BEM-Einladungsschreiben – keine reine Formalität!

Die Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements („BEM“) ist in den meisten Fällen Wirksamkeitsvoraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Das BEM gehört also zum Standardprozess. Doch bereits ein fehlerhaftes Einladungsschreiben zum BEM kann diesen Prozess zunichtemachen. Und das nicht nur, wenn der Arbeitnehmer das BEM abgelehnt hat, sondern auch wenn es tatsächlich durchgeführt wurde. In diesem Beitrag sollen daher wichtige Aspekte aufgegriffen werden, die bei der Erstellung des Einladungsschreibens berücksichtigt werden müssen.

Zustimmung des Arbeitnehmers

Das BEM kann nicht gegen den Willen des Betroffenen durchgeführt werden. Er ist „Herr des Verfahrens“. Die Durchführung des BEM hängt somit von der Zustimmung des Betroffenen ab. Er kann jedoch nur eine wirksame Zustimmung abgeben, wenn ihm bewusst ist, dass er die Wahl hat. Entsprechend muss er auf die Freiwilligkeit hingewiesen werden.

Ziele des BEM

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer auf die Ziele des BEM hinweisen. Das sieht bereits § 167 Abs. 2 Satz 4 SGB IX explizit vor. Ziel des BEM ist es, eine krankheitsbedingte Kündigung zu verhindern, indem festgestellt wird, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden oder einer neuen Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann. Dabei muss deutlich gemacht werden, dass es sich um ein ergebnisoffenes Verfahren handelt und auch Vorschläge des Arbeitnehmers zur Erreichung des Zieles willkommen sind.

Art und Umfang der erhobenen und verarbeiteten Daten

Die Regelung in § 167 Abs. 2 Satz 4 SGB IX sieht weiterhin vor, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über Art und Umfang der erhobenen und verwendeten (personenbezogenen) Daten aufklärt. Da der Arbeitgeber auch nach Art. 13 und 14 DSGVO verpflichtet ist, den Arbeitnehmer über die Datenverarbeitung im Detail aufzuklären, bietet sich eine Verbindung der beiden Verpflichtungen an. Die Verwendung einer separaten Datenschutzerklärung ist aber ebenfalls möglich. In beiden Fällen sind die verarbeiteten Daten und die Verarbeitung konkret zu beschreiben. Daher sollte der Arbeitgeber explizit auf die möglicherweise zu erhebenden Kategorien von Gesundheitsdaten hinweisen (z.B. Diagnosen). Es darf nicht unerwähnt bleiben, dass nur die für die zielführende Durchführung des BEM erforderlichen Daten erhoben und sie auch grundsätzlich nur für diesen Zweck verarbeitet werden. Insbesondere ist der Eindruck zu vermeiden, die Daten würden an (unberechtigte) Vertreter des Arbeitgebers weitergegeben werden. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass der Arbeitgeber die Gesundheitsdaten ggf. in einem Gerichtsprozess verwenden muss, um die ordnungsgemäße Durchführung des BEM darlegen zu können.

Beteiligung weiterer Personen und Stellen

Die Vorschrift des § 167 Abs. 2 SGB IX sieht die Beteiligung unterschiedlicher Stellen vor. Die Beteiligung mancher Stellen ist dabei von der Zustimmung des betroffenen Arbeitnehmers abhängig, wie bspw. des Betriebsrates oder der Schwerbehindertenvertretung. Andere Stellen sind einzubeziehen, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen. So sind Rehabilitationsträger oder bei Schwerbehinderten das Integrationsamt einzubeziehen, wenn Leistungen der Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht kommen. Daneben darf der Beschäftigte eine Vertrauensperson hinzuziehen. Auch die Hinzuziehung des Betriebsarztes kommt in Betracht. Der Arbeitnehmer ist über seine Möglichkeiten aufzuklären. Um neben der Aufklärung auch die Antwort des Arbeitnehmers zu dokumentieren, sollte dem Arbeitnehmer direkt mit dem Einladungsschreiben ein Antwortschreiben mit den Optionen zur Verfügung gestellt werden.

Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten

Die Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nicht zwingend Teil des Einladungsschreibens. Insbesondere darf die Durchführung des BEM nicht an diese Einwilligung geknüpft werden (siehe Blogbeitrag vom 7. März 2022). Dennoch benötigt der Arbeitgeber eine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. In Bezug auf die Gesundheitsdaten ist regelmäßig die Einwilligung das Mittel der Wahl. Sie ist jedoch erst in dem Moment erforderlich, in dem Gesundheitsdaten tatsächlich erhoben werden sollen. Mit der Einholung der Einwilligung könnte daher bis zu diesem Zeitpunkt gewartet werden. Es bietet sich aber auch hier die Verknüpfung mit dem Einladungsschreiben an. Denn Informationen über die Art und den Umfang der Verarbeitung der Daten sowie die Ziele/Zwecke des BEM werden bereits mit dem Einladungsschreiben zur Verfügung gestellt. So kann die Einwilligung unschwer die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen, also bestimmt, aktiv, informiert, freiwillig und jederzeit widerrufbar sein. Das kann ebenfalls durch eine entsprechende Option im Antwortschreiben realisiert werden, wobei explizit auf die Freiwilligkeit und jederzeitige Widerruflichkeit hinzuweisen ist.

Fazit

Bei der Erstellung des Einladungsschreibens sind viele Gesichtspunkte zu beachten. Fehler können schwerwiegenden Konsequenzen haben. Guter Wille allein reicht nicht aus. Daher empfiehlt es sich, schon auf die Erstellung und Formulierung des Einladungsschreibens besondere Sorgfalt zu verwenden.