Das neue Nachweisgesetz und die betriebliche Altersversorgung

Die am 1. August 2022 in Kraft getretenen Änderungen des Nachweisgesetzes sind ein hervorragendes Beispiel dafür, dass „gut gemeint“ und „gut gemacht“ in der Gesetzgebung nicht zwingend deckungsgleich sein müssen. Vor allem der Umstand, dass der Gesetzgeber die Novellierung nicht dazu genutzt hat, sich von dem strengen Schriftformerfordernis für die Nachweiserteilung zu verabschieden, stößt in der Praxis – vorsichtig formuliert – auf Unverständnis. Doch auch im Übrigen wirft das neue Gesetz mitunter mehr Fragen auf, als es klärt. Dies betrifft unter anderem die betriebliche Altersversorgung. Wer hier im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens auf klarstellende Regelungen zum Umfang der Nachweispflicht, insbesondere im Hinblick auf die Entgeltumwandlung, gehofft hatte, wurde enttäuscht. Was gilt es nun bei der Nachweiserteilung im Hinblick auf die betriebliche Altersversorgung zu beachten?

Die betriebliche Altersversorgung als „wesentliche Vertragsbedingung“

Nach § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer den unterzeichneten Nachweis auszuhändigen. Die betriebliche Altersversorgung wurde bereits unter der Geltung des NachwG a.F. wegen ihrer besonderen Bedeutung und ihres Entgeltcharakters zu den nachweispflichtigen „wesentlichen Vertragsbedingungen“ gezählt. Dabei wurde sie üblicherweise in § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 6 a.F. (Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts) verortet, der sich nunmehr inhaltlich leicht modifiziert in § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 NachwG n.F. wiederfindet.

• 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 NachwG verlangt Angaben zur Zusammensetzung, Höhe, Fälligkeit und (dies ist neu) zur Art der Auszahlung der Bestandteile des Arbeitsentgelts. Welchen Detaillierungsgrad dies im Hinblick auf die betriebliche Altersversorgung konkret verlangt, ist bislang nicht abschließend geklärt und dürfte vor allem auch von der Zusageart abhängen. Bei einer beitragsorientierten Leistungszusage dürfte beispielsweise neben der Höhe und Fälligkeit der vom Arbeitgeber bereitgestellten Versorgungsbeiträge auch die Höhe und Berechnung der späteren Versorgungsleistungen von der Nachweispflicht erfasst sein. Da nach der Neufassung des § 2 NachwG auch ein Nachweis über die Art der Auszahlung zu erbringen ist, spricht einiges dafür, dass auch die Auszahlungsmodalitäten der Versorgungsleistungen (Auszahlung als laufende Rente, in Raten oder als Einmalbetrag) von dem Nachweis umfasst sein müssen.

Der Aufwand für die Nachweiserteilung dürfte somit nicht unerheblich sein. Eine deutliche Erleichterung verschafft das Gesetz den Arbeitgebern zumindest für den (in der Praxis) häufigen Fall, dass die einschlägigen Versorgungsregelungen Gegenstand einer auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Betriebsvereinbarung sind. Hier kann der Arbeitgeber nach § 2 Abs. 4 S. 1 NachwG weiterhin weitgehend auf die entsprechende Betriebsvereinbarung verweisen. Ander sieht dies hingegen aus, wenn der Arbeitgeber seine Versorgungszusage im Wege einer Gesamtzusage erteilt hat. Einen Verweis auf eine solche Regelung lässt das Gesetz trotz deren kollektiven Charakters nicht (mehr) zu.

Die neue Regelung des § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 13 NachwG

Eine ausdrückliche Regelung zur betrieblichen Altersversorgung enthält § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG nunmehr in der neu eingefügten Nr. 13. Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zugesagt, hat er danach den Namen und die Anschrift des Trägers in den Nachweis aufzunehmen. Diese Nachweispflicht des Arbeitgebers entfällt allerdings, wenn der Versorgungsträger selbst zur Erteilung dieser Information verpflichtet ist. Dies ist der Fall bei Direktversicherungen, Pensionsfonds und Pensionskassen, für die sich entsprechende Informationspflichten aus §§ 234k ff. VAG ergeben. Die Nachweispflicht nach § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 13 NachwG beschränkt sich damit in der Praxis auf den Durchführungsweg der Unterstützungskasse.

Besonderheiten bei der Entgeltumwandlung?

Im Verlauf des Gesetzgebungsverfahrens tauchte die Frage auf, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang die Nachweispflicht auch für die betriebliche Altersversorgung im Wege der Entgeltumwandlung gelten soll.

