Kollege Chatbot? – (Arbeitsrechtliche) Chancen und Herausforderungen für den Einsatz von HR-Chatbots

Ob Urlaubsantrag, Onboarding oder Bewerberkommunikation – Chatbots sind dabei, das Personalwesen grundlegend zu verändern. Sie versprechen Effizienz, Verfügbarkeit rund um die Uhr und eine neue Qualität der Mitarbeiterkommunikation. Dieser Beitrag beleuchtet die Einsatzmöglichkeiten von HR-Chatbots und zeigt, welche arbeits- und datenschutzrechtlichen Fallstricke Unternehmen kennen sollten, bevor sie den „Kollegen Chatbot“ einstellen.

Einsatzbereiche von HR-Chatbots

Die Einsatzmöglichkeiten von HR-Chatbots sind fast endlos: Im Recruiting bietet sich die Nutzung von Chatbots an, um beispielsweise die Terminabstimmung mit Bewerbern zu beschleunigen. Chatbots können HR-Mitarbeitende bei der Beantwortung von Standardanfragen, z.B. zur Gehaltsabrechnung, unterstützen, Onboardingprozesse begleiten und Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement automatisieren. Moderne HR-Chatbots gehen weit über einfache FAQ-Bots hinaus. Sie übernehmen zunehmend operative Aufgaben, verbessern die Employee Experience und liefern gleichzeitig wertvolle Daten für strategische Entscheidungen.

Arbeitsrechtliche Herausforderungen

Die Einführung von Chatbots im Personalbereich berührt zentrale Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats, wenn technische Einrichtungen eingeführt werden, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeitende zu überwachen.

• Wann besteht ein Mitbestimmungsrecht? Auch wenn ein HR-Chatbot primär zur Unterstützung dient, kann bereits die Möglichkeit zur Auswertung von Interaktionen oder Nutzungsdaten eine Mitbestimmungspflicht auslösen:
  • Ein Chatbot protokolliert, wie oft Mitarbeitende ihn nutzen, zu welchen Uhrzeiten und mit welchen Anliegen. Selbst wenn diese Daten zunächst anonymisiert sind, kann eine spätere Verknüpfung mit Nutzerprofilen möglich sein. Das ermöglicht eine Überwachung und macht den Chatbot damit mitbestimmungspflichtig.
  • Ein Chatbot wird im Recruiting eingesetzt und bewertet Antworten von Bewerber automatisiert. Wenn diese Bewertungen in Personalentscheidungen einfließen, liegt eine leistungsbezogene Auswertung vor – ebenfalls mitbestimmungspflichtig.
• Was ist nicht mitbestimmungspflichtig?
  • Die rein freiwillige Nutzung externer KI-Tools wie ChatGPT durch Mitarbeitende ohne Zugriff des Arbeitgebers auf personenbezogene Daten ist nicht mitbestimmungspflichtig.
  • Gleiches gilt, wenn der Chatbot lediglich anonymisierte Daten speichert und eine Verknüpfung mit Nutzerprofilen nicht möglich ist, sodass der Arbeitgeber keine personenbezogenen, sondern nur anonymisierte Daten analysieren. In solchen Fällen ist eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle für Arbeitgeber nicht möglich.
  • Auch die Nutzung von KI-gestützten Bewerbungsmanagementsystemen löst nicht automatisch ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats aus. Denn der Betriebsrat hat nur ein Mitbestimmungsrecht bei der Überwachung von Mitarbeitende, nicht aber von Bewerbern. Erst, wenn aus Bewerbern Mitarbeitende werden, kann ein Mitbestimmungsrecht bestehen.

Datenschutzrechtliche Herausforderungen

Die Büchse der Pandora öffnet man mit dem Einsatz von Chatbots in datenschutzrechtlicher Hinsicht: Um auf komplexe Fragen intelligent antworten zu können, müssen Chatbots große Mengen an Daten und Informationen verarbeiten und speichern.

Erlaubnistatbestand: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Datenverarbeitung durch den Chatbot entweder zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist oder auf einer freiwilligen Einwilligung der Mitarbeitende beruht.

• Transparenz: Mitarbeitende sind bei der Erhebung personenbezogener Daten umfassend über Zweck, Umfang, etc. zu informieren. Dies erfordert klar formulierte Datenschutzhinweise.
• Datenspeicherung: Es dürfen nur solche Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Die Speicherung muss zweckgebunden und zeitlich begrenzt erfolgen.
• „Aufgedrängte Daten“: Unter „aufgedrängten Daten“ versteht man Informationen, die Mitarbeitende ungefragt in den Chatbot eingeben. Technische und organisatorische Maßnahmen sind erforderlich, um eine ungewollte Verarbeitung zu vermeiden.
• Auftragsverarbeitung: Wird der Chatbot über einen externen Anbieter betrieben, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwingend erforderlich.
• Datenschutzniveau weltweit: Bei Anbietern außerhalb der EU ist zusätzlich ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen, etwa über das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.

Best Practice bei mitbestimmungspflichtigen Sachverhalten

In der Praxis empfiehlt es sich, den Betriebsrat frühzeitig einzubinden – nicht nur zur rechtlichen Absicherung, sondern auch zur Förderung der Akzeptanz. Eine Betriebsvereinbarung sollte klare Regeln zur Nutzung, Datenverarbeitung und Kontrolle enthalten, ohne die technischen Möglichkeiten und das Potenzial der Chatbots zu sehr einzuengen. Denn Regelungen, die eine Nutzung quasi unmöglich machen, schießen über das Ziel hinaus und sichern keine Arbeitsplätze. Insbesondere, wenn in anderen Ländern mit weniger komplizierten bzw. strengen Regelungen die Vorteile der KI besser und effektiver genutzt werden können.

Fazit

HR-Chatbots bieten enormes Potenzial, doch ihr Einsatz ist kein Selbstläufer: Datenschutz, Mitbestimmung und Transparenz müssen von Anfang an mitgedacht werden. Der „Kollege Chatbot“ kann ein Gewinn sein – wenn er klug eingeführt wird.