Entzug der Privatnutzung des Dienstwagens – aber richtig

Dienstwagen sind aus Arbeitnehmersicht beliebt und können einen wichtigen Baustein bei der Vergütung darstellen. Daneben ist ein Dienstwagen für Arbeitnehmer sinnvoll, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit häufig unterwegs und/oder auf ein Fahrzeug angewiesen sind. Für Arbeitgeber bergen Dienstwagen und deren erlaubte Privatnutzung nicht unerhebliche Stolperfallen. Gerade bei der Formulierung von Dienstwagenklauseln bzw. -vereinbarungen sollte deshalb besondere Sorgfalt an den Tag gelegt werden. So kann es z. B. in Trennungskonstellationen zum Streit über die Herausgabe des Dienstwagens kommen. Eine vertragliche Abrede schafft hier Rechtsklarheit.

Das BAG hatte in seinem Urteil vom 12. Februar 2025 (Az. 5 AZR 171/24) Gelegenheit, sich mit der Wirksamkeit einer Widerrufsklausel und der Frage einer Nutzungsausfallentschädigung zu befassen; Anlass genug, um einen Blick auf die vertragliche Gestaltung und die (rechtlichen) Grenzen des Widerrufsvorbehalts bei Dienstwagen zu werfen.

Grundsätzliches zur Dienstwagenüberlassung

Die private Nutzung eines Dienstwagens stellt einen steuerpflichtigen Sachbezug dar und ist Teil der Vergütung. Die Überlassung eines Dienstwagens sollte nicht ohne vertragliche Grundlage erfolgen. Eine Vereinbarung sollte insbesondere Regelungen zu den folgenden Punkten beinhalten:

• Zweck der Nutzung des Dienstwagens
• Umfang der Nutzung des Dienstwagens
• Fahrzeugauswahl und Ausstattung
• Wartung und Pflege, Beschädigungen, Unfälle sowie Kostenübernahme
• Haftung und Versicherung
• Überlassung des Dienstwagens an Dritte und Mitnahme Dritter
• Beendigung und Rückgabe des Fahrzeugs
• Widerrufsvorbehalt
• Dokumentation und Nachweise

Worum ging es in dem Fall des BAG?

Der Arbeitnehmer durfte einen Mittelklasse-Dienstwagen auch privat nutzen. Diese private Nutzung berücksichtigte der Arbeitgeber steuerlich pauschal mit 1% des Listenpreises des Fahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung. Nach betriebsbedingter Kündigung zum 31. August 2023 wurde der Arbeitnehmer mit sofortiger Wirkung freigestellt und zur Rückgabe des Fahrzeugs bis zum 24. Mai 2023 aufgefordert. Dieser Aufforderung kam der Arbeitnehmer am 23. Mai 2023 nach. Der Arbeitsvertrag enthielt eine Klausel, wonach die private Nutzung des Dienstwagens u.a. bei Kündigung und in diesem Zusammenhang erfolgter berechtigter Freistellung widerrufen werden konnte – ohne Anspruch des Arbeitnehmers auf Entschädigung. Der Arbeitnehmer verlangte eine Nutzungsausfallentschädigung für die Zeit vom 23. Mai bis zum 31. August 2023.

Die Entscheidung des BAG und die rechtlichen Rahmenbedingungen

Dem erteilte das BAG für den Zeitraum über den 31. Mai 2023 hinaus eine Absage.

Das BAG bestätigte die Wirksamkeit der im Arbeitsvertrag enthaltenen Widerrufsklausel. Diese hält nach Auffassung des BAG einer sog. AGB-Kontrolle stand. Nach der Rechtsprechung unterliegen einseitige Leistungsbestimmungsrechte, die dem Verwender das Recht einräumen, die Hauptleistungspflichten einzuschränken, zu verändern, auszugestalten oder zu modifizieren, einer Inhaltskontrolle. Nach dem BAG war die vorliegende Klausel transparent für den Arbeitnehmer. Sie sah ausdrücklich vor, dass der Arbeitnehmer im Falle einer berechtigten Freistellung nach einer Kündigung mit dem entschädigungslosen Entzug der Privatnutzung des Dienstfahrzeugs rechnen muss. Damit ist nach dem BAG der maßgebliche Grund für einen möglichen Widerruf ausreichend klar benannt. Auch die Auswirkungen des Widerrufs auf die Vergütung waren für den Arbeitnehmer jedenfalls unter Berücksichtigung des in den Gehaltsabrechnungen ausgewiesenen geldwerten Vorteils eindeutig erkenn- und kalkulierbar.

