Kein „Hinweisgebersystem light“ – Compliance Versäumnisse können Kündigung rechtfertigen

Im Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten. Es verpflichtet Arbeitgeber Meldestellen und Meldeverfahren einzurichten, um Whistleblower zu schützen, die Informationen über Verstöße im beruflichen Kontext erlangen und diese melden möchten. Dass es mit der bloßen Implementierung nicht getan ist, sondern das Verfahren auch aktiv betrieben werden muss, wenn man nicht arbeitsplatzgefährdende Konsequenzen erleben möchte, hat nun ein für die Rechts- und Compliance-Abteilung zuständiger General Counsel durch ein Urteil des ArbG Offenbach (ArbG Offenbach, Urteil v. 25.11.2025 – 1 Ca 136/25) zu spüren bekommen. Ein Grund mehr, einen genaueren Blick auf die Vorgaben des HinSchG zu werfen.

Das Urteil des Arbeitsgerichts

Der Kläger war als General Counsel eines Konzerns mit Verantwortung für die Bereiche Recht und Compliance tätig. Zum Konzern gehört eine Tochtergesellschaft, bei der bereits früher Unregelmäßigkeiten aufgefallen waren. Im Oktober 2023 ging ein Whistleblower-Hinweis zu mutmaßlich rechtswidrigen Praktiken bei dieser Tochtergesellschaft ein. Es wurde ein internes Untersuchungsteam unter Beteiligung des General Counsel gebildet, jedoch entgegen der Verfahrensordnung ohne Einbindung der Konzernrevision. Mit der Untersuchung waren Mitarbeiter betraut, die durch den Hinweisgeber belastet wurden. Die Antwort an den Hinweisgeber war verharmlosend. Ein formeller Abschlussbericht zur Untersuchung wurde erst im Dezember 2024 auf Drängen der Gremien erstellt und vom General Counsel freigegeben, nachdem die Wirtschaftsprüfer bemerkt hatten, dass zwar Hinweise, aber kein Abschlussbericht existierten. Auf Grundlage eines Zwischenberichts einer mit der weiteren Untersuchung beauftragten Kanzlei kündigte die Gesellschaft das Anstellungsverhältnis aufgrund des Vorwurfs der Verletzung zentraler Überwachungs‑ und Kontrollpflichten außerordentlich fristlos, hilfsweise ordentlich.

Das Arbeitsgericht erklärte die hilfsweise ausgesprochene ordentliche verhaltensbedingte Kündigung für sozial gerechtfertigt, weil der General Counsel in seiner herausgehobenen Stellung über einen längeren Zeitraum zentrale Überwachungs-, Kontroll- und Schadensabwendungspflichten im Zusammenhang mit der Whistleblower-Meldung verletzt hatte. Über einen längeren Zeitraum habe er die ordnungsgemäße Bearbeitung der Meldung nicht sichergestellt und Abweichungen von der Verfahrensordnung nicht unterbunden. Aufgrund seiner exponierten Stellung und der damit verbundenen besonderen Pflichten sei eine störungsfreie Vertragserfüllung in Zukunft nicht mehr zu erwarten. Eine Abmahnung war aufgrund der Schwere der Pflichtverletzung nach Ansicht des Gerichts entbehrlich.

Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes

Unternehmen mit regelmäßig mindestens 50 Beschäftigten sind nach § 12 HinSchG grds. verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten und zu betreiben. Für bestimmte Unternehmen, insbesondere im Finanz- und Versicherungssektor, gilt diese Pflicht unabhängig von der Beschäftigtenzahl. Der Meldestelle müssen ausreichende Befugnisse zur Prüfung von Meldungen und zur Einleitung von Folgemaßnahmen eingeräumt werden (§ 12 Abs. 4 HinSchG). Sie ist in einen bestimmten Verfahrensablauf eingebettet (§§ 13, 16–18 HinSchG).

