Inflationsausgleichsprämie „last minute“: Schnelle Hilfe für spätentschlossene Arbeitgeber

Nur noch bis zum 31. Dezember 2024 können Unternehmen ihren Mitarbeitern die steuer- und sozialabgabenfreie Inflationsausgleichsprämie gewähren. Unternehmen bietet sich also in den verbleibenden Wochen dieses Jahres die letzte Chance, ihrer Belegschaft auf unkompliziertem Wege steuer- und sozialabgabenfreie Sonderleistungen zukommen zu lassen. Spätentschlossene Arbeitgeber erhalten in diesem Beitrag praktische Tipps, um die Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie rechtskonform zu gestalten.

Verbot der Ersetzung bestehender Lohnansprüche

Damit die Inflationsausgleichsprämie steuer- und sozialabgabenfrei ausgezahlt werden darf, müssen die Voraussetzungen von § 3 Nr. 11c. EStG und § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV beachtet werden. Die Inflationsausgleichsprämie ist insbesondere zusätzlich zum ohne geschuldeten Arbeitslohn zu gewähren. Das bedeutet, die Inflationsausgleichsprämie darf nicht anstelle von bereits bestehenden Ansprüchen der Mitarbeiter geleistet werden. Beispielsweise darf ein arbeitsvertraglich vereinbartes Weihnachtsgeld nicht deshalb steuer- und sozialabgabenfrei ausgezahlt werden, weil es als Inflationsausgleichsprämie bezeichnet wird.

Zwecksetzung: Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise

Die Inflationsausgleichsprämie ist in jedem Fall mit der Zwecksetzung auszuzahlen, die Folgen der gestiegenen Verbraucherpreise für die Mitarbeiter abzumildern. Es ist jedoch möglich, mit der Prämienzahlung noch weitere Zwecke zu verbinden. Solche Zwecke können beispielsweise die Honorierung der Arbeitsleistung oder der Betriebstreue sein. Wichtig ist, dass Sie die mit der Inflationsausgleichsprämie verfolgten Zwecke dokumentieren. Hierfür eignet sich etwa ein Mitarbeiteranschreiben, mit dem über die Prämienzahlung informiert wird.

Gesetzlicher Höchstbetrag

Die Inflationsausgleichsprämie ist nur bis zu einem Betrag von EUR 3.000 pro Mitarbeiter bezogen auf den gesamten Begünstigungszeitraum (26. Oktober 2022 bis 31. Dezember 2024) steuer- und sozialabgabenfrei.

Gleichbehandlungsgrundsatz beachten

Wenn Sie beabsichtigen, verschiedene Mitarbeitergruppen bei der Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie unterschiedlich zu berücksichtigen, müssen Sie den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz beachten. Der Gleichbehandlungsgrundsatz untersagt, einzelne Mitarbeiter im Verhältnis zu vergleichbaren Mitarbeitern schlechter zu behandeln, ohne dass ein sachlicher Grund für die Ungleichbehandlung vorliegt. Eine Ungleichbehandlung ist demnach nur dann zulässig, wenn sich nach dem Zweck der Leistung Gründe ergeben, die die Ungleichbehandlung rechtfertigen.

Um zu beurteilen, ob der Gleichbehandlungsgrundsatz eingehalten wurde, kommt es also darauf an, welche Zwecke Sie im Einzelnen mit der Inflationsausgleichsprämie verfolgen. Wenn Sie mit der Inflationsausgleichsprämie neben der Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise auch die Honorierung der Arbeitsleistung bezwecken, darf die Inflationsausgleichsprämie für Teilzeitbeschäftigte geringer ausfallen als für Vollzeitbeschäftigte. In diesem Fall ist es nämlich leistungsgerecht, dass Mitarbeiter mit einer höheren Arbeitszeit eine höhere Prämie erhalten. Die Prämienhöhe für Teilzeitbeschäftigte sollte sich dann am Beschäftigungsgrad des jeweiligen Teilzeitbeschäftigten orientieren. Zum Beispiel erhält ein Teilzeitbeschäftigter, dessen Arbeitszeit 80% der Vollzeit beträgt, 80% der Inflationsausgleichsprämie für Vollzeitbeschäftigte.

Wird die Inflationsausgleichsprämie auch zur Honorierung der Arbeitsleistung gewährt, darf sie außerdem in geringerer Höhe an Auszubildende gezahlt werden. Denn im Ausbildungsverhältnis steht der Erwerb von praktischen Kenntnissen und Fähigkeiten im Vordergrund. Das Ausbildungsverhältnis ist zudem von vornherein nicht darauf ausgelegt, dass ein Auszubildender allein mit der Ausbildungsvergütung seinen Lebensunterhalt bestreiten kann.

Wenn die Inflationsausgleichsprämie in unterschiedlicher Höhe an verschiedene Mitarbeitergruppen gezahlt wird, ist es besonders wichtig, die Zwecke der Prämienzahlung zu dokumentieren (z.B. in einem Mitarbeiteranschreiben).

Betriebsrat einbinden

Sofern in Ihrem Betrieb ein Betriebsrat existiert, ist schließlich auch dessen Mitbestimmungsrecht bei der Umsetzung der Inflationsausgleichsprämie zu beachten.

Fehlerrisiko minimieren

Das Bundesministerium der Finanzen hat ein FAQ zur Inflationsausgleichsprämie erstellt. Diese FAQ geben einen guten Überblick, vor allem in Bezug auf Fragestellungen betreffend die Steuerfreiheit der Inflationsausgleichsprämie. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass die FAQ nicht rechtsverbindlich sind und Gerichte daher eine abweichende Rechtsauffassung vertreten können.

Fehler bei der Gewährung der Inflationsausgleichsprämie können dazu führen, dass die Steuer- und Sozialabgabenfreiheit entfällt oder dass ungleich behandelte Mitarbeiter einen Anspruch auf die Inflationsausgleichsprämie in voller Höhe haben. Unsere praktischen Tipps helfen Ihnen, auch bei einer „last minute“-Zahlung der Inflationsausgleichsprämie zum Ende dieses Jahres das Fehlerrisiko zu minimieren. Bei weiteren Fragen oder Unsicherheiten steht Ihnen das Team von Kliemt.Arbeitsrecht jederzeit gerne zur Verfügung.