Jahresurlaubsplanung – drei Need-to-knows für Arbeitgeber

Die Fest- und Feiertage sind gerade überstanden, der Start ins neue Jahr geglückt. Kaum ist der Alltag zurück, wandern die Gedanken wieder in Richtung freier Tage: die Jahresurlaubsplanung steht an. Für Arbeitgeber ist das Thema Urlaub eine planungsintensive Aufgabe gleich zu Jahresbeginn – und ein nicht zu unterschätzender rechtlicher Risikobereich. Die jüngere Rechtsprechung zum BUrlG setzt dabei enge Leitplanken. Wer sie nicht beachtet, riskiert finanzielle Nachteile und arbeitsgerichtliche Auseinandersetzungen. Wir zeigen Ihnen daher drei Need-to-knows, die Arbeitgeber jetzt auf dem Radar haben sollten:

Belehrung über den Urlaubsverfall: Pflicht, kein „Nice-to-have“

Seit 2019 gelten für den Verfall des Urlaubsanspruches strenge Vorgaben. Das BAG hat Arbeitgebern umfangreiche Mitwirkungspflichten auferlegt (siehe Blogbeitrag vom 15.08.2019).

Der gesetzliche Mindesturlaub verfällt nicht automatisch mit dem Jahreswechsel. Vielmehr trifft den Arbeitgeber eine Initiativlast, um den Arbeitnehmer in die Lage zu versetzen, seinen Urlaub tatsächlich wahrzunehmen – andernfalls verfällt der Anspruch nicht. Dazu muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer umfassend informieren.

Trotz erfolgter Belehrung kann es unter Umständen dazu kommen, dass der Urlaub nicht rechtzeitig und ausreichend genommen wird. Das Bundesurlaubsgesetz lässt ausnahmsweise die Übertragung des Resturlaubes in das nächste Kalenderjahr zu, wobei dieser Resturlaub in den ersten drei Monaten des neuen Jahres gewährt und genommen werden muss.

Hier lauert ein häufiger Irrtum: Der Wortlaut dieser Vorschrift suggeriert, dass nach Ablauf des Übertragungszeitraumes – ab dem 01.04. – der übertragene Resturlaub verfällt. Dem ist nach der Rechtsprechung des EuGH und des BAG allerdings nicht so. Vielmehr muss der Arbeitgeber auch hier aktiv werden und die Arbeitnehmer individuell und konkret dazu auffordern, ihren Urlaub zu nehmen. Gleichzeitig muss er klar und rechtzeitig darüber informieren, dass der nicht genommene Urlaub zum Ende des Übertragungszeitraume verfällt. Tut der Arbeitgeber dies nicht, verfällt der Urlaub nicht, was zu einem kumulierten Urlaubsanspruch führt. Darüber hinaus beginnt ohne eine Belehrung auch nicht die Verjährungsfrist zu laufen (siehe Blogbeitrag vom 22.12.2022) – mit entsprechendem finanziellem Risiko für den Arbeitgeber.

Bestehen keine gesonderten Regelungen für einen etwaigen vertraglichen Zusatzurlaub, so gelten diese Regelungen gleichermaßen.

Ganz besonders ist auf eine ausreichende Dokumentation des Hinweises zu achten. Denn der Arbeitgeber trägt die Beweislast dafür, dass er den Arbeitnehmer auf den Verfall hingewiesen hat.

Kürzung des Urlaubs während der Elternzeit: Der richtige Zeitpunkt ist entscheidend

Elternzeit ist für alle Beteiligten eine besondere Phase. Während Arbeitnehmer Planungssicherheit benötigen, müssen Arbeitgeber frühzeitig die personellen und rechtlichen (bisweilen finanziellen) Folgen im Blick behalten. Gerade beim Urlaubsanspruch lauert eine unterschätzte Fehlerquelle: die Kürzung des Urlaubs während der Elternzeit. Arbeitgeber, die nicht rechtzeitig handeln, riskieren unnötige Rechtsstreitigkeiten und Spannungen bei der Rückkehr der Arbeitnehmer aus der Elternzeit.

