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Zu den aktuellen wirtschaftlichen Herausforderungen treten neue geopolitische Unsicherheiten, insbesondere durch den Iran-Konflikt. Dauer und wirtschaftliche Folgen sind derzeit kaum abschätzbar, erste Unternehmen reagieren bereits mit der Einführung von Kurzarbeit. Während einige Unternehmen aus der Corona-Pandemie Erfahrung mit Kurzarbeit mitbringen, stehen andere erstmals vor dieser Aufgabe. Dabei besteht ein wesentliches Risiko in einem trügerischen Sicherheitsgefühl: Nicht alle damaligen Vorgehensweisen sind heute noch zulässig, da viele Erleichterungen auf pandemiebedingten Sonderregelungen beruhten. Der Beitrag gibt daher einen kompakten Überblick über die rechtlichen Voraussetzungen für die Einführung von Kurzarbeit sowie die Zahlung von Kurzarbeitergeld, zeigt praxisnahe Umsetzungsschritte auf und fasst die wichtigsten Lessons learned aus der Pandemie zusammen.
I. Wirksame Einführung von Kurzarbeit
Kurzarbeit ist die vorübergehende erhebliche Reduzierung der Arbeitszeit aus wirtschaftlichen Gründen oder wegen eines unabwendbaren Ereignisses bei entsprechend reduzierter Vergütung. Sie kann nicht einseitig angeordnet werden, sondern erfordert eine Rechtsgrundlage, etwa durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder individualvertragliche Vereinbarung.
In Betrieben mit Betriebsrat ist eine Betriebsvereinbarung regelmäßig der praktikabelste Weg, da sie unmittelbar und zwingend wirkt. Inhaltlich sollte die Betriebsvereinbarung folgende Regelungsinhalte umfassen:
- Beginn, voraussichtliche Dauer und Umfang der Kurzarbeit
- Verteilung der Arbeitszeit, inkl. Kurzarbeit „Null“
- betroffene Arbeitnehmer oder Betriebsbereiche
- Umgang mit Urlaub und Arbeitszeitkonten
- Ankündigungsfristen und Umsetzungsverfahren
- Etwaige Zuschüsse des Arbeitgebers zum Kurzarbeitergeld
- Ein klares und handhabbares Anpassungsverfahren (z.B. monatliche Überprüfung)
Aktueller Praxishinweis: Betriebsvereinbarungen zur Einführung von Kurzarbeit sollten den Anwendungsbereich bewusst weit, aber konkret fassen und typische krisenbedingte Szenarien (z. B. Lieferengpässe, Rohstoffknappheit) ausdrücklich benennen. Bestehende Betriebsvereinbarungen aus Corona-Zeiten sollten überprüft und ggf. angepasst werden.
- In Betrieben ohne Betriebsrat kommt die Einführung von Kurzarbeit regelmäßig nur über individualvertragliche Regelungen in Betracht. Bei Neuverträgen kann dies durch standardisierte Kurzarbeitsklauseln erfolgen, bei bestehenden Arbeitsverhältnissen durch einheitliche Ergänzungsvereinbarungen mit der betroffenen Belegschaft.
II. Voraussetzungen für die Zahlung von Kurzarbeitergeld (KUG)
Neben der wirksamen Einführung der Kurzarbeit ist entscheidend, ob die Voraussetzungen für Kurzarbeitergeld, die sich aus §§ 95 ff. SGB III ergeben, vorliegen.
1. Erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall
- Zunächst muss ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vorliegen. Dies ist der Fall, wenn mindestens ein Drittel der Beschäftigten von einem Entgeltausfall von jeweils mehr als zehn Prozent ihres monatlichen Bruttoentgelts betroffen ist. Die während der Corona-Pandemie geltende abgesenkte Schwelle von zehn Prozent der Belegschaft gilt nicht mehr.
