Dienstreisen in die USA – was die neuen Einreiseregeln für Arbeitgeber bedeuten

Dienstreisen in die USA gehören für viele Beschäftigte zum Alltag. Die von der US-Regierung angekündigte Verschärfung der Einreisebestimmungen sehen umfangreiche Offenlegungspflichten vor, die nach derzeitigem Stand auch deutsche Staatsbürger auf Dienstreisen betreffen würden: Neben Social-Media-Aktivitäten der letzten 5 Jahre auch Telefonnummern, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, biometrische Daten (z.B. Fingerabdruck, Iris-Scan). Auch nähere Angaben zu Familienmitgliedern können eingefordert werden (z.B. Namen, Geburtsdaten und Wohnort). Wer die angefragten Auskünfte nicht erteilt, darf im Zweifel nicht einreisen. Noch sind diese Regelungen nicht beschlossen oder gar in Kraft. Aber was würde es eigentlich für deutsche Arbeitgeber bedeuten, wenn derartige Regelungen in Kraft träten?

Direktionsrecht erfasst grundsätzlich auch Auslandsdienstreisen

Gemäß § 106 GewO kann der Arbeitgeber Ort, Zeit und Inhalt der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen bestimmen, soweit der Arbeitsvertrag oder andere Regelungen nichts anderes festlegen. Von diesem Direktionsrecht sind jedenfalls dann auch Auslandsdienstreisen umfasst, wenn die vertragliche Tätigkeit ihrer Natur nach Auslandseinsätze einschließt. Wenn der Arbeitsvertrag Auslandsdienstreisen ausdrücklich vorsieht, bedarf es noch nicht einmal eines Rückgriffs auf die gesetzliche Regelung.

In beiden Fällen aber gilt, dass eine Dienstreise nur angeordnet werden kann, wenn sie billigem Ermessen entspricht. Bei der Entscheidung, ob Beschäftigte auf Auslandsdienstreise geschickt werden, muss der Arbeitgeber also die wesentlichen Umstände des Einzelfalls abwägen und die beiderseitigen Interessen angemessen berücksichtigen. Wichtige Gesichtspunkte sind hier:

• Gewicht des betrieblichen Interesses an der Dienstreise (z.B. strategisch wichtiger Termin vs. Routine‑Meeting).
• Alternativen und deren Eignung (Videokonferenz, anderer Dienstreiseort, andere Beschäftigte).
• Individuelle Risiken für die betroffenen Beschäftigten und Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.
• Besondere persönliche Interessen der betroffenen Beschäftigten an der Vermeidung der Dienstreise.

Stellt sich die Anordnung einer Dienstreise ins Ausland in dieser Abwägung als unbillig dar, dürfen Beschäftigte die Dienstreise verweigern. .In unklaren Fällen sind Beschäftigte aus Risikogründen allerdings nicht gut beraten, eine Anordnung zur Dienstreise zu missachten.

Neue Einreisebestimmungen in den USA als potenzieller Game Changer

Die geplanten neuen Einreisebestimmungen könnten zukünftig bei der Frage, ob eine Dienstreise angeordnet werden kann, ein echter Game Changer sein. In die Interessenabwägung wäre einzustellen, dass

• der Eingriff in die Privatsphäre erheblich ist, weil politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung, familiäre Beziehungen und vieles weitere offengelegt und ausgewertet werden könnte;
• die Verarbeitung dieser Daten durch eine ausländische Sicherheitsbehörde erfolgt, die nicht an das DSGVO‑Schutzniveau gebunden ist und mutmaßlich die Daten nicht nur länger speichert, sondern auch (für andere Zwecke) an andere Behörden weitergibt und ggf. gezieltes Profiling durchführt.

Damit steigt die Bedeutung der Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten in der Interessenabwägung deutlich, insbesondere bei solchen Personen, die aufgrund z.B. politscher Aktivitäten ein erhöhtes individuelles Risiko haben. Ob eine USA-Dienstreise noch billigem Ermessen entspricht, lässt sich auch dann aber nur einzelfallbezogen beantworten.

Für das Interesse des Arbeitgebers kann auch dann im Einzelfall sprechen, dass die Dienstreise eine besondere wirtschaftliche Bedeutung hat oder in der konkreten Position der betroffenen Beschäftigten Dienstreisen in die USA zum erwartbaren Alltagsgeschäft gehören.

Je mehr Schutzmaßnahmen Arbeitgeber zur Verfügung stellen, desto eher wird eine Dienstreise in die USA billigem Ermessen entsprechen. Als Schutzmaßnahmen kommen insbesondere in Betracht:

• Die auch in anderen Ländern (z.B. China) übliche Ausgabe von Clean Devices (zurückgesetztes Mobiltelefon, Laptop).
• Information und Trainings zum Umgang mit Fragen der Einwanderungsbehörden.
• Professioneller Pre-Check von Social-Media-Profilen im Hinblick auf kritische Inhalte (was datenschutzrechtlich sauber aufgesetzt werden muss).
• Notfallkontakte vor Ort und in der Heimat und ggf. Angebot rechtlicher Unterstützung.

Rolle des Betriebsrats

Soweit nur die Frage betroffen ist, ob Beschäftigte in Erfüllung ihrer arbeitsvertraglichen Aufgaben eine Dienstreise in die USA übernehmen, wird regelmäßig keine Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Ordnung des Betriebs) bestehen. Ein etwaiger Einsatz von technischen Tools zur Abwicklung der Dienstreise, etwa beim Pre-Check von Social‑Media‑Profilen oder sonstiger Daten oder Trainings kann aber als technische Überwachungseinrichtung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein. Denkbar ist auch, dass besondere Schutzmaßnahmen des Arbeitgebers unter dem Gesichtspunkt der Vermeidung von gesundheitlichen und insbesondere psychischen Belastungen bei problematischen Auslandsreisen gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG mitbestimmungspflichtig sind. In jedem Fall kann eine Betriebsvereinbarung zu Auslandsdienstreisen geeignet sein, um den notwendigen Rahmen zu setzen, für Gleichbehandlung bei Entscheidungen und Akzeptanz in der Belegschaft zu sorgen.

Fazit

Möglicherweise lässt die US-Regierung noch von ihren aktuellen Plänen ab. Für den Fall, dass die Pläne jedoch umgesetzt werden, sollten sich Arbeitgeber mit US-Geschäft gezielt auf die neue Ausgangssituation vorbereiten und den Rahmen für künftige US-Dienstreisen neu austarieren.