Vom Stift zum Klick: Der digitale Arbeitsvertrag

Die Weichen stehen auf digital: Auch Arbeitsverträge wandern zunehmend vom Aktenschrank auf den Bildschirm. Was sollten Arbeitgeber bei der Umsetzung beachten und warum bleibt der Griff zum Papier in bestimmten Konstellationen dennoch unverzichtbar?

Vom klassischen Papiervertrag…

Lange waren Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich und eigenhändig unterschrieben auszuhändigen. Faktisch galt damit ein „Papierstandard“ für Arbeitsverträge. Der dahinterstehende Zweck: Arbeitnehmer sollen Transparenz über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen erhalten und im Streitfall einen belastbaren Nachweis in der Hand haben.

…hin zur digitalen Lösung

Diesem Zweck kann jedoch grundsätzlich ebenso entsprochen werden, wenn diese Informationen in digitaler Form übermittelt werden. Das hat der Gesetzgeber auch erkannt: Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Arbeitgeber nunmehr die wesentlichen Vertragsbedingungen auch elektronisch erteilen soweit folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich, speicher- und ausdruckbar sein.
• Der Arbeitnehmer muss mit der Übersendung ausdrücklich zur Bestätigung des Empfangs aufgefordert werden.

Damit gewinnt der digitale Arbeitsvertrag deutlich an praktischer Bedeutung.

Praktische Leitplanken für Arbeitgeber

Damit digitale Arbeitsverträge rechtssicher und zugleich effizient eingesetzt werden können, benötigen Arbeitgeber klare Spielregeln. Die folgenden Leitplanken geben eine erste praxisnahe Orientierung.

1. Sicherer Übermittlungsweg

Um Arbeitnehmern den digitalen Arbeitsvertrag so zur Verfügung zu stellen, dass er zugänglich sowie auf einem dauerhaften Datenträger speicher- und ausdruckbar ist, sollte er per E-Mail als PDF oder direkt im Text der E-Mail übermittelt werden. Andere Kanäle, etwa Messengerdienste oder soziale Netzwerke, werden zwar teilweise als zulässig angesehen, sind aber risikobehaftet. Insbesondere besteht die Gefahr, dass nicht alle Arbeitnehmer diese Kanäle nutzen.

2. Identifizierbarkeit des Arbeitgebers

Eine eigenhändige Unterschrift des Arbeitgebers ist nicht mehr erforderlich. Entscheidend ist vielmehr, dass der Arbeitgeber als Aussteller eindeutig erkennbar ist. Dies kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, etwa durch ein eingescanntes unterschriebenes Dokument oder eine elektronische Signatur (z.B. DocuSign).

3. Empfangsbestätigung

Mit der digitalen Übermittlung müssen Arbeitnehmer dazu aufgefordert werden, den Erhalt zu bestätigen. Verlangt ist damit zunächst nur die Aufforderung zur Empfangsbestätigung, nicht die tatsächliche Antwort des Arbeitnehmers. Für die Praxis empfiehlt es sich dennoch, eine dokumentierte Bestätigung einzuholen. Eine praxistaugliche Umsetzungsmöglichkeit könnte etwa eine Lesebestätigung per E-Mail sein. Die eingehenden Bestätigungen sollten so archiviert werden, dass sie im Streitfall nachweisbar sind.

4. Papiervertrag auf Verlangen

Trotz der neuen Möglichkeiten können Arbeitnehmer weiterhin verlangen, dass ihnen der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen in Form des klassischen Papiervertrags ausgehändigt wird. Für Arbeitgeber heißt das: Vollständig papierlose Prozesse lassen sich nicht in jedem Fall durchhalten. Digitale Abläufe müssen so gestaltet sein, dass sie bei Bedarf kurzfristig umgestellt werden können.

5. Grenzen des Einsatzes digitaler Arbeitsverträge

Die Möglichkeit des Einsatzes digitaler Arbeitsverträge ist nicht grenzenlos. In bestimmten Konstellationen ist es sinnvoll oder sogar erforderlich, auf einen klassischen Papiervertrag zurückzugreifen. Darunter fallen unter anderem Arbeitsverträge mit Arbeitnehmern, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig tätig sind, bei denen die Gefahr der Schwarzarbeit besteht. Hier gilt: Abstand vom digitalen Arbeitsvertrag. Auch bei befristeten Arbeitsverträgen ist Vorsicht geboten. Befristungsabreden unterliegen weiterhin dem Schriftformerfordernis. Daher sollte für Arbeitgeber stets zuerst die Frage im Raum stehen, ob ein digitaler Arbeitsvertrag im konkreten Fall überhaupt in Betracht kommt und erst im zweiten Schritt, wie die digitale Umsetzung im Detail gestaltet wird.