Als Arbeitgeber kein Geld verschenken: Diese Erstattungsansprüche sollten Unternehmen kennen

Die Krankenstände bewegen sich seit Jahren auf einem hohen Niveau. Für Arbeitgeber bedeutet dies nicht nur organisatorische Herausforderungen, sondern auch erhebliche Kosten. Die Diskussion konzentriert sich dabei regelmäßig auf Fehlzeiten, Vertretungskonzepte und die Ursachen krankheitsbedingter Ausfälle. Deutlich seltener wird jedoch die Frage gestellt, welche Möglichkeiten Unternehmen haben, die finanziellen Folgen hoher Krankenstände oder Langzeitabwesenheiten abzufedern.

Nicht jede krankheitsbedingte Belastung oder lange Ausfallzeit muss der Arbeitgeber allein tragen. Das deutsche Sozialversicherungsrecht hält verschiedene Erstattungs- und Entlastungsmechanismen bereit, die in der Praxis jedoch häufig unbekannt sind und nicht ausgeschöpft werden. Wir zeigen, welche Erstattungsmöglichkeiten Arbeitgeber häufig übersehen und warum sich ein genauer Blick lohnen kann.

I. U1-Verfahren: Erstattung von Entgeltfortzahlungskosten

Ein klassisches Beispiel ist das sogenannte U1-Verfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Gemäß § 1 Abs. 1 AAG können Arbeitgeber mit regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmern sich einen erheblichen Teil der Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall von den Krankenkassen erstatten lassen. Regelmäßig sind Erstattungen von bis zu 80 % der fortgezahlten Vergütung möglich.

In der Praxis bleibt dieses Potenzial jedoch nicht selten ungenutzt. Insbesondere bei ausgelagerten Payroll-Prozessen, Dienstleisterwechseln oder unklaren Zuständigkeiten zwischen HR und Payroll geraten Erstattungsansprüche schnell aus dem Blick.

Besonders relevant ist dabei die Verjährung der Ansprüche. Erstattungsansprüche nach dem AAG verjähren grundsätzlich erst vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Arbeitgeber können daher derzeit noch prüfen, ob für Krankheitsfälle aus dem Jahr 2022 bislang nicht geltend gemachte Erstattungsansprüche bestehen und diese noch bis Ende dieses Jahres geltend machen. Wer die Ansprüche nicht rechtzeitig überprüft, riskiert dagegen einen endgültigen Anspruchsverlust. Gerade bei Unternehmen mit häufigen Krankheitsfällen kann sich eine rückwirkende Bestandsaufnahme deshalb unmittelbar auszahlen.

II. Das U2-Verfahren: Erstattung bei Mutterschutz und Beschäftigungsverboten

Während das U1-Verfahren auf kleinere Arbeitgeber beschränkt ist, gilt das sogenannte U2-Verfahren gem. § 1 Abs. 2 AAG für sämtliche Arbeitgeber unabhängig von ihrer Betriebsgröße.

Über das U2-Verfahren werden Arbeitgeber von den finanziellen Belastungen des Mutterschutzes weitgehend entlastet. Erstattungsfähig sind insbesondere die Zuschüsse des Arbeitgebers zum Mutterschaftsgeld während der gesetzlichen Mutterschutzfristen oder gezahlte Arbeitsentgelte während eines Beschäftigungsverbots.

Das U2-Verfahren ist kein Randthema, sondern betrifft praktisch jedes Unternehmen. Gerade in größeren Organisationen können die im Zusammenhang mit Mutterschutzzeiten entstehenden Kosten erheblich sein. Umso wichtiger ist es, dass die damit verbundenen Erstattungsansprüche konsequent genutzt werden. Eine regelmäßige Überprüfung der zugrundeliegenden HR- und Payroll-Prozesse kann sich daher unmittelbar auszahlen, denn nicht selten verbleiben vermeidbare Kosten allein deshalb beim Arbeitgeber, weil Erstattungsmöglichkeiten nicht vollständig ausgeschöpft werden.

III. Regressansprüche bei drittverursachten Arbeitsunfähigkeiten

Nicht weniger relevant als das U1- oder U2-Verfahren ist ein weiterer Regressanspruch, der Arbeitgebern im Einzelfall erhebliche Kosten ersparen kann. Wird ein Arbeitnehmer durch das Verschulden eines Dritten arbeitsunfähig, etwa infolge eines Verkehrsunfalls oder einer Körperverletzung, muss der Arbeitgeber zwar zunächst Entgeltfortzahlung leisten. Der Arbeitgeber muss allerdings nicht auf den Kosten sitzen bleiben.

Dem Arbeitnehmer steht gegen den Schädiger regelmäßig ein Schadensersatzanspruch zu, der auch den Verdienstausfall umfasst. Um eine Doppelkompensation zu vermeiden, geht dieser Anspruch in Höhe der geleisteten Entgeltfortzahlung kraft Gesetzes auf den Arbeitgeber über. Der Arbeitgeber kann die fortgezahlte Vergütung daher grundsätzlich gegenüber dem Schädiger bzw. dessen Haftpflichtversicherung geltend machen.

In der Praxis werden derartige Regressansprüche jedoch häufig übersehen. Gerade bei längeren Arbeitsunfähigkeiten können sich die fortgezahlten Entgelte schnell auf erhebliche Beträge summieren.

Praxishinweis: Arbeitgeber sollten bei längeren Arbeitsunfähigkeiten frühzeitig prüfen, ob die Arbeitsunfähigkeit auf einem Schadensereignis beruhen könnte, das ein Dritter verursacht hat. Entsprechende Informationen werden in Unternehmen häufig nicht systematisch erfasst, sind für die Sicherung möglicher Regressansprüche nach § 6 EFZG jedoch von wesentlicher Bedeutung. Arbeitnehmer sind regelmäßig gehalten, die hierfür erforderlichen Informationen bereitzustellen.

IV. Fazit

Hohe Krankenstände und langfristige Ausfallzeiten werden Arbeitgeber auch künftig begleiten. Während die damit verbundenen Kosten regelmäßig im Fokus stehen, bleiben bestehende Erstattungs- und Regressmöglichkeiten in der Praxis häufig unberücksichtigt.

Arbeitgeber sollten daher die hohen Krankenstände und Ausfallzeiten zum Anlass nehmen, ihre internen Prozesse kritisch zu überprüfen. Insbesondere lohnt sich die Frage, ob Erstattungsansprüche nach dem U1- oder U2-Verfahren systematisch geltend gemacht werden, ob Verjährungsfristen überwacht werden und ob mögliche Regressansprüche gegen Drittschädiger frühzeitig identifiziert werden.

Die Erfahrung zeigt, dass finanzielle Nachteile häufig nicht deshalb entstehen, weil entsprechende Ansprüche fehlen, sondern weil sie nicht erkannt oder nicht konsequent verfolgt werden. Wer hier klare Zuständigkeiten zwischen HR und Payroll schafft, kann mit vergleichsweise geringem Aufwand erhebliche Einsparpotenziale realisieren.