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Die Informationsbeschaffung über Bewerber endet längst nicht mehr beim klassischen Bewerbungsgespräch. Bereits in früheren Beiträgen haben wir das E-Recruiting, das Fragerecht des Arbeitgebers sowie die Nutzung von Social Media im Bewerbungsprozess beleuchtet. In der Praxis gehen viele Unternehmen heute deutlich weiter: Insbesondere international tätige Unternehmen setzen zunehmend strukturierte Pre-Employment-Screenings ein, um Risiken frühzeitig zu identifizieren oder Compliance-Vorgaben einzuhalten. Die Bandbreite solcher Prüfungen reicht von der Verifikation von Referenzen bis hin zu Bonitäts-, Compliance- oder Sicherheitschecks. Rechtlich bewegen sich diese Maßnahmen in einem sensiblen Spannungsfeld zwischen berechtigtem Aufklärungsinteresse des Arbeitgebers und den datenschutzrechtlichen Grenzen der Bewerberüberprüfung. Der Beitrag gibt einen Überblick darüber, welche Screening-Maßnahmen zulässig sind – und wo die rechtlichen Grenzen verlaufen.
Rechtlicher Rahmen: Erforderlichkeit als zentrale Grenze
Unter Background Checks bzw. „Pre-Employment-Screenings“ werden verschiedene Maßnahmen verstanden, mit denen Arbeitgeber zusätzliche Informationen über Qualifikation, Zuverlässigkeit und Integrität von Bewerbern erlangen – häufig aus externen Quellen oder über Dritte.
Rechtlich handelt es sich stets um eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die einer gesetzlichen oder zumindest kollektivvertraglichen Erlaubnisnorm oder – alternativ – der Einwilligung der Bewerber bedarf. Bislang werden Background Checks als zulässig erachtet, wenn hierbei die durch das Bundesarbeitsgericht entwickelten Grundsätze zum Fragerecht des Arbeitgebers beachtet werden. Zentrale gesetzliche Erlaubnisnorm für das Arbeitsverhältnis ist § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bzw. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO. Entscheidend ist daher stets die Interessenabwägung: Die Datenverarbeitung ist nur zulässig, wenn sie einem legitimen Zweck dient, zur Erreichung dieses Zwecks geeignet ist und sich im konkreten Einzelfall als erforderlich und angemessen erweist. Maßgeblich ist dabei, ob die jeweilige Information einen konkreten Bezug zur ausgeschriebenen Stelle aufweist und für die Auswahlentscheidung tatsächlich relevant ist. Je intensiver der Eingriff in die Persönlichkeitssphäre, desto höher die Anforderungen an die Rechtfertigung.
Zulässige und unzulässige Screening-Maßnahmen
- Stammdaten, Identität und Arbeitserlaubnis
Regelmäßig zulässig ist die Überprüfung von Identität, Staatsangehörigkeit und – soweit erforderlich – der Arbeitserlaubnis. Arbeitgeber dürfen sich entsprechende Ausweisdokumente vorlegen lassen; bei deutschen oder EWR-Bürgern genügt dabei in der Regel eine bloße Einsichtnahme mit Vermerk („Ausweis/Staatsangehörigkeit geprüft am …“). Auch berufsbezogene Zulassungen oder Genehmigungen dürfen – und müssen teilweise sogar – bereits vor der Einstellung überprüft werden.
- Lebenslauf, Qualifikationen und Referenzen
Zulässig ist regelmäßig auch die Überprüfung berufsbezogener Qualifikationen und Ausbildungsnachweise. Arbeitgeber haben ein berechtigtes Interesse daran, Examina, Zeugnisse und den beruflichen Werdegang eines Bewerbers zu verifizieren; zur Vermeidung von Fälschungen können auch Originale oder beglaubigte Kopien verlangt werden. Auch Referenzprüfungen bei früheren Arbeitgebern können zulässig sein, soweit sie sich auf die Überprüfung konkreter Angaben beschränken, etwa Beschäftigungsdauer, Position oder die Echtheit von Zeugnissen. Problematisch sind dagegen offene oder qualitative Ausforschungen, zumal auch der frühere Arbeitgeber datenschutzrechtlichen Grenzen unterliegt. In der Praxis empfiehlt es sich daher, entsprechende Anfragen eng zu begrenzen und vorab die ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers einzuholen.
