen die ersparten Kosten für Einzelfahrkarten, Auswärtstätigkeiten oder Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte die Kosten der Bahncard (sog. prognostizierte Vollamortisierung). Diese Option ist daher für Arbeitnehmer reizvoll, die mit dem Fernverkehr zur Arbeit anreisen. Steuerfreiheit besteht hingegen nicht, wenn die Bahncard zusätzlich zur geschuldeten Vergütung zur Verfügung gestellt wird. In diesem Fall greift eine Pauschalversteuerung von 25%.

Flexibler geht’s nicht: Mobilitätsbudget

Eine flexible Alternative stellt das Mobilitätsbudget anstelle oder zusätzlich zum Dienstwagen dar. Über diese Möglichkeit haben wir bereits in unserem Blogbeitrag vom 16. August 2021 berichtet.

Nachhaltige Gestaltungsmöglichkeiten bei anderen Dienstreiseregelungen

Eine nachhaltige Anpassung der Reiserichtlinie kann über die Anpassung der Dienstwagenrichtlinie hinausgehen. Eine einfache Umsetzungsmöglichkeit ist es, festzulegen, dass grundsätzlich das kostengünstigste und CO2–ärmste Verkehrsmittel zu nutzen ist. So wird der Begriff der „erforderlichen“ Kosten im Sinne von § 670 BGB konkretisiert.

Darüber hinaus können Arbeitnehmer zum umweltfreundlicheren Reisen motiviert werden, indem sich die Höhe der erstattungsfähigen Fahrtkosten am CO2-Ausstoß bemisst. Hier gibt es bereits intelligente IT-Tools, die in das unternehmensinterne Abrechnungssystem integriert werden und so bei der Abrechnung unterstützen können. Anhand eines übersichtlichen Dashboards kann der Arbeitnehmer so einen schnellen Überblick über die umweltfreundlichste und erstattungsfähige Reisealternative gewinnen. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber berechtigt, im Rahmen seines Direktionsrechts und den Grenzen billigen Ermessens vorzugeben, welches Beförderungsmittel genutzt werden kann/soll. Das gilt zumindest insoweit, als dem Direktionsrecht keine Grenzen durch betriebliche Regelungen oder betriebliche Übung gesetzt sind. Daher ist ein Bestandscheck vorab unerlässlich.

Neben Mobilitätsregelungen kann auch die Erstattung des Verpflegungsmehraufwandes und der Übernachtungskosten an Nachhaltigkeitsaspekte angepasst werden. Beispielsweise kann eine Staffelung der Erstattung vorgesehen werden. So wird – wenn hierfür höhere Pauschalen gezahlt werden – ein Anreiz geschaffen, nachhaltigere Hotels und umweltfreundlicheres/gesünderes Essen in Anspruch zu nehmen.

Den Betriebsrat bei der Umgestaltung nicht vergessen

Im Rahmen der Neuausrichtung der Nachhaltigkeitsstrategie sind Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates zu berücksichtigen. Ist (auch) eine private Nutzung des Verkehrsmittels möglich, können Fragen der betrieblichen Lohngestaltung betroffen sein, die zur Mitbestimmungspflicht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG führen. Hingegen ist die Grundfrage, ob ein Arbeitgeber derartige Leistungen anbieten möchte und welches Gesamtbudget hierfür bereitgestellt wird, mitbestimmungsfrei.

Darüber hinaus kommt eine Mitbestimmungspflicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG in Betracht, wenn im Zusammenhang mit den Dienstreiseregelungen Verhaltensrichtlinien (bspw. Nutzungsregelungen bzgl. der E-Ladesäulen auf dem Betriebsgelände) erlassen werden.

Sollte sich der Arbeitgeber bei der Umsetzung und Erfassung der relevanten Mobilitätsdaten der Unterstützung von IT-Tool bedienen, wird i.d.R. das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG betroffen sein.

Maßgeblich ist das Gesamtkonzept

Bereits kleine Änderungen der Dienstreiseregelungen können Anreize zu nachhaltigerem Reisen setzen. Abhängig von den bestehenden unternehmensinternen Regelungen sind Änderungen in verschiedenen Intensitätsstufen möglich. Eine Anpassung an die eigenen Bedürfnisse des Unternehmens sollte daher Priorität haben. Hierbei empfiehlt sich, den Betriebsrat aufgrund zahlreicher Beteiligungsrechte frühzeitig in den Prozess einzubinden. Außerdem bedarf es einer guten Budgetplanung.