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Bei größeren Personalabbaumaßnahmen stehen Personaler im Unternehmen vor zahlreichen tatsächlichen und rechtlichen Herausforderungen. Eine davon ist die ordnungsgemäße Einreichung der Massenentlassungsanzeige bei der Agentur für Arbeit. Dieser Schritt ist rechtlich vorgeschrieben und hat entscheidenden Einfluss auf die Wirksamkeit von Kündigungen und Aufhebungsverträgen.
Die folgenden fünf praktischen Tipps können Ihnen helfen, den Prozess der Massenentlassungsanzeige effizient und zugleich rechtskonform zu gestalten:
1. Offizielles Formular der Bundesagentur für Arbeit nutzen
Verwenden Sie das offizielle Formular der Bundesagentur für Arbeit für die Einreichung der Massenentlassungsanzeige. Dieses Formular ist über die Homepage der Bundesagentur für Arbeit abrufbar. Es ist darauf ausgelegt, alle notwendigen Informationen zu erfassen und hilft Ihnen dabei, keine wichtigen Angaben zu vergessen. Die Nutzung des offiziellen Formulars erleichtert auch der Agentur für Arbeit die Bearbeitung der Anzeige und minimiert das Risiko von Rückfragen oder Verzögerungen.
Im Regelfall sollte das ausgefüllte Formular noch durch ein separates Anschreiben ergänzt werden. Dies ist häufig schon allein aus praktischen Gründen erforderlich, weil die in dem aktuellen Formular vorgesehenen Textfelder an manchen Stellen nicht ausreichend sind, um die Angaben in der notwendigen Ausführlichkeit zu machen.
2. Berufsgruppe statt Berufsklasse angeben
Die Massenentlassungsanzeige erfordert, dass die Zahl und die Berufsgruppen der in der Regel im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer und der zu entlassenden Arbeitnehmer mitgeteilt werden. Das bedeutet, dass Sie für jede im Betrieb vorkommende Berufsgruppe die Anzahl der in der Regel beschäftigten Arbeitnehmer dieser Berufsgruppe und die Anzahl der zu entlassenden Arbeitnehmer dieser Berufsgruppe angeben müssen.
Die Berufsgruppe wird durch die ersten drei Stellen des Tätigkeitsschlüssels bei der Meldung zur Sozialversicherung (DEÜV) wiedergegeben. Im offiziellen Formular der Bundesagentur für Arbeit wird sogar nach der Berufsklasse gefragt. Dies sind die ersten fünf Stellen des Tätigkeitsschlüssels. Die Angabe der Berufsklasse ist jedoch nach dem Gesetz nicht erforderlich. Die Angabe der Berufsgruppe ist ausreichend. An dieser Stelle können Sie also Zeit einsparen und den Aufwand bei der Erstellung der Massenentlassungsanzeige reduzieren.
Es kann vorkommen (z.B. aufgrund von Versetzungen und Beförderungen), dass der Tätigkeitsschlüssel, der Arbeitnehmern bei der Meldung zur Sozialversicherung zugewiesenen wurde, nicht mehr mit ihrer tatsächlichen Position im Betrieb übereinstimmt. In diesem Fall sollten Sie auf die tatsächliche Position abstellen und die hierzu passende Berufsgruppe mithilfe des Verzeichnisses der Klassifikation der Berufe 2010 (KldB) und ggf. zusätzlich durch einen Abgleich mit der – zutreffenden – Berufsgruppe vergleichbarer Arbeitnehmer ermitteln.
Das Verzeichnis der Klassifikation der Berufe 2010 (KldB) enthält eine Auflistung aller Berufsgruppen und ist als Excel-Datei auf der Homepage der Bundesagentur für Arbeit zu finden.
3. Geschäftsführer, leitende Angestellte und Leiharbeitnehmer
Die Berufsgruppe von Geschäftsführern, leitenden Angestellten und etwaigen Leiharbeitnehmern sollten Sie vorsorglich ebenfalls mitteilen und zwar sowohl bei den in der Regel Beschäftigten als auch bei den Entlassungen. Diese Mitarbeitergruppen sind mit ihrer jeweiligen Berufsgruppe allerdings getrennt von der Auflistung der übrigen Arbeitnehmer zu nennen.
Hintergrund der separaten Angabe ist, dass teilweise umstritten und noch nicht höchstrichterlich geklärt ist, ob diese Mitarbeitergruppen Arbeitnehmer im Sinne von § 17 KSchG und damit bei der Massenentlassungsanzeige wie reguläre Arbeitnehmer mitzuzählen sind. Eine klare Trennung gegenüber den regulären Arbeitnehmern schafft also Transparenz für die Arbeitsagentur und reduziert das Risiko der Unwirksamkeit der Massenentlassungsanzeige.
4. Zuständige Agentur für Arbeit ermitteln
Die Massenentlassungsanzeige ist bei der Agentur für Arbeit einzureichen, in deren Bezirk der Betrieb liegt, der von den Entlassungen betroffen ist. Auf der Homepage der Bundesagentur für Arbeit steht eine Suchmaschine zur Verfügung, die anhand der Eingabe eines Ortes bzw. einer Postleitzahl die dazugehörige Dienststelle der Agentur für Arbeit nennt.
Diese Suchmaschine kann bei der Ermittlung der für die Massenentlassungsanzeige zuständigen Agentur für Arbeit helfen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie rechtlich zutreffend bewertet haben, wo der Betrieb liegt, was im Einzelfall – zum Beispiel bei mobilem Arbeiten – herausfordernd sein kann.
5. Termin bei der Agentur für Arbeit vereinbaren
Die Massenentlassungsanzeige sollte bestenfalls persönlich vor Ort bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden. Vereinbaren Sie hierzu frühzeitig einen Termin. Dies kann ansonsten drohende Wartezeiten erheblich reduzieren. Außerdem sollten Sie sich in dem persönlichen Termin direkt den Eingang der Massenentlassungsanzeige schriftlich bestätigen lassen. Dies ist wichtig, weil vor Einreichung der Massenentlassungsanzeige die beabsichtigten Entlassungen nicht umgesetzt werden dürfen.
Mithilfe der Eingangsbestätigung können sie also nachweisen, dass mit der Umsetzung erst nach Einreichung der Massenentlassungsanzeige begonnen wurde. Sofern noch am Tag der Einreichung der Massenentlassungsanzeige Kündigungen ausgesprochen bzw. Aufhebungsverträge abgeschlossen werden sollen, lassen Sie sich in jedem Fall neben dem Datum auch die Uhrzeit der Einreichung von der Arbeitsagentur bestätigen.
Zusätzlich: Betriebsrat konsultieren
Sofern in Ihrem Betrieb ein Betriebsrat existiert, ist schließlich auch das gesetzlich vorgeschriebene Konsultationsverfahren mit dem Betriebsrat zu beachten.
Fehler bei der Konsultation oder der Einreichung der Massenentlassungsanzeige führen im Regelfall zur Unwirksamkeit der anzeigepflichtigen Entlassungen. Unsere fünf Tipps helfen Ihnen dabei, das Fehlerrisiko zu minimieren. Bei weiteren Fragen oder Unsicherheiten steht Ihnen das Team von Kliemt.Arbeitsrecht jederzeit gerne zur Verfügung.