Klar dürfte zumindest sein, dass der Arbeitgeber nach dem neuen Nachweisgesetz nicht verpflichtet ist, von sich aus ohne vorheriges Auskunftsbegehren des Arbeitnehmers auf dessen Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung aus § 1a Abs. 1 S. 1 BetrAVG hinzuweisen. Insoweit ergeben sich keine Unterschiede zur bisherigen Rechtslage (hierzu bereits BAG, Urteil vom 21. Januar 2014 – 3 AZR 807/11). Die bloße gesetzlich vorgesehene Möglichkeit der Entgeltumwandlung ist vom Gesetzgeber (richtigerweise) nicht in den Katalog der wesentlichen Vertragsbedingungen des § 2 Abs. 1 NachwG aufgenommen worden. Die Nachweispflicht würde ausufern, müsste der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf allgemeine gesetzliche Ansprüche oder potenzielle rechtliche Inhalte des Arbeitsverhältnisses hinweisen. Erst wenn der Arbeitnehmer seinen gesetzlichen Anspruch geltend macht und eine Entgeltumwandlung vereinbart wird, mag sie zu den wesentlichen Vertragsbedingungen gehören.

Ob und inwieweit jedoch eine tatsächlich vereinbarte Entgeltumwandlung nach dem neuen Gesetz der Nachweispflicht unterliegt, ist umstritten. Warum wurde ausgerechnet die Entgeltumwandlung zum Thema? Entgeltumwandlungsvereinbarungen werden im laufenden Arbeitsverhältnis häufig abgeändert. Arbeitgeber räumen den Mitarbeitern oftmals die Möglichkeit ein, zu bestimmten Stichtagen die Höhe der Entgeltumwandlung neu festzulegen oder über die Einbringung bestimmter Entgeltbestandteile neu zu entscheiden. Unterfällt die Entgeltumwandlung dem Nachweisgesetz, müsste letztlich anlässlich jeder Änderung im Hinblick auf § 3 NachwG ein neuer schriftlicher Nachweis erteilt werden. Dies wäre insbesondere für solche Unternehmen ein schmerzlicher Mehraufwand, die die ohnehin aufwändige Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung inzwischen weitgehend digitalisiert haben und auch die von den Mitarbeitern gewünschten Änderungen bezüglich der Entgeltumwandlung im Rahmen digitalisierter Prozesse erfassen.

Stellungnahme des BMAS

Für Aufsehen sorgte in diesem Zusammenhang eine Kurzstellungnahme des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom 7. Juli 2022 zu einer Anfrage der Arbeitsgemeinschaft für betriebliche Altersversorgung e.V. Nach den dortigen Ausführungen des BMAS verpflichte das Nachweisgesetz den Arbeitgeber zwar, seine Beschäftigten schriftlich über die vereinbarten wesentlichen Vertragsbedingungen zu informieren, wozu auch die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgeltes zähle. Der Arbeitgeber müsse demnach über das Arbeitsentgelt informieren, nicht jedoch darüber, wofür das Arbeitsentgelt von dem Beschäftigten im nächsten Schritt verwendet werde. Das Nachweisgesetz sei daher nach Auffassung des BMAS auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar.

Sind damit nun alle Unklarheiten beseitigt? Wohl kaum. Wünschenswert wäre in jeden Fall eine Klarstellung gewesen, ob die vom BMAS festgestellte Ausnahme lediglich für die rein arbeitnehmerfinanzierte Entgeltumwandlung gelten soll oder auch für die in der Praxis weit verbreitete mischfinanzierte Entgeltumwandlung, bei der der Arbeitgeber seinerseits (freiwillig oder im Hinblick auf die Pflicht aus § 1a Abs. 1a BetrAVG) Zuschüsse leistet. Die (anscheinend) pauschale Herausnahme der Entgeltumwandlung aus dem Anwendungsbereich des NachwG wird in der Literatur jedenfalls kritisch gesehen. Bedauerlich ist überdies, dass die Auffassung des BMAS in den Gesetzesmaterialen keinen Niederschlag gefunden hat. Letztlich wird es daher Aufgabe der Arbeitsgerichte sein, in der Praxis Klarheit über den Umfang der Nachweispflicht zu schaffen. Dabei bliebt zu hoffen, dass die Arbeitsgerichte die Auffassung des BMAS – sei sie auch nur eine Meinungsäußerung außerhalb des eigentlichen Gesetzgebungsverfahrens – nicht unberücksichtigt lassen.

Fazit

Die ohnehin aufwändige Nachweiserteilung wird im Hinblick auf die betriebliche Altersversorgung nicht einfacher. Insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber mangels kollektivrechtlicher Regelungen keine Verweisungsmöglichkeiten hat, erfordert der Nachweis über die betriebliche Altersversorgung einige Sorgfalt. Im Hinblick auf die Entgeltumwandlung sind Arbeitgeber dabei bis zu einer Klärung durch die Rechtsprechung auf der sicheren Seite, wenn sie auch Angaben zur vereinbarten Entgeltumwandlung in den schriftlichen Nachweis aufnehmen.