Elternteilzeit – was Arbeitgeber beachten sollten

Am 1. September 2021 tritt die Elterngeldreform in Kraft. Neben grundsätzlichen Erleichterungen bei der Beantragung von Elterngeld sieht die Reform auch Erleichterungen und Vorteile bei der Elternteilzeit vor. Die Nachfrage nach einer Teilzeitbeschäftigung in Elternzeit dürfte damit noch zunehmen. Dieser Beitrag gibt Hinweise, was Arbeitgeber bei der Bearbeitung von Elternteilzeitverlangen beachten sollten.

Der Anspruch auf Elternteilzeit im Überblick

Jedes Elternteil hat Anspruch auf bis zu drei Jahre Elternzeit nach der Geburt eines Kindes. Neben der Möglichkeit, während der Elternzeit vollständig auf eine Erwerbstätigkeit zu verzichten, können Arbeitnehmer eine Teilzeittätigkeit von bis zu 30 Wochenstunden ausüben. Mit der Elterngeldreform ist ab dem 1. September 2021 sogar eine Tätigkeit im Umfang von bis zu 32 Wochenstunden zulässig. Unter bestimmten Voraussetzungen haben Arbeitnehmer sogar einen einklagbaren Anspruch auf eine Teilzeittätigkeit während der Elternzeit bei ihrem bisherigen Arbeitgeber. Für Arbeitnehmer liegen die Vorteile einer Teilzeittätigkeit während der Elternzeit auf der Hand: Sie können neben der Kinderbetreuung beruflich Anschluss halten. Arbeitgebern kommt die Rückkehr des Mitarbeiters in Elternteilzeit jedoch nicht immer gelegen. Mit der Teilzeittätigkeit kann ein hoher organisatorischer Planungsaufwand einhergehen, um die verringerte Arbeitsleistung sinnvoll einsetzen zu können. Unweit größer wird dieser Aufwand, wenn Arbeitnehmer den vereinbarten Stundenumfang der Elternteilzeit wiederholt verändern und die Beschäftigungsplanung permanent angepasst werden muss. Einen Anspruch auf eine Verringerung der Arbeitszeit – gegenüber der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit vor der Elternzeit – kann der Arbeitnehmer nur zweimal geltend machen. Nicht jede Einigung mit dem Arbeitnehmer über den Umfang und die Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit während der Elternzeit wird aber auf diesen Anspruch angerechnet.

Das Verfahren (§ 15 Abs. 5 -7 BEEG)

Die Elternteilzeit kann nicht durch einseitige Erklärung des Arbeitnehmers herbeigeführt werden, sondern setzt eine Vereinbarung über die Verringerung der Arbeitszeit voraus. Der Anspruch auf Elternteilzeit ist insofern ein Anspruch auf Abschluss einer Vertragsänderung zur Reduzierung der Arbeitszeit während eines bestimmten Zeitraumes. Der Gesetzgeber sieht hierfür ein zweistufiges Verfahren vor. Die erste Stufe markiert das Konsensverfahren. Dieses wird gem. § 15 Abs. 5 BEEG eingeleitet, indem der Arbeitnehmer (auch formlos) die Verringerung der Arbeitszeit beantragt. Die Parteien sollen sich nach dem formlosen Begehren des Arbeitnehmers innerhalb von 4 Wochen über die Verringerung der Arbeitszeit einigen.

Kommt im Rahmen des Konsensverfahrens keine Einigung zustande, steht dem Arbeitnehmer das formalisierte Anspruchsverfahren nach § 15 Abs. 6 und Abs. 7 BEEG offen. Hierzu muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber ein annahmefähiges Angebot auf Verringerung und ggf. Verteilung der verringerten Arbeitszeit unterbreiten. Ein Anspruch auf Abschluss einer Verringerung der Arbeitszeit während der Elternzeit  ist dabei an die folgenden Voraussetzungen geknüpft (§ 15 Abs. 7 BEEG):

