Rückforderung von überzahltem Arbeitsentgelt – Brutto oder Netto?

In der Praxis passiert es schneller als gedacht: Systemumstellungen in der Payroll, Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit, falsch hinterlegte Zulagen oder Vorauszahlungen von Boni führen zu Entgeltüberzahlungen. Wird der Fehler erkannt, stellt sich sofort die Frage wie der überzahlte Anteil des Arbeitsentgeltes zurückgefordert werden kann. Muss der Betrag in voller (Brutto-)Höhe zurückfließen oder nur das, was auf dem Konto des Arbeitnehmers ankam (Netto)? Die Antwort hängt davon ab, welche Bestandteile des Bruttolohnes betroffen sind und über welchen rechtlichen Weg die Rückforderung erfolgt.

Woraus setzt sich das zurückzufordernde Arbeitsentgelt zusammen?

Arbeitsentgelt wird regelmäßig als Bruttovergütung abgerechnet. Davon werden Lohnsteuer und die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung einbehalten (Arbeitnehmer-Brutto); zusätzlich trägt der Arbeitgeber seine eigenen Sozialversicherungsanteile (Arbeitgeber-Brutto). Der verbleibende Betrag ist der Auszahlungsbetrag, welcher als Nettoentgelt an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird. Wichtig für die Rückforderung ist, dass Steuer und Arbeitnehmerbeiträge zwar nicht an die Arbeitnehmer ausgezahlt wurden, diese Entgeltbestandteile aber trotzdem dem Arbeitnehmer einen Vermögensvorteil verschaffen (Tilgung der Steuerschuld bzw. Beitragszeiten). Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung ist dagegen originärer Aufwand des Arbeitgebers.

Welche Teile des Arbeitsentgelts kann zurückverlangt werden?

Das BAG hat in seiner Entscheidung vom 9. April 2008 (4 AZR 164/07) klargestellt, dass der Rückforderungsanspruch des Arbeitgebers sich grundsätzlich auf die Bruttovergütung erstreckt. Dies bedeutet, dass nicht nur der ausgezahlte Nettobetrag, sondern grundsätzlich auch die für den Arbeitnehmer abgeführte Lohnsteuer und die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung Teil des zurückzufordernden Betrags sind. Es kann also das Arbeitnehmer-Brutto verlangt werden.

Dies ist auch richtig, da der Arbeitnehmer durch die Überzahlung in mehrfacher Hinsicht bereichert ist. Erstens hat er eine Zahlung als Nettobetrag erhalten, auf welche in dieser Höhe kein Anspruch bestand. Zweitens wurde seine Steuerschuld gegenüber dem Finanzamt getilgt, was einen Vermögensvorteil darstellt. Drittens wurden seine Sozialversicherungsbeiträge entrichtet, wodurch er Ansprüche in der Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung in entsprechender Höhe erlangt hat.

Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sind hingegen kein Bestandteil des Rückforderungsanspruchs gegen den Arbeitnehmer, da sie allein den Arbeitgeber belasten. Für diese Anteile muss der Arbeitgeber selbst gegenüber der Einzugsstelle eine Erstattung beantragen.

Die Rechtsprechung betont, dass wer eine Bruttoforderung geltend macht, die einzelnen Bestandteile des Arbeitsentgeltes bei der Rückforderung sauber trennen muss. Denn während der Nettobetrag und die Lohnsteuer als Zahlungsanspruch nach § 812 Abs. 1 S. 1 Var. 1 BGB direkt gegen den Arbeitnehmer durchgesetzt werden können, ist für die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung der Weg über die Abtretung des Erstattungsanspruchs nach § 26 SGB IV erforderlich. Wird diese Differenzierung bei der Durchsetzung der Rückzahlung z. B. im Klageweg nicht vorgenommen, droht die Unzulässigkeit der Klage.

Wie sollte das Arbeitsentgelt zurückgefordert werden?

