Kein Anspruch auf Kopie eines Untersuchungsberichts nach dem datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch

Arbeitnehmer berufen sich zunehmend auf den datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch, um im Nachgang zu einer Internal Investigation Zugang zum Untersuchungsbericht zu erhalten. Einen solchen Anspruch machen meist die Arbeitnehmer geltend, deren Fehlverhalten Gegenstand der Untersuchung war. Das Interesse am Bericht ist umso größer, wenn auf dessen Grundlage Disziplinarmaßnahmen ergriffen wurden. In einem jüngeren Fall hat das Landesarbeitsgericht München klar gesagt: Ein Anspruch auf Überlassung einer Kopie des kompletten Compliance-Berichts bestehe nach dem datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO nicht. Die Entscheidung befasst sich aber auch mit der Frage des Rechts auf Einsicht in die Personalakte, weshalb sie wichtige Lehren für die Herangehensweise in internen Untersuchungen mit sich bringt.

Worum ging es?

In dem vom LAG München (Urteil vom 12.06.2025, 2 SLa 70/25, derzeit anhängig beim BAG mit mündlicher Verhandlung im April 2026) zu entscheidenden Fall wollte die Arbeitnehmerin u. a. auf datenschutzrechtlicher Grundlage die Kopie eines Abschlussberichts einer internen Compliance-Untersuchung erlangen. Ihr Verhalten war Gegenstand der Untersuchung. Ihr war vorgeworfen worden, einen einschüchternden, herabwürdigenden, respektlosen und unehrlichen Führungsstil zu haben. Die Arbeitgeberin verweigerte die Herausgabe des Berichts u. a. mit dem Hinweis auf den Schutz der Rechte Dritter – insbesondere der beteiligten Hinweisgeber und Zeugen, denen man Anonymität zugesichert hatte. Zudem machte die Arbeitgeberin die Vertraulichkeit des internen Ermittlungsverfahrens insgesamt geltend.

Herausgabe ganzer Dokumente nur im Ausnahmefall

Das Gericht stellte klar: Gegenstand des datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruchs seien grundsätzlich nicht die Dokumente, welche die personenbezogenen Daten enthalten, sondern lediglich die personenbezogenen Daten selbst, die Gegenstand der Verarbeitung sind. In anderen Worten: Es besteht nur ein Anspruch auf Auflistung der verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Eine Herausgabe von Auszügen oder ganzen Dokumenten komme nur ausnahmsweise in Betracht – nämlich dann, wenn dies für die wirksame Ausübung der durch die DS-GVO verliehenen Rechte des auskunftsbegehrenden Arbeitnehmers unerlässlich ist. Diese Unerlässlichkeit werde nicht vermutet: Der Arbeitnehmer müsse vielmehr konkret darlegen, welche Rechte er ausüben möchte und warum die bloße Mitteilung der verarbeiteten personenbezogenen Daten dafür nicht ausreiche.

Compliance-Bericht zur Überprüfung datenschutzrechtlicher Zulässigkeit nicht benötigt

Insofern ging das Gericht davon aus, dass zur Überprüfung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit von Datenverarbeitungen im vorliegenden Fall gerade nicht der gesamte Compliance-Bericht benötigt werde. Zum einen enthalte dieser eine Vielzahl von Daten. Dabei handele es sich nur um personenbezogene Daten der betroffenen Arbeitnehmerin, soweit Tatsachen über sie oder ihr Verhalten behauptet werden. Keine personenbezogenen Daten der betroffenen Arbeitnehmerin seien hingegen zusammenfassende, ordnende, vergleichende oder wertende Ausführungen der internen Ermittler, Ausführungen zur rechtlichen Bewertung sowie Empfehlungen zu Konsequenzen für den Arbeitgeber. Zum anderen müsse die betroffene Arbeitnehmerin für die Überprüfung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nicht wissen, welche Schlüsse aus den erhobenen Daten gezogen oder wie sich Zeugen insgesamt zu ihren Arbeitsbedingungen geäußert hätten.

Einsichtsrecht in Personalakte unter Berücksichtigung schutzwürdiger Interessen Dritter

Im zu entscheidenden Fall konnte die Arbeitnehmerin allerdings Einsicht in Teile des Untersuchungsberichts nehmen, weil und soweit er als Teil der Personalakte anzusehen ist. Das Gericht verwies insofern darauf, dass auf Basis des Berichts Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden sollten und das Führen von Geheimakten unzulässig sei. Aber auch insofern bestehe nach der Entscheidung des Gerichts kein grenzenloses Einsichtsrecht in den gesamten Untersuchungsbericht. Vielmehr könne und müsse der Arbeitgeber berechtigte Interessen Dritter, insbesondere das Interesse der Hinweisgeber an ihrer Anonymität, vor der Einsichtnahme durch die Arbeitnehmerin schützen. Solche Inhalte, die die Person des Hinweisgebers offenbaren oder Rückschlüsse auf die Person zulassen, könnten anonymisiert bzw. geschwärzt werden.

Praxishinweis

Die rechtlichen Fragestellungen rund um den datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch und das Einsichtsrecht in die Personalakte des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit internen Untersuchungen sind komplex. Insbesondere in hochsensiblen Fällen interner Untersuchungen ist Arbeitgebern zu großer Vorsicht zu raten: Der Spagat zwischen der Verpflichtung zur Auskunftserteilung bzw. Gewährung von Einsicht in Dokumente einerseits sowie dem Interesse an Geheimhaltung andererseits gestaltet sich herausfordernd. Das gilt vor allem dann, wenn Hinweisgebern und Zeugen Vertraulichkeit zugesagt wurde – sei es aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung (§ 8 Hinweisgeberschutzgesetz) oder einer freiwilligen Zusage im Rahmen der internen Untersuchung. Mit Blick auf das Einsichtsrecht von Arbeitnehmern in die Personalakte empfiehlt sich, stets zwei Berichte zu erstellen:

• Der erste Bericht ist vollumfassend: Er beinhaltet insbesondere Zeugenaussagen sowie ausführliche tatsächliche und rechtliche Wertungen der internen Ermittler. Dieser Bericht ist ausdrücklich für den Arbeitgeber bestimmt.
• Der zweite Bericht enthält lediglich den tatsächlichen Vorwurf, das zusammengefasste Ermittlungsergebnis und ggf. Ausführungen zu den arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Dieser Bericht ist Bestandteil der Personalakte.