Startklar für das neue Jahr – Anzeige über die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen und Entrichten der Ausgleichsabgabe fristgerecht erledigen!

In Deutschland sind private und öffentliche Arbeitgeber mit mindestens 20 Arbeitsplätzen verpflichtet, einen Teil dieser Arbeitsplätze mit schwerbehinderten oder diesen gleichgestellten Arbeitnehmern zu besetzen. Über die Beschäftigungsquote haben Arbeitgeber jährlich zum 31. März eine Anzeige bei der zuständigen Agentur für Arbeit zu erstatten und im Fall der Untererfüllung der Quote ebenfalls bis zum 31. März die sogenannte Ausgleichsabgabe zu entrichten. Seit dem Erhebungszeitraum 2025 gelten hierfür erneut höhere Abgabensätze. Gleich zu Jahresbeginn ergibt sich dabei für Arbeitgeber eine wichtige Verpflichtung, welche wir im Folgenden beleuchten wollen.

Adressaten der Beschäftigungspflicht

Verpflichtet sind alle Arbeitgeber, welche Arbeitnehmer auf mindestens 20 Arbeitsplätzen im Sinne des § 156 SGB IX beschäftigen. Dabei wird auf die Gesamtzahl der Beschäftigten eines Arbeitgebers abgestellt, da der Gesetzeswortlaut auf den „Arbeitgeber“ und nicht auf den einzelnen Betrieb verweist.

Arbeitsplatz im Sinne des SGB IX

Als Arbeitsplätze im Sinne der Ausgleichsabgabenregelung gelten solche Stellen nicht, die aufgrund der Art der Tätigkeit oder einer Vereinbarung für höchstens acht Wochen besetzt werden, sowie Stellen, welche weniger als 18 Wochenstunden umfassen. Bei der Berechnung der Mindestzahl an Arbeitsplätzen und der Anzahl der Arbeitsplätze, auf denen schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen sind, werden Ausbildungsplätze nicht berücksichtigt. Weiterhin sind Bruchteile von 0,5 oder mehr aufzurunden. Eine Besonderheit gilt dahingehend bei Arbeitgebern mit im Jahresdurchschnitt weniger als 60 Arbeitsplätzen – hier sind Bruchteile von 0,5 abzurunden.

Beschäftigungsquoten

Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20, aber weniger als 40 Arbeitsplätzen müssen jahresdurchschnittlich je Monat einen (1) schwerbehinderten Menschen, Arbeitgeber mit monatlich mindestens 40 aber weniger als 60 Arbeitsplätzen müssen jahresdurchschnittlich je Monat zwei (2) schwebehinderte Menschen und Arbeitgeber mit monatlich mindestens 60 Arbeitsplätzen auf 5 % der Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen beschäftigen.

Der Gesetzgeber hat für die Definition der Erfüllung der „Beschäftigung“ detaillierte Regelungen aufgestellt, die Arbeitgeber detailliert prüfen sollten.

Melde- und Zahlungspflichten der Arbeitgeber

Arbeitgeber müssen jährlich zum 31. März bei der Agentur für Arbeit am Sitz des Arbeitgebers eine Anzeige über die bei ihnen beschäftigte Anzahl schwerbehinderter Menschen einreichen. Arbeitgeber müssen hier proaktiv handeln und ihre Anzeige selbst erstellen und einreichen, da in der Regel keine gesonderte Aufforderung durch die Agenturen erfolgt.

Wird die Beschäftigungsquote nicht erfüllt, muss der Arbeitgeber die Ausgleichsabgabe entrichten – wobei dies die Pflicht zur Beschäftigung schwerbehinderter Menschen nicht aufhebt. Auch die Höhe der zu entrichtenden Ausgleichsabgabe müssen die Arbeitgeber selbst berechnen und an das zuständige Integrationsamt zahlen. Hier müssen Arbeitgeber Vorsicht walten lassen, da die Anzeige über die bei ihnen beschäftigte Anzahl schwerbehinderter Menschen an die Agentur für Arbeit gestellt werden muss, die Zahlung der Ausgleichsabgabe jedoch an das Integrationsamt zu erfolgen hat.

Die Ausgleichsabgabe wurde in den vergangenen Jahren mehrfach erhöht (wir berichteten: Jahresendspurt 2023 – Was sollten Arbeitgeber jetzt noch beachten? – Kliemt.blog und Fit für 2024 – Wichtige Änderungen für Arbeitgeber – Kliemt.blog). Sie beträgt nach der letzten Erhöhung gemäß der Bekanntmachung des BMAS vom 2. Dezember 2024 ab dem Erhebungszeitraum 2025 monatlich je unbesetztem Pflichtarbeitsplatz nunmehr EUR 155,00 bei einer jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote von 3 Prozent bis weniger als 5 Prozent, EUR 275,00 bei einer jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote von 2 Prozent bis weniger als 3 Prozent, EUR 405,00 bei einer jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote von mehr als 0 Prozent bis weniger als 2 Prozent, sowie EUR 815,00 bei einer jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote von 0 Prozent. Die neuen Sätze kommen zum 31. März 2026 zum ersten Mal zur Abrechnung. Für kleinere Unternehmen gelten geringere Sätze. Verspätete Zahlungen können Säumniszuschläge nach sich führen.

Fazit

Mit den ab dem Erhebungszeitraum 2025 erneut erhöhten Abgabesätzen steigt die finanzielle Belastung bei Nichterfüllung der Beschäftigungsquote deutlich. Es empfiehlt sich daher, die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen laufend zu prüfen. Die laufende Dokumentation der Beschäftigungsquote in Form eines Beschäftigungsverzeichnisses ist für Arbeitgeber unabhängig von der Pflicht zur Anzeige gesetzlich in jedem Fall verpflichtend.