- Gesundheitsdaten
Gesundheitsdaten unterliegen als besonders sensible Daten einem erhöhten Schutz. Fragen nach Krankheiten oder Behinderungen sind daher nur zulässig, wenn sie für die konkrete Tätigkeit von unmittelbarer Bedeutung sind. Das kann etwa bei ansteckenden Krankheiten in bestimmten Branchen (z.B. Gaststättengewerbe) oder bei sicherheitsrelevanten Tätigkeiten der Fall sein. Gesundheitszeugnisse sowie ärztliche oder psychologische Einstellungsuntersuchungen kommen deshalb nur ausnahmsweise in Betracht und setzen stets einen konkreten Tätigkeitsbezug voraus.
- Strafregister/Führungszeugnis
Arbeitgeber dürfen grundsätzlich weder pauschal nach Vorstrafen fragen noch routinemäßig ein polizeiliches Führungszeugnis verlangen. Zulässig sind entsprechende Abfragen nur, wenn die Informationen für die konkrete Tätigkeit relevant sind – etwa bei sicherheitsrelevanten Positionen, Tätigkeiten mit Vermögenszugriff oder besonderen Compliance-Anforderungen. Während bei gewöhnlichen Beschäftigten regelmäßig kein berechtigtes Interesse an einem Strafregistercheck besteht, kann dies bei Positionen mit Finanzverantwortung oder weitreichenden Zugriffsrechten im Einzelfall anders zu beurteilen sein – etwa Bankzeichnungsrechte, Zugriff auf Anderkonten oder CFO‑Funktionen.
- Vermögensverhältnisse
Auch Bonitätsprüfungen sind nur in engen Grenzen zulässig. Fragen zu Schulden, Insolvenzen oder sonstigen wirtschaftlichen Verhältnissen kommen allenfalls bei Positionen mit besonderer finanzieller Verantwortung, Zugriff auf Unternehmensvermögen oder erhöhtem Korruptionsrisiko in Betracht. Pauschale Credit Checks sind hingegen unzulässig.
- Internet- und Social-Media-Recherchen
Zur Zulässigkeit von Online-Überprüfungen durch Suchmaschinen und sozialen Netzwerken siehe unserem Blogbeitrag vom Blogbeitrag vom 19. April 2024 sowie vom 22. März 2018.
Informationspflichten
Ergänzend bestehen strenge Transparenzpflichten nach Art. 13, 14 DSGVO. Bewerber sind vorab über Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung zu informieren, insbesondere wenn externe Quellen oder Dienstleister eingebunden werden. In der Praxis empfiehlt sich daher eine frühzeitige und integrierte Information bereits im Bewerbungsprozess.
Risiken bei Verstößen
Rechtswidrige Background Checks können Schadensersatzansprüchen nach Art. 82 DSGVO nach sich ziehen und Beschwerden bei den Datenschutzaufsichtsbehörden auslösen. In der Folge sind auch Bußgelder nach Art. 83 DSGVO möglich.
Was ist zu beachten?
Background Checks sind nur zulässig, soweit sie für die konkrete Stellenbesetzung erforderlich sind. Das erfordert stets eine einzelfallbezogene Abwägung anhand des jeweiligen Tätigkeitsprofils. Erweiterte Prüfungen – etwa zu Strafregister oder Bonität – kommen nur bei entsprechend risikobehafteten Funktionen in Betracht, etwa im Finanzbereich. Jede Maßnahme bedarf einer dokumentierten Interessenabwägung sowie einer transparenten Information nach Art. 13, 14 DSGVO. Je intensiver der Eingriff, desto höher die Anforderungen an seine Rechtfertigung. Entscheidend bleibt stets der konkrete Stellenbezug.
