Damit das Arbeitszeugnis nicht zur Formfalle wird

Arbeitszeugnisse sind für Arbeitgeber alltägliche Pflichtdokumente – ihre formelle Gestaltung birgt jedoch mehr Risiken, als es auf den ersten Blick scheint. Da bereits kleine Fehler bei Form, Papier, Datum oder Unterschrift ein ansonsten sorgfältig formuliertes Zeugnis rechtlich angreifbar machen können, müssen Arbeitgeber wissen, welche Vorgaben zwingend zu beachten sind.

Arbeitszeugnisse gehören für Arbeitgeber zur täglichen Praxis. Sie werden am Ende eines Arbeitsverhältnisses regelmäßig erstellt und gelten häufig als Pflichtaufgabe, die sich mit überschaubarem Aufwand erledigen lässt. In der betrieblichen Realität entzünden sich Auseinandersetzungen dabei meist am Inhalt des Zeugnisses, insbesondere an der Leistungs- und Verhaltensbewertung oder an einzelnen, sprachlichen Nuancen.

Während über Formulierungen gestritten wird, geraten formelle Anforderungen jedoch leicht aus dem Blick. Gerade sie entscheiden aber häufig darüber, ob ein Zeugnis rechtlich Bestand hat oder angreifbar wird. Fehler bei der äußeren Gestaltung, beim Datum oder bei der Unterschrift können dazu führen, dass ein Zeugnis neu erteilt werden muss, unabhängig davon, wie sorgfältig der Inhalt formuliert wurde.

Vor diesem Hintergrund stellt sich für Arbeitgeber die Frage, welche formellen Vorgaben bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses zwingend zu beachten sind.

Papier, PDF oder E-Mail? – Zur äußeren Form des Zeugnisses

Das Arbeitszeugnis ist grundsätzlich schriftlich zu erteilen. Erforderlich ist damit eine unterschriebene Originalurkunde auf Papier. Die Übermittlung einer Kopie genügt ebenso wenig wie die Übersendung eines eingescannten Dokuments oder eines PDF per E-Mail.

Wird das Zeugnis versendet, stellt sich häufig die Frage, ob es geknickt werden darf. Ein Anspruch des Arbeitnehmers auf ein ungeknicktes Zeugnis besteht nicht. Das Zeugnis darf jedenfalls so oft gefaltet werden, dass es in einen herkömmlichen Geschäftsumschlag passt. Voraussetzung ist allerdings, dass die Knicke ordentlich gesetzt werden und auf späteren Kopien nicht mehr erkennbar sind.

Besteht das Arbeitszeugnis aus mehreren Seiten, dürfen diese miteinander verbunden werden. Das Zusammenheften mehrerer Seiten ist zulässig und stellt keinen formellen Mangel dar.

Seit dem 1. Januar 2025 ist es mit Einwilligung des Arbeitnehmers zudem möglich, ein Arbeitszeugnis elektronisch zu erteilen. Doch Vorsicht, gemeint ist damit nicht, dass jede Form der elektronischen Übermittlung zulässig ist. Erforderlich ist vielmehr eine qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitgebers. Ein einfaches elektronisches Dokument genügt diesen Anforderungen weiterhin nicht.

Firmenbogen, Briefkopf oder Blanko-Papier?

Bereits am 24. Februar 2024 haben wir in unserem Blog darauf hingewiesen, dass Arbeitszeugnisse regelmäßig auf Firmenbögen auszustellen sind oder jedenfalls den Briefkopf des Arbeitgebers tragen müssen.

Dieses Erfordernis ist erst kürzlich erneut bestätigt worden. Das Landesarbeitsgericht Hamm hat klargestellt, dass ein Arbeitszeugnis mit einem ordnungsgemäßen Briefkopf versehen sein muss, aus dem Name und Anschrift des Ausstellers eindeutig hervorgehen. Nutzt der Arbeitgeber im Geschäftsleben üblicherweise Firmenbögen, ist das Zeugnis folgerichtig auch auf einem solchen Firmenbogen zu erteilen.

Die bloße Verwendung eines Firmenstempels genügt diesen Anforderungen hingegen nicht und kann das Firmenpapier nicht ersetzen. Nur wenn im Geschäftsleben ausnahmsweise kein Firmenpapier verwendet wird, reicht es aus, das Arbeitszeugnis auf haltbarem, geschäftsüblichem Papier von guter Qualität zu erstellen.

Zwischen Fließtext und Feinheiten: Typische Formfragen im Zeugnistext

Das Arbeitszeugnis ist im Fließtext zu verfassen. Unzulässig ist es, das Zeugnis wie ein Schulzeugnis in Tabellenform aufzubauen oder dem Arbeitnehmer Bewertungen in Form von „Schulnoten“ zu erteilen. Eine solche tabellarische Gestaltung hat das Bundesarbeitsgericht zuletzt im Jahr 2021 ausdrücklich zurückgewiesen und klargestellt, dass allein der Fließtext geeignet sei, die besonderen Nuancen eines Arbeitsverhältnisses angemessen herauszustellen. Dabei ist nicht zu verkennen, dass tabellarische Arbeitszeugnisse aus Arbeitgebersicht durchaus Vorteile haben könnten, etwa eine größere Transparenz, bessere Vergleichbarkeit und eine gewisse Zeitersparnis (siehe dazu unseren Blogbeitrag vom 13. September 2021).