Nach dem BAG sei der Widerruf der privaten Nutzung eines Dienstwagens im Zusammenhang mit einer wirksamen Freistellung des Arbeitnehmers während der Kündigungsfrist zumutbar. Der Arbeitnehmer müsse bis zum Kündigungstermin keine Arbeitsleistung erbringen, insbesondere entfallen Dienstfahrten mit dem Pkw. Eine Ankündigungs- bzw. Auslauffrist in der Widerrufsklausel selbst sieht das BAG nicht als Wirksamkeitsvoraussetzung an.

Allerdings korrigierte das BAG die Ausübung des Widerrufs, da dieser zum 24. Mai 2023 nicht billigem Ermessen (§ 315 BGB) entsprochen habe. Nach dem BAG sei ein Widerruf nur zum Monatsende zulässig gewesen, da der geldwerte Vorteil steuerlich monatsweise zu versteuern ist und nicht kalendertäglich angesetzt werden kann (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Bei einer Rückgabe des Dienstwagens während des Monats führe dies dazu, dass der Arbeitnehmer die Steuerlast für den ganzen Monat trägt und damit auch für die Zeit, in der er den Pkw nicht mehr nutzen kann. Das Interesse des Arbeitnehmers seinen von ihm vollständig versteuerten Vorteil real nutzen zu können überwiege das Interesse des Arbeitgebers an der sofortigen Rückgabe des Dienstwagens. Der Arbeitnehmer erhielt daher eine anteilige Nutzungsausfallentschädigung für den Zeitraum 23. bis 31. Mai 2023 in Höhe von EUR 137,10 brutto.

Praxistipp

Das BAG bestätigt mit seinem Urteil die grundsätzliche Zulässigkeit von Widerrufsklauseln bei Dienstwagenvereinbarungen. Arbeitgeber sollten von dieser Option Gebrauch machen, um – bei Vorliegen eines im Rahmen der Vereinbarung festgelegten sachlichen Grundes – die Herausgabe des Dienstwagens verlangen bzw. die Möglichkeit zur Privatnutzung auch vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses entziehen zu können. Bei der Gestaltung von Widerrufsklauseln und der Ausübung des Widerrufsrechts ist im Einklang mit der Rechtsprechung insbesondere Folgendes zu beachten:

• Eine klare, transparente und verständliche Formulierung eines Widerrufsvorbehalts ist unerlässlich. Der Arbeitnehmer muss wissen, „was wann auf ihn zukommt“. Dies umfasst insbesondere die Widerrufsgründe, also die Festlegung der Fälle, wann ein Widerruf für den Arbeitgeber möglich sein soll. Sind diese Anforderungen nicht erfüllt, ist die Klausel mit hoher Wahrscheinlichkeit unwirksam und ein (wirksamer) Widerruf – ohne Entschädigungspflicht – nicht möglich.
• Die Ausübung des Widerrufs muss im Einzelfall billigem Ermessen entsprechen – nach dem BAG u. a. unter Berücksichtigung steuerlicher Auswirkungen und ggfs. Einräumung einer Auslauffrist. Der Widerruf der privaten Dienstwagennutzung sollte im Fall einer pauschalen Versteuerung mit 1% des Listenpreises bei einer berechtigten Freistellung deshalb grds. nur zum Monatsende erfolgen. Eine Ausnahme, wonach der Arbeitgeber eine frühere Rückgabe verlangen darf, dürfte (nur) der Fall einer außerordentlich fristlosen Kündigung darstellen.
• Bei dem Entzug der Privatnutzung des Dienstwagens sind die Grundsätze für den Widerruf anderer Entgeltbestandteile zu beachten: Es ist darauf zu achten, dass durch den Wegfall der privaten Nutzungsmöglichkeit das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung im Arbeitsverhältnis nicht grundlegend berührt ist. Das ist nach der Rechtsprechung der Fall, wenn durch den Widerruf weniger als 25% des regelmäßigen Verdienstes betroffen sind.