• Unternehmensgröße: Der Arbeitgeber beschäftigt in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmer
• Wartezeit: Das Arbeitsverhältnis besteht zum Zeitpunkt der Geltendmachung des Anspruchs länger als 6 Monate ohne Unterbrechung
• Mindestdauer/Arbeitszeit: Die Arbeitszeit soll für eine Mindestdauer von 2 Monaten auf einen Umfang von 15 bis 30 Wochenstunden (ab dem 1. September 2021 ist eine Tätigkeit von bis zu 32 Wochenstunden) im Durchschnitt eines Monats verringert werden.
• Form und Frist des Teilzeitverlangens: Der Teilzeitanspruch wurde 7 Wochen (Elternteilzeit bis zum dritten Geburtstag des Kindes) 13 Wochen (Elternteilzeit zwischen dem dritten und achten Geburtstag des Kindes) vor Beginn der gewünschten Teilzeittätigkeit unter Angabe des Umfangs der verringerten Arbeitszeit schriftlich geltend gemacht.
• Der Verringerung der Arbeitszeit stehen keine dringenden betrieblichen Gründe entgegen.

Stellt der Arbeitnehmer einen formellen Antrag auf Elternteilzeit, kann der Arbeitgeber den Antrag nur innerhalb einer Frist von vier Wochen (Elternteilzeit bis zum dritten Geburtstag des Kindes) bzw. acht Wochen (Elternteilzeit zwischen dem dritten und achten Geburtstag des Kindes) schriftlich und nur aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Lehnt der Arbeitgeber den Antrag nicht innerhalb dieser Frist schriftlich ab, gilt sowohl die Verringerung als auch die Verteilung der Arbeitszeit entsprechend den Wünschen des Arbeitnehmers als vereinbart.

Praxistipps bei der Bearbeitung von Elternteilzeitverlangen

Die folgenden Aspekte sollten Arbeitgeber bei der Bearbeitung von Elternteilzeitverlangen berücksichtigen, um trotz der teilweise unübersichtlichen Regelungen bestmöglich auf Elternteilzeitverlangen reagieren zu können:

• Einigung auf Elternteilzeit nur nach formalisiertem Antrag: Eine Einigung auf eine Teilzeittätigkeit sollte nur nach einem formalisierten Antrag des Arbeitnehmers im Anspruchsverfahren erfolgen. Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Rahmen des Konsensverfahrens ohne Vorliegen eines formalisierten Antrags des Arbeitnehmers auf eine Verringerung der Arbeitszeit, ist diese nicht auf den Anspruch auf zweimalige Verringerung der Arbeitszeit anzurechnen. Der Arbeitnehmer könnte daher im Laufe der Elternzeit (weitere) zwei Male eine Verringerung der Arbeitszeit geltend machen.
• Beachten der Fristen: Es empfiehlt sich, durch eine geeignete Organisation sicherzustellen, dass die Anträge auf Elternteilzeit innerhalb der Frist von vier bzw. acht Wochen bearbeitet werden. Wird der Antrag nicht form- und fristgerecht abgelehnt, tritt eine Zustimmungsfiktion ein.
• Eingehende Prüfung der entgegenstehenden betrieblichen Gründe: Der Anspruch auf Elternteilzeit kann nur aus dringenden betrieblichen Gründen abgelehnt werden. Die betrieblichen Gründe müssen zwingende Hindernisse für die beantragte Verkürzung der Arbeitszeit darstellen und von erheblichem Gewicht sein. Anerkannt sind beispielweise der vollständige Wegfall der Beschäftigungsmöglichkeit durch Betriebsschließung, die Verlagerung der Arbeiten auf Dritte oder die vorübergehende Einstellung einer Vollzeitkraft für die gesamte Elternzeit. Ob dringende betriebliche Gründe der Elternteilzeit entgegenstehen, ist stets im Einzelfall zu prüfen und zu beurteilen.
• Ablehnungsschreiben ausführlich begründen: Möchte der Arbeitgeber das Elternteilzeitverlangen ablehnen, ist dem schriftlichen Ablehnungsschreiben besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Mit allen Ablehnungsgründen, die dem Arbeitnehmer nicht schriftlich innerhalb der vier- bzw. achtwöchigen Frist mitgeteilt wurden, ist der Arbeitgeber im gerichtlichen Verfahren präkludiert. Die entgegenstehenden dringenden betrieblichen Gründe sollten daher bereits im Ablehnungsschreiben möglichst detailliert aufbereitet werden.