Schneller IT-Betriebsvereinbarungen einführen und umsetzen – mit Legal Tech

Möchten Sie den Mitbestimmungsprozess bei IT-(Rahmen-)Betriebsvereinbarungen beschleunigen? Kontaktieren Sie uns gerne! Doch bevor Sie auf den Knopf drücken – ein paar Worte vorab zur Erläuterung.

Legal Tech nimmt zunehmend Raum in der anwaltlichen Beratung und in der Unternehmenspraxis ein (siehe auch Blogbeitrag vom 23. Mai 2019 und 11. November 2020). Dass es sich hierbei um ein hoch aktuelles Thema handelt, zeigt sich auch daran, dass die Bundesregierung erst kürzlich einen Gesetzesentwurf zur Förderung verbrauchergerechter Angebote im Rechtsdienstleistungsmarkt beschlossen hat und dadurch bessere Rahmenbedingungen für Legal Tech Angebote schaffen möchte. Perfekt eignet sich Legal Tech zur Einführung und Umsetzung von IT-(Rahmen-)Betriebsvereinbarungen (zu weiteren – teils zukünftigen – Einsatzmöglichkeiten im Rahmen eines „Arbeitsrecht as a Service“ siehe unseren Blogbeitrag vom 23. Juni 2019). Dieser Beitrag klärt, an welchen Stellen Legal Tech bei der Einführung und Umsetzung einer IT-(Rahmen-)Betriebsvereinbarung eingesetzt werden kann.

IT-Betriebsvereinbarungen haben (Legal) Tech in der DNA

IT-Betriebsvereinbarungen haben schon von Natur aus (Legal) Tech in ihrer DNA. Denn insbesondere IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen (zu weiteren Details siehe unseren Blogbeitrag vom 16. September 2020) dienen der Vereinfachung und Effizienz von Arbeitsabläufen bei der Einführung neuer Software in Unternehmen. Sie ermöglichen die strukturierte Regelung von zahlreichen Sachverhalten im Zusammenhang mit betriebsverfassungsrechtlicher Mitbestimmung bei IT-Systemen. Außerdem haben sie den Zweck, die schutzwürdigen Rechte und Interessen der Arbeitnehmer und des Betriebsrats zu wahren.

Angesichts der Schnelllebigkeit der heutigen technischen Möglichkeit in der modernen Arbeitswelt, die eine ständige Verarbeitung von (Arbeitnehmer-)daten ermöglicht, muss sich die Einführung von IT-(Rahmen-)Betriebsvereinbarungen in rechtlicher Hinsicht insbesondere an § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG orientieren. Hierzu gehört in einer Einigungsstelle zwangsläufig auch die Auseinandersetzung mit der Spruchfähigkeit von IT-relevanten Regelungen, was sich in der Praxis als zunehmend erforderlich herausstellt.

Law is Code

Legal Tech bietet viele Möglichkeiten juristische Prozesse (Law) durch Einsatz von Technik (Code) zu verbessern. Typische Einsatzbereiche bestehen dabei vor allem in den Bereichen Vertragsautomatisierung, z.B. durch das automatische Vorbereiten von Dokumenten basierend auf den Eingaben des Nutzers, sowie im Bereich Entscheidungsautomatisierung (z.B. die Prüfung eines Sachverhalts mit entsprechenden Workflows wie die Weiterleitung der Ergebnisse an die Entscheider etc.). Auch in den Bereichen Dokumentenanalyse oder Projektmanagement kann Legal Tech eine wesentliche Rolle dabei spielen, schneller, besser und fehlerfrei zu werden. Daher bietet es sich an, Legal Tech und IT-(Rahmen-)Betriebsvereinbarungen miteinander zu verbinden. Legt man beide Möglichkeiten zusammen, kann die Einführung von IT-Systemen erheblich beschleunigt werden. Dies gilt insbesondere beim Einsatz sowie bei Updates von Software.

Code is Law

Hinsichtlich der inhaltlichen Gestaltung sind Regelungen (Law) und Automationen (Code) möglich, die festlegen, wie und zu welchem Zeitpunkt der Betriebsrat zu unterrichten ist und welche Unterlagen bzw. Informationen ihm zur Verfügung zu stellen sind. Darüber hinaus kann festgelegt werden, unter welchen Voraussetzungen ein IT-System eingeführt werden darf. Außerdem können (automatische) Abläufe zur Arbeit z.B. eines IT-Ausschusses festgelegt werden.

Weniger Fehler, mehr Standardisierung, Schnelligkeit

Legal Tech Tools bieten hierbei ein erleichtertes und übersichtlicheres Zusammenarbeiten zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Mit Hilfe von Tools zur Dokumentenautomatisierung kann etwa bei der eigentlichen Erstellung oder Umsetzung der IT-Rahmenbetriebsvereinbarung das notwendige Dokument weitgehend automatisiert vorbereitet werden. Der Nutzer beim Arbeitgeber (IT bzw. HR) beantwortet wesentliche Fragen zur Unternehmensstruktur, z.B. Angabe der relevanten Ansprechpartner, Auswahl des gewünschten Meldeprozesses für das eigene Unternehmen bei Einführung einer neuen Software. Auf Grundlage all dieser Optionen können gewünschte Betriebsvereinbarungen oder sonst benötigte Dokumente innerhalb kurzer Zeit verhandlungsbereit vorbereitet werden.

Auch bei der Umsetzung oder Durchführung von der IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen ist Legal Tech nützlich. Ist der unternehmensinterne Prozess einmal im Legal Tech Tool hinterlegt, können durch das Tool die wesentlichen Ansprechpartner informiert oder neue Regelungsinhalte (teils automatisch) überprüft werden. Wird beispielsweise durch die IT ein neues Update für eine Software benötigt, kann die IT dieses neue Update mit einem Legal Tech Tool überprüfen, ob sie den in der IT-Rahmenbetriebsvereinbarung bestimmten Anforderungen genügt. Auch kann die Anfrage für ein Update direkt an die HR-Abteilung weitergeleitet werden – mit allen wesentlichen Informationen. Die HR-Abteilung bewertet sodann die neue Funktion auf Grundlage der erhaltenen Informationen und leitet die Anfrage gegebenenfalls an den Betriebsrat oder weitere Stakeholder weiter. Stimmen alle Stakeholder überein, wird eine Freigabe erteilt. Sollte es zu Meinungsverschiedenheiten kommen, können die die Information an eine Schlichtungsstelle weiterleitet werden. Diese Stelle entscheidet dann darüber, ob sie alle Streitparteien in einen automatisch generierten Projektraum einlädt, über den die Meinungsverschiedenheiten gelöst werden können.

Vorstehende Beispiele zeigen nur die Möglichkeiten für praxiserprobte Prozesse. Sie müssen je individuell auf das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Legal Tech bei KLIEMT.Arbeitsrecht zeichnet sich vor allem durch seine Flexibilität aus. Möchten Sie den Mitbestimmungsprozess bei IT-(Rahmen-)Betriebsvereinbarungen beschleunigen? Kontaktieren Sie uns gerne!

Mit freundlicher Unterstützung von Marina Christine Csizmadia, Wissenschaftliche Mitarbeiterin, und Martin Kammandel, Legal Tech Engineer