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Worauf Arbeitgeber beim Einwurf-Einschreiben achten müssen, wenn sie diese Art der Zustellung überhaupt wählen
Wer eine Kündigung rechtswirksam aussprechen will, muss beweisen können, dass diese dem Empfänger zugegangen ist. Darüber hinaus kommt es häufig auf den Zugang zu einem bestimmten Zeitpunkt an, z.B. um eine bestimmte Kündigungsfrist einzuhalten. Besonders entscheidend ist das bei außerordentlichen Kündigungen, die innerhalb von zwei Wochen ausgesprochen werden müssen.
Zur Zustellung stehen Arbeitgebern unterschiedliche Optionen zur Verfügung:
- Die sicherste Variante ist, die Anwaltskanzlei seines Vertrauens mit der Zustellung zu beauftragen. Damit stellt der Arbeitgeber sicher, dass die Sendung nicht nur rechtzeitig ankommt, sondern dass der Zugang auch gerichtsfest bewiesen werden kann.
- Auch professionelle Kurierdienste kommen in Frage. Die ordnungsgemäße Dokumentation bleibt aber Aufgabe des Arbeitgebers.
- Mancher Arbeitgeber greift aus Kostengründen auch zu eigenen Mitarbeitern. Neben Dokumentationsrisiken muss der Arbeitgeber aber auch die Zuverlässigkeit des betrauten Mitarbeiters bewerten. Nicht jeder Arbeitnehmer fühlt sich wohl dabei, einem Kollegen die Kündigung zuzustellen.
- Auf den ersten Blick bieten sich die Services der Deutschen Post an, insbesondere der Versand per Einschreiben. Ein aktuelles Urteil des Bundesarbeitsgerichts zeigt, wie kompliziert der Nachweis beim Versand durch Einschreiben ist. Darum geht es im folgenden Beitrag.
Übergabe-Einschreiben vs. Einwurf-Einschreiben
Die Deutsche Post eröffnet zwei unterschiedliche Möglichkeiten ein Schreiben per Einschreiben zuzustellen:
Beim Übergabe-Einschreiben händigt der Briefträger die Sendung persönlich und gegen Unterschrift des Empfängers aus. Verweigert der Empfänger die Annahme oder trifft der Briefträger niemanden an, wird die Sendung nicht zugestellt. Beim Versand durch Übergabe-Einschreiben besteht daher ein hohes Risiko, dass die Zustellung scheitert. Von dieser Versandart ist abzuraten.
Beim Einwurf-Einschreiben dokumentiert die Post den Einwurf der Sendung in den Briefkasten des Empfängers. Mit Einwurf ist das Schreiben in den Machtbereich des Empfängers gelangt und gilt damit – je nach Einwurfzeitpunkt – am selben oder jedenfalls am folgenden Werktag als zugegangen.
Auf den ersten Blick eignet sich das Einwurf-Einschreiben daher als Methode, Kündigungen zuzustellen. Die Rechtsprechung des BAG stellt aber strenge Anforderungen an die Dokumentation.
BAG – Kein Anscheinsbeweis ohne Auslieferungsbeleg
Wer ein Einwurf-Einschreiben bei der Post aufgibt, erhält einen sog. Einlieferungsbeleg. Auf diesem findet sich eine Sendungsnummer, mit der er online eine Sendungsverfolgung durchführen kann.
Viele Arbeitgeber gehen fälschlicherweise davon aus, dass der Einlieferungsbeleg und die Sendungsverfolgung ausreichen, um den Zugang einer Kündigung per Einwurf-Einschreiben rechtssicher nachzuweisen. Tatsächlich belegen diese Unterlagen laut Bundesarbeitsgericht lediglich den Versand der Sendung – nicht jedoch den Zugang im rechtlichen Sinne, der für die Wirksamkeit einer Kündigung zwingend erforderlich ist.
Es reicht also nicht aus, einen Screenshot von der Sendungsverfolgung anzufertigen, selbst wenn aus diesem hervorgeht, dass die Sendung zugestellt ist.
Erforderlich ist vielmehr die Vorlage des sogenannten Auslieferungsbelegs. Dabei handelt es sich um einen internen Zustellvermerk der Deutschen Post, der neben der Sendungsnummer auch Datum, Uhrzeit, Zustellanschrift sowie das Kürzel oder die Unterschrift des zustellenden Mitarbeiters enthält.