Die Rückforderung überzahlten Arbeitsentgelts erfolgt in der Praxis auf unterschiedlichen Wegen, die jeweils an die rechtliche Natur der einzelnen Entgeltbestandteile anknüpfen. Ausgangspunkt ist der bereicherungsrechtliche Anspruch aus § 812 Abs. 1 S. 1 Var. 1 BGB: Der Arbeitnehmer hat eine Leistung ohne Rechtsgrund erhalten und muss diese herausgeben. Für den Nettobetrag und die zu viel abgeführte Lohnsteuer bedeutet das, dass der Arbeitgeber diese Beträge unmittelbar als Zahlungsanspruch gegen den Arbeitnehmer durch Klage geltend machen kann.

Anders verhält es sich bei den Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung. Hier sieht § 26 SGB IV vor, dass der Erstattungsanspruch gegenüber der Einzugsstelle grundsätzlich dem Arbeitnehmer zusteht. Der Arbeitgeber kann daher nicht einfach Zahlung verlangen, sondern muss im Prozess die Abtretung dieses Anspruchs einklagen.

Eine weitere Möglichkeit, eine Überzahlung zurückzuerhalten, ist die Aufrechnung mit laufenden Entgeltansprüchen. Dieser Weg ist jedoch nur in Bezug auf den Nettobetrag und abgeführten Steuern möglich, da nur dort ein Zahlungsanspruch in Geld besteht. Hier gilt jedoch, dass das Aufrechnungsverbot des § 394 BGB in Verbindung mit den Pfändungsschutzvorschriften der §§ 850 ff. ZPO zu beachten ist. Aufgerechnet werden darf demnach nur gegen den pfändbaren Teil des Nettoarbeitsentgelts. Eine Aufrechnung „brutto gegen brutto“ ist unzulässig. Der Arbeitgeber muss daher den pfändbaren Nettobetrag berechnen und darlegen, um die Aufrechnung zu erklären.

Schließlich ist noch zu beachten, dass vertragliche Rückzahlungsklauseln helfen können, die Rechtslage zu klären. Sie dürfen jedoch nicht pauschal den Einwand der Entreicherung ausschließen, da § 818 Abs. 3 BGB eine zwingende Schutzvorschrift ist. Zulässig ist aber eine Klausel, die die Rückzahlungspflicht für den Fall vorsieht, dass die Überzahlung für den Arbeitnehmer offensichtlich erkennbar war.

Ebenfalls zu beachten ist, dass viele Arbeitsverträge gegenseitige Ausschlussfristen von drei Monaten vorsehen, sodass deshalb die Rückforderung teilweise ausgeschlossen sein wird, wenn zu viel Zeit verstrichen ist.

Zusammenfassende praktische Hinweise

Wenn eine Überzahlung festgestellt wird, ist schnelles und strukturiertes Handeln gefragt. Arbeitgeber sollten zunächst prüfen, welche Bestandteile betroffen sind, wie hoch die Überzahlung war und wann diese erfolgt ist. Eine klare Kommunikation mit dem Arbeitnehmer und die Einhaltung von möglicherweise vorhandenen Ausschlussfristen sind entscheidend.

Praktische Handlungsempfehlungen:

• Überzahlung dokumentieren: Zeitraum, Höhe, Grund und betroffene Entgeltbestandteile festhalten.
• Anspruch sauber adressieren: Nettobetrag und Lohnsteuer als Zahlungsanspruch, Arbeitnehmeranteile über Abtretung; Arbeitgeberanteile direkt bei der Krankenkasse geltend machen.
• Fristen beachten: Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag sowie die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§§ 195, 199 BGB).
• Kommunikation transparent gestalten: Höhe und Berechnung erläutern, Abtretungsformular beifügen, falls erforderlich Ratenzahlung anbieten.
• Falls die Aufrechnung erklärt wird, diese korrekt durchführen: Nur gegen pfändbares Netto und unter Beachtung der Freibeträge; Berechnung für den Arbeitnehmer beifügen.