Arbeitgeber sollten zudem darauf achten, dass das Arbeitszeugnis frei von Rechtschreibfehlern ist. Anderenfalls kann der Eindruck entstehen, man wolle sich vom Zeugnis und seinem Inhalt distanzieren, was das Zeugnis seinerseits angreifbar macht. Kleinere ästhetische Unregelmäßigkeiten, etwa ein uneinheitlicher Zeilenabstand oder geringfügige Layoutabweichungen, muss der Arbeitnehmer hingegen hinnehmen.

In Arbeitsverhältnissen mit Auslandsbezug oder bei Arbeitnehmern, die kein Deutsch sprechen, stellt sich die Frage, in welcher Sprache das Arbeitszeugnis zu verfassen ist. Grundsätzlich ist das Arbeitszeugnis auf Deutsch zu erstellen. Ausnahmen kommen nur in Betracht, wenn eine abweichende Vereinbarung getroffen wurde oder das Arbeitsverhältnis sprachlich durch eine andere Sprache geprägt war, etwa weil Arbeitnehmer und Arbeitgeber im gesamten Arbeitsverhältnis überwiegend in dieser Sprache miteinander kommuniziert haben.

Das Datum – mehr als eine Formalie?

Die Angabe eines Datums im Arbeitszeugnis ist unerlässlich. Als Datum ist dabei grundsätzlich das tatsächliche Ausstellungsdatum anzugeben. Der Arbeitnehmer kann weder verlangen, dass das Zeugnis auf ein früheres Datum rückdatiert wird, noch besteht ein Anspruch auf eine Vordatierung.

Etwas anderes gilt lediglich dann, wenn ein Arbeitszeugnis nachträglich berichtigt wird. In diesem Fall ist das berichtigte Zeugnis auf das ursprüngliche Ausstellungsdatum zurückzudatieren, um die zeitliche Einordnung der Zeugniserteilung nicht nachträglich zu verändern.

Wer unterschreibt – und wie?

Die Angreifbarkeit des Arbeitszeugnisses hängt schließlich auch von der Unterschrift ab. Wie bereits dargestellt, ist entweder eine eigenhändige Originalunterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

Erfolgt die Unterschrift handschriftlich, ist sie mit einem dokumentenechten Stift zu leisten, etwa mit Kugelschreiber oder Tinte in blauer oder schwarzer Farbe. Die Unterschrift darf zudem nicht ungewöhnlich von der üblichen Signatur des Unterzeichnenden abweichen. Als unzulässig angesehen wurden in der Vergangenheit bereits: bloße Namenskürzel, eine völlig überdimensionierte Größe der Unterschrift oder eine auffällig diagonal auf das Dokument gesetzte Unterschrift.

Häufig fordern Arbeitnehmer, dass das Arbeitszeugnis von einer bestimmten Person unterschrieben wird, maßgeblich ist also nicht nur das „Wie“ der Unterschrift, sondern auch das „Wer“.

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber Aussteller des Arbeitszeugnisses, bei juristischen Personen also das jeweilige Vertretungsorgan, etwa der Geschäftsführer oder Vorstand. Der Arbeitgeber darf sich jedoch einer unternehmensangehörigen anderen Person bedienen, ein Anspruch des Arbeitnehmers auf eine persönliche Unterzeichnung durch den Arbeitgeber besteht nicht.

Voraussetzung ist allerdings, dass der Unterzeichner dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt oder hierarchisch übergeordnet war und diese Stellung aus dem Arbeitszeugnis auch erkennbar wird. Die Erteilung des Arbeitszeugnisses durch einen betriebsfremden Dritten, etwa einen Rechtsanwalt, ist unzulässig.

War der Arbeitnehmer unmittelbar der Geschäftsleitung unterstellt, ist das Zeugnis durch ein Mitglied der Geschäftsleitung auszustellen, wobei auf diese Organstellung hinzuweisen ist.

Fazit: Formfragen sind keine Nebensache

Ein Arbeitszeugnis kann inhaltlich noch so sorgfältig formuliert sein, entspricht es nicht den formellen Anforderungen, drohen Arbeitgebern Nachbesserungsverlangen oder sogar die Verpflichtung zur Neuerteilung. Viele Fehler lassen sich mit wenig Aufwand vermeiden, wenn klar ist, worauf zu achten ist. Die folgenden Punkte bieten eine kompakte Orientierungshilfe für die Praxis:

• Form: Schriftlich auf Papier mit Originalunterschrift; elektronisch nur mit Einwilligung und qualifizierter elektronischer Signatur
• Papier: Firmenbogen bzw. Briefkopf mit Name und Anschrift; kein Ersatz durch Firmenstempel
• Text: Fließtext, keine Tabellen oder Schulnoten; frei von Rechtschreibfehlern oder groben Formfehlern
• Datum: Tatsächliches Ausstellungsdatum; Rückdatierung nur bei Berichtigung
• Unterschrift: Dokumentenecht, übliches Schriftbild; durch weisungsbefugte oder übergeordnete Person