Der Auslieferungsbeleg unterscheidet sich damit in seiner Konkretisierung grundlegend vom bloßen Sendungsstatus: Während letzterer automatisiert erstellt wird und aufgrund eines Mangels an Zustellungsdetails keine Gewähr für den erfolgten Zugang liefert, basiert der Auslieferungsbeleg auf einer konkreten Erklärung einer individuellen Zustellperson. Dadurch besitzt er eine deutlich höhere Beweiskraft und ist somit tauglicher Nachweis für den tatsächlichen Zugang im Machtbereich des Empfängers.
Wichtig:
- Der Auslieferungsbeleg kann bei Einwurf-Einschreiben regelmäßig nicht einfach heruntergeladen werden. Arbeitgeber müssen ihn bei der Post aufwändig anfordern.
- Der Auslieferungsbeleg muss zügig angefordert werden. Er steht nur für 15 Monate zur Verfügung.
- Zusätzlich zum Einlieferungsbeleg und Auslieferungsbeleg muss der Arbeitgeber auch nachweisen können, dass die zugestellte Sendung die im Original unterschriebene Kündigung enthielt. Dazu ist weitere Dokumentation erforderlich, die vor Beginn der Zustellung veranlasst werden sollte.
Die Zustellung per Einwurf-Einschreiben enthält so viele Fallstrick und Unwägbarkeiten, dass Arbeitgeber diese nicht verwenden sollten.
Zugangsnachweis bei Kündigung per Einwurf-Einschreiben – so gelingt der Anscheinsbeweis
Entscheidet sich der Arbeitgeber trotzdem für den Versand einer Kündigung per Einwurf-Einschreiben, ist Vorsicht geboten. Um den vom BAG anerkannten Anscheinsbeweis der Zustellung führen zu können, sollten mindestens folgende Aspekte berücksichtigt werden:
1. Versand dokumentieren
Das Einwurf-Einschreiben sollte unter Aufbewahrung des Einlieferungsbelegs samt Sendungsnummer verschickt werden. Zudem muss der Inhalt der Sendung ordnungsgemäß dokumentiert
2. Zustellung beobachten
Die Sendungsverfolgung der Deutschen Post gibt Aufschluss über den Zeitpunkt der Zustellung – diesen unbedingt notieren. Über die Sendungsverfolgung auf Homepage der Deutschen Post lässt sich der Zustellungsweg des Einschreibens jederzeit nachvollziehen.
Abb. 1: Sendungsverfolgung für Briefe und Pakete | Deutsche Post
3. Auslieferungsbeleg anfordern
Nach erfolgter Zustellung sollte der sog. Auslieferungsbeleg angefordert werden. Dieser dokumentiert die tatsächliche Einlage in den Briefkasten durch den Zusteller.
Bei Zustellung wird der Auslieferungsbeleg zentral für Deutschland in einem Lesezentrum der Deutschen Post eingescannt und elektronisch archiviert.
Die Anforderung erfolgt dann telefonisch über den Post-Kundenservice (0228 4333112) oder über das Kontaktformular der Deutschen Post.
So sieht der Auslieferungsbeleg aus:
4. Frist beachten
Der Auslieferungsbeleg muss innerhalb von 15 Monaten nach Zustellung nachträglich angefordert werden.
Nur mit dem Auslieferungsbeleg kann der Arbeitgeber gerichtsfest dokumentieren, dass das Kündigungsschreiben den Machtbereich des Arbeitnehmers erreicht hat – eine Voraussetzung für den Zugang im Sinne von § 130 BGB.
Die sicherste Methode, um den Zugang einer Kündigung zu bewirken bleibt die Unterstützung durch einen erfahrenen Fachanwalt für Arbeitsrecht, der weiß, worauf es beim Zugang einer Kündigung wirklich ankommt.
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Die richtige Zustellung beschäftigt uns in unserem Blog und Podcast immer wieder. Hier eine Auswahl der Beiträge:
Blogbeiträge zum Thema:
- „Stolperfalle“ Kündigungszugang – Praxisrelevante Handlungsempfehlungen – Kliemt.blog, vom 21. August 2019
- Best practice: Erstellung und Zustellung der Kündigungserklärung – Kliemt.blog, vom 1. Dezember 2022
- Kündigung per Einwurfeinschreiben: Auf die „postübliche Einwurfzeit“ kommt es an – Kliemt.blog, vom 19. August 2024
- Zustellung, aber wohin? – Kündigungszustellung an Arbeitnehmer im Ausland – Kliemt.blog, vom 25. April 2023
- Praxisprobleme beim Ausspruch einer Kündigung – Kliemt.blog, vom 9. Mai 2023
Podcast 7 Min. Arbeitsrecht für Entscheider