Während der Elternzeit kann der Arbeitgeber den Erholungsurlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen. Die Kürzung erfolgt nicht automatisch, sondern setzt eine ausdrückliche Erklärung des Arbeitgebers voraus. Diese kann rechtlich zwar auch noch während der laufenden Elternzeit wirksam abgegeben werden; nach Beendigung der Elternzeit ist eine Kürzung hingegen nicht mehr möglich. Ebenfalls unzulässig ist eine Kürzung, wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit noch in Teilzeit arbeitet.

Aus Arbeitgebersicht spricht viel dafür, die Kürzung bereits vor Beginn der Elternzeit zu erklären, z.B. zusammen mit der Bestätigung der Elternzeit. Zum einen reduziert dies rechtliche Risiken: Wird die Erklärung erst später abgegeben, entstehen häufig Beweis- und Abgrenzungsfragen (Zeitpunkt, Zugang, Reichweite der Kürzung). Zum anderen lassen sich so spätere Auseinandersetzungen vermeiden – insbesondere bei der Rückkehr aus der Elternzeit, wenn Erwartungen an den verbleibenden Urlaubsanspruch auseinandergehen.

Nur so lassen sich auch die nicht zu vernachlässigenden betrieblichen Belange nach der Elternzeit verlässlich planen. Wird hingegen Urlaub angesammelt, kann dieser Urlaub zum einen nach der Elternzeit genommen werden. Das bringt Folgeprobleme mit sich, z.B. die Information über den Urlaubsverfall, s. oben. Besonders prekär kann die Situation zum anderen werden, wenn der Arbeitnehmer nach der Elternzeit seine Arbeitszeit verringert (siehe vertiefend unser Blog-Beitrag hier).

(Einvernehmliche) Freistellung: Urlaubsanspruch nicht aus dem Blick verlieren

Freistellungen gehören in Trennungssituationen, Restrukturierungen und Übergangsphasen zur arbeitsrechtlichen Praxis. Häufig werden sie als neutraler Zustand verstanden – ohne Arbeitspflicht, aber mit fortbestehenden Rechten. Gerade beim Urlaubsanspruch kann diese Annahme jedoch trügen. Die Frage, ob und in welchem Umfang Freistellungszeiten bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs zu berücksichtigen sind, ist rechtlich sensibel und praktisch folgenreich. Arbeitgeber sollten dazu Regelungen treffen.

Der gesetzliche Urlaub dient der Erholung von tatsächlich geschuldeter Arbeitsleistung; sein Umfang steht in einem inneren Zusammenhang mit der bestehenden Arbeitspflicht. Ist diese – gleich aus welchem Grund – suspendiert, entsteht für diesen Zeitraum grundsätzlich kein Urlaubsanspruch. Diese arbeitsleistungsbezogene Betrachtung prägt die neuere Rechtsprechung des BAG zur Urlaubsberechnung bei Elternzeit, Sonderurlaub, Kurzarbeit und Altersteilzeit. Sie lässt sich auch auf Freistellungsphasen übertragen.

Gleichwohl besteht in der Praxis rechtliche Unsicherheit. In einer Entscheidung aus dem Jahr 2021 hat der 5. Senat des BAG im Zusammenhang mit einer einvernehmlichen, unwiderruflichen, bezahlten Freistellung erkennen lassen, dass er offenbar davon ausgeht, der Freistellungszeitraum sei bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs zu berücksichtigen. Eine ausdrückliche Klärung dieser Frage durch den für Urlaubsrecht zuständigen 9. Senat liegt bislang nicht vor.

Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich aus Arbeitgebersicht, bei Freistellungen nicht allein auf die dogmatisch überzeugende Einordnung zu vertrauen. Um Abgeltungsrisiken zu vermeiden, sollte vielmehr klar und ausdrücklich geregelt werden, dass Zeiten der Freistellung bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs außer Betracht bleiben – und ob bestehende Urlaubsansprüche durch die Freistellung erfüllt werden sollen oder nicht.

Fazit

Die Jahresurlaubsplanung ist kein bloßer Organisationsakt, sondern ein rechtlich sensibler Steuerungsbereich. Belehrungspflichten, Kürzungserklärungen und saubere Regelungen bei Freistellungen entscheiden darüber, ob Urlaubsansprüche beherrschbar bleiben – oder sich zu finanziellen Risiken entwickeln. Wer frühzeitig plant und rechtssicher kommuniziert, vermeidet Konflikte und startet entspannter ins neue Jahr.