Interne Meldestellen: Organisation und Anforderungen

Nach § 14 HinSchG können interne Meldestellen unterschiedlich organisiert werden: Als Einzelperson, als Arbeitseinheit oder durch externe Dritte. Auch gemeinsame Meldestellen mehrerer Unternehmen sind möglich. Entscheidend ist aber: Die Verantwortung verbleibt beim Arbeitgeber. Die Auslagerung der Meldestelle an einen Dritten entbindet den „Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen“.

Arbeitgeber müssen daher sicherstellen, dass Informationen der Meldestelle im Unternehmen ankommen und geeignete Entscheidungen und Maßnahmen ausgelöst werden. Zudem schreibt § 15 HinSchG vor, dass die mit der Meldestelle betrauten Personen unabhängig und fachkundig sein müssen. Fachkunde bedeutet u.a.:

• Kenntnis der gesetzlichen Vorgaben (insbesondere HinSchG, Datenschutz- und Geheimnisschutzrecht sowie allgemeiner Compliance-Aspekte, BetrVG),
• Fähigkeit, Hinweise rechtlich einzuordnen (sachlicher Anwendungsbereich gemäß § 2 HinSchG),
• Kompetenzen, um die Abläufe in der Meldestelle abwickeln und mit dem Hinweisgeber interagieren zu können.

„Echte“ Bearbeitung erforderlich

Das HinSchG schreibt der internen Meldestelle klare Verfahrensschritte vor (§ 17 HinSchG): Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen, Prüfung des Anwendungsbereichs und der Stichhaltigkeit, Kontakt mit dem Hinweisgeber, ggf. Einholung weiterer Informationen, Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen (§ 18 HinSchG) und Rückmeldung grds. binnen drei Monaten. Hinzu kommen Dokumentationspflichten (§ 11 HinSchG) und strenge Vertraulichkeitsanforderungen (§ 8 HinSchG).

Adressat der Pflichten nach dem HinSchG

Das HinSchG adressiert diese Pflichten an die interne Meldestelle. In der Praxis sind auch Führungskräfte – insbesondere in Legal, Compliance, Revision – eingebunden. Nach der Rechtsprechung treffen Leiter von Rechts‑ und Compliance‑Abteilungen besondere Überwachungs-, Kontroll- und Schadensabwendungspflichten. Wer also fachlich verantwortlich für Compliance oder Legal ist und von Hinweisen (oder von Defiziten in ihrer Bearbeitung) weiß, kann sich nicht auf fehlende formelle Zuständigkeit zurückziehen. Kenntnis von offensichtlichen Verfahrensverstößen – etwa Nicht‑Einschaltung der Revision, Bearbeitung durch potenziell selbst Betroffene, fehlende oder verspätete Abschlussberichte – löst eine aktive Pflicht zur Intervention aus. Wird dieser Pflicht über längere Zeit nicht entsprochen, können arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung in Betracht kommen.

Fazit: Ein funktionierendes System ist unabdingbar

Ein System, das den Anforderungen des HinSchG gerecht wird, ist Pflicht. Dies betrifft aber nicht nur die Implementierung, sondern auch die richtige Durchführung. Aus Arbeitgeberperspektive ist daher entscheidend:

• Formale Implementierung allein genügt nicht. Meldekanäle, Policies und Verfahrensordnungen sind nur der Anfang.
• Die handelnden Personen. Sie benötigen Fachkunde und müssen unabhängig sein.
• Hinweise müssen gründlich bearbeitet werden. Unzureichende Untersuchungen, verspätete Berichte und fehlende Folgemaßnahmen begründen nicht nur Verstöße gegen das HinSchG, sondern grds. auch arbeitsrechtliche Pflichtverletzungen.
• Die Unternehmenskultur entscheidet, wohin Hinweisgeber gehen. Ein vertrauenswürdiges System ist der beste Schutz davor, dass Themen ungefiltert bei Behörden oder in der Öffentlichkeit landen.