- Ferner muss der Arbeitsausfall den gesamten Betrieb oder eine abgrenzbare Betriebsabteilung betreffen und auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruhen, die über das allgemeine Betriebsrisiko hinausgehen. Dabei kann es sich um konjunkturell bedingte Auftrags-/Nachfragerückgänge oder Störungen in der Lieferkette handeln. Nicht ausreichend sind dagegen bloße Preissteigerungen. Die Abgrenzung zwischen allgemeinem Betriebsrisiko und wirtschaftlich bedingtem Arbeitsausfall erläutern wir in unserem Blog-Beitrag „Kurzarbeit in geopolitischen Krisenzeiten“.
- Zudem muss der Arbeitsausfall vorübergehend sein, also eine Rückkehr zur Vollarbeit innerhalb eines überschaubaren Zeitraums überwiegend wahrscheinlich sein. Orientierungspunkt ist die maximale Bezugsdauer des Kurzarbeitergeldes. Wichtig: Die maximale Bezugsdauer des Kurzarbeitergeldes beträgt derzeit 24 Monate (befristet bis 31. Dezember 2026), die Regelbezugsdauer 12 Monate.
2. Unvermeidbarkeit des Arbeitsausfalls: Abbau von Plusstunden und Aufbau von Minusstunden
Schließlich muss der Arbeitsausfall unvermeidbar sein. Dafür müssen Unternehmen zunächst alle zumutbaren Gegenmaßnahmen ausschöpfen, insbesondere den Abbau von Überstunden und Arbeitszeitguthaben, den Aufbau von Minusstunden anordnen sowie alternative Einsatzmöglichkeiten im Betrieb prüfen.
Aktueller Praxishinweis: Die Agentur für Arbeit betont ausdrücklich, dass Kurzarbeit zur Vorratsstreckung oder zum Abwarten von Preisentwicklungen keinen unvermeidbaren Arbeitsausfall darstellt.
3. Anzeige des Arbeitsausfalls bei der Bundesagentur für Arbeit
Der Arbeitsausfall ist spätestens im Monat des Beginns der Kurzarbeit bei der zuständigen Agentur für Arbeit am Betriebssitz anzuzeigen. Die Anzeige muss insbesondere enthalten:
-
- eine konkrete Beschreibung des Arbeitsausfalls,
- eine nachvollziehbare Darlegung der wirtschaftlichen Ursachen,
- eine Begründung der Unvermeidbarkeit.
Aktueller Praxishinweis: Die Agentur für Arbeit prüft Anzeigen heute deutlich strenger als während der Pandemie. Pauschale Begründungen, wie sie teilweise in Corona‑Zeiten akzeptiert wurden, genügen nicht mehr. Fehlerhafte oder verspätete Anzeigen können zum Verlust oder zur Rückforderung von Kurzarbeitergeld führen – mit erheblichem finanziellem Risiko für den Arbeitgeber.
III. Kurzarbeit rechtssicher einführen – ein Praxisleitfaden
Ist die Entscheidung für Kurzarbeit getroffen und wirtschaftlich abgewogen, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen. Der folgende Leitfaden hat sich in der Beratungspraxis bewährt.
1. Schaffung der rechtlichen Grundlagen zur Einführung von Kurzarbeit
Lessons learned: Während der Pandemie haben viele Betriebe auf kurzfristige Lösungen, informelle Vereinbarungen oder unwirksame Klauseln vertraut. Die Folgen waren Annahmeverzug, volle Vergütungspflicht und der Verlust des KUG-Anspruchs.
Daher sollte vor Einführung der Kurzarbeit geprüft werden, ob bestehende Regelungen den aktuellen rechtlichen Anforderungen noch genügen oder Anpassungsbedarf besteht.
2. Sicherstellung adressatengerechter Kommunikation
Lessons learned: Fehlende Einbindung der Führungskräfte, widersprüchliche Informationen sowie unklare Kommunikation gefährden die Akzeptanz der Maßnahmen und erhöhen das Risiko arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen.
Vor diesem Hintergrund empfiehlt sich eine frühzeitige, konsistente und adressatengerechte Kommunikation der wirtschaftlichen Ausgangslage, der Handlungsalternativen sowie der Folgen der Kurzarbeit. Insbesondere Führungskräfte sollten gezielt vorbereitet werden, da sie als erste Ansprechpartner der Belegschaft maßgeblich zur Akzeptanz der Maßnahme beitragen und deren Notwendigkeit, insbesondere als milderes Mittel gegenüber betriebsbedingten Kündigungen, überzeugend vermitteln müssen.
