Dienstreisen in Krisenzeiten – Höchste Zeit für ein Travel-Risk-Management

Die weltweite Sicherheitslage ist zunehmend geprägt von geopolitischen Konflikten, politischer Instabilität und akuten Krisen. Dadurch nehmen auch Reisewarnungen und Luftraumsperrungen deutlich zu und erschweren die Planung und Durchführung internationaler Mobilität. Arbeitgeber stehen damit vor erheblichen Herausforderungen: Dienstreisen in potenzielle Krisen- oder Risikogebiete sind nicht mehr ohne weiteres möglich. Sie erfordern vielmehr eine sorgfältige Risikoabwägung, die Einhaltung arbeitsrechtlicher Pflichten sowie umfassende Schutzmaßnahmen, um die Sicherheit der eigenen Mitarbeitenden auch in Krisensituationen gewährleisten zu können.

I. Anordnung einer Dienstreise

Das arbeitgeberseitige Weisungsrecht nach § 106 GewO berechtigt den Arbeitgeber Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen und im Rahmen der vertraglichen Vorgaben einseitig festzulegen. Er ist daher grundsätzlich auch berechtigt die Durchführung einer Dienstreise einseitig anzuordnen. Hierbei muss der Arbeitgeber jedoch neben den vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben auch die Grenze des „billigen Ermessens“ berücksichtigen. Überschreitet er diese, ist ein Mitarbeitender grundsätzlich berechtigt dieser Weisung keine Folge zu leisten.

Eine Weisung zur Durchführung einer Dienstreise kann insbesondere dann nicht mehr billigem Ermessen entsprechen und somit vom Mitarbeitenden sanktionslos abgelehnt werden, wenn der Zielort als Krisengebiet einzustufen ist. Ein maßgebliches Indiz, ob der Zielort der Dienstreise als Krisengebiet gilt, ist eine vom Auswärtigen Amt ausgesprochene Reisewarnung. In einem solchen Fall ist der Arbeitgeber gehalten, den Einsatz von Mitarbeitenden an dem Zielort besonders sorgfältig abzuwägen und im Zweifel von einer verpflichtenden, einseitigen Anordnung einer Dienstreise in das betroffene Gebiet abzusehen.

In manchen Konstellationen ist die Durchführung einer Dienstreise dennoch zwingend erforderlich und auch der Mitarbeitende möchte die Dienstreise trotz der Krisensituation antreten. Hier müssen Arbeitgeber vor allem die ihnen obliegenden Schutz-, Informations- und Mitwirkungspflichten beachten. Arbeitgeber sind in diesem Zusammenhang daher gut beraten, vor dem Antritt der Dienstreise ein sog. Travel Risk Management zu etablieren. Dieses Travel Risk Management sollte u.a. nachfolgende Punkte berücksichtigen:

• Aufforderung an den Mitarbeitenden sich vor Reiseantritt in die Krisenvorsorgeliste ELEFAND des Auswärtigen Amtes einzutragen,
• Etablierung einer Krisenhotline,
• Umfassendes Sicherheitsbriefing vor Reiseantritt.

II. Krisenausbruch während einer Dienstreise

• Der genaue Zeitpunkt eines Krisenausbruchs ist regelmäßig nicht vorhersehbar. Befindet sich ein Mitarbeitende bei einer sich plötzlich veränderten Sicherheitslage bereits auf einer Dienstreise, sollten Arbeitgeber unverzüglich angemessene Maßnahmen ergreifen, um ihrer Fürsorgepflicht ausreichend nachzukommen und die Sicherheit der Mitarbeitenden vor Ort bestmöglich zu gewährleisten. Die arbeitsrechtliche Fürsorgepflicht des Arbeitgebers umfasst das Treffen aller erforderlichen und zumutbaren Maßnahmen, um die Sicherheit des Mitarbeitenden zu gewährleisten und ihn aus einer potenziellen Gefahrensituation herauszuführen.
• Arbeitgeber sollte in einer solchen Situation daher v.a. nachfolgende Schritte unverzüglich einleiten:
  • Unverzügliche Kontaktaufnahme mit dem Mitarbeitenden und Information sowie gemeinsame Abstimmung über die aktuelle Situation sowie ggf. die Aufforderung, umgehend einen sicheren Ort aufzusuchen.
  • arbeitgeberseitiges Angebot eines unverzüglichen Reiseabbruchs, das klar kommuniziert und dokumentiert werden sollte. Dies kann auch die arbeitgeberseitige Unterstützung bei organisatorischen Maßnahmen umfassen, insbesondere bei der Durchführung von Umbuchungen, der Suche nach einer sicheren Unterkunft und der Koordination der Rückreise.
  • Information an die zuständige deutsche Auslandsvertretung, sofern dies – in Abstimmung mit dem Mitarbeitenden – zur Lageeinschätzung oder zur Unterstützung erforderlich erscheint.
• Um zu gewährleisten, dass Arbeitgeber auch in solchen Ausnahmesituationen nicht unvorbereitet handeln müssen, empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld klare betriebliche Notfallrichtlinien zu entwickeln. Als Orientierung kann dabei insbesondere die ISO 31030 „Management von Reiserisiken – Anleitung für Organisationen“ dienen, die international anerkannten Leitlinien für den systematischen Umgang mit Reiserisiken bereitstellt.

Fazit

Die aktuellen weltpolitischen Entwicklungen zeigen, dass Arbeitgeber sich mit einem effektiven Travel‑Risk‑Management auseinandersetzen sollten. Vor der Anordnung von Dienstreisen sollten Arbeitgeber die Sicherheitslage prüfen, Reisewarnungen beachten, Freiwilligkeit sicherstellen und Notfallstrukturen schaffen. Bei auftretenden Krisen während der Dienstreise ist eine enge Abstimmung mit dem sich im Krisengebiet befindlichen Mitarbeitenden und das Bereitstellen von arbeitgeberseitigen Unterstützungsmaßnahmen unerlässlich.