3. Gezielte Setzung von Anreizen
Lessons learned: Ohne gezielte Anreize kann die Einführung und praktische Umsetzung von Kurzarbeit erheblich erschwert werden.
Unternehmen sollten daher vor Einführung der Kurzarbeit prüfen, ob durch gezielte Anreize – etwa Zuschüsse zum Kurzarbeitergeld oder Regelungen zu variablen Vergütungsbestandteilen die Akzeptanz und Umsetzung der Maßnahme unterstützt werden kann. Wichtig: Die während der Corona-Pandemie geltende Sonderregelung, wonach freiwillige Zuschüsse zum Kurzarbeitergeld steuerfrei waren, gilt nicht mehr.
4. Abbau von Arbeitszeitguthaben und Aufbau von Minusstunden
Lessons learned: Viele Betriebe haben während der Pandemie Kurzarbeit eingeführt, obwohl Arbeitszeitguthaben noch nicht ausreichend abgebaut war. Die Agentur für Arbeit prüft dies heute deutlich strenger und verlangt eine nachvollziehbare Dokumentation.
Vor Einführung der Kurzarbeit sollten Unternehmen daher zunächst die Arbeitszeitkonten auswerten, einen verbindlichen Abbau- bzw. Aufbauplan erstellen und dokumentieren, warum dennoch ein erheblicher Arbeitsausfall verbleibt. Grundsätzlich sind Arbeitszeitguthaben abzubauen und – soweit zulässig – Minusstunden aufzubauen. Nur Guthaben von mehr als zehn Prozent der geschuldeten Jahresarbeitszeit dürfen unberührt bleiben (§ 96 Abs. 4 S. 3 Nr. 4 SGB III).
5. Einbringung von Urlaub
Lessons learned: Die Agentur für Arbeit prüft, ob vor Einführung der Kurzarbeit noch vorrangig einzubringende Urlaubsansprüche bestehen.
Resturlaub aus dem Vorjahr ist grundsätzlich vor Beginn der Kurzarbeit einzubringen, notfalls auch auf Anweisung des Arbeitgebers, sofern keine zwingend zu berücksichtigenden Arbeitnehmerinteressen entgegenstehen. Gleiches gilt für noch nicht verplanten Urlaub des laufenden Jahres. Bereits festgelegter Urlaub (z. B. durch Urlaubsplan oder genehmigte Anträge) muss hingegen nicht verlegt werden.
6. Berücksichtigung von Feiertagen
An Feiertagen besteht kein Anspruch auf Kurzarbeitergeld (§ 2 Abs. 2 EFZG). Stattdessen ist der Arbeitgeber nach § 2 Abs. 1 EFZG zur Entgeltfortzahlung verpflichtet, bei reduzierter Arbeitszeit in Höhe des reduzierten Arbeitsentgelts zzgl. KUG und bei Kurzarbeit „Null“ in Höhe des Kurzarbeitergeldes. Bei Planung von Kurzarbeitsphasen sollten Feiertage daher berücksichtigt werden, um unerwartete Zusatzkosten zu vermeiden.
7. Sorgfältige Arbeitszeiterfassung
Der Umfang des Arbeitsausfalls ist spätestens im Rahmen der Abschlussprüfung durch die Agentur für Arbeit nach Beendigung der Kurzarbeit glaubhaft zu machen. Eine sorgfältige und lückenlose Arbeitszeiterfassung ist daher unerlässlich. Unvollständige oder fehlerhafte Dokumentationen führen regelmäßig zu Rückfragen der Agentur für Arbeit und können Rückforderungen auslösen. Führungskräfte sollten zudem darauf achten, dass während der Kurzarbeit keine nicht erfassten Überstunden entstehen.
Dieser Beitrag ist mit freundlicher Unterstützung von Felix Harrieder, Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Standort in München, entstanden.“
