Bring Your Own Device – Chancen und Risiken der dienstlichen Nutzung privater Endgeräte

Viele Arbeitgeber bieten ihren Arbeitnehmern an, ihre privaten mobilen Endgeräte (wie z.B. Smartphones, Tablet-PC’s, Laptops etc.) auch für betriebliche Zwecke zu nutzen. Hinter diesem Trend verbirgt sich die Bezeichnung „Bring Your Own Device“ (BYOD). Gesteigerte Relevanz entfaltet die Thematik rund um BYOD auch vor dem Hintergrund der aktuellen pandemischen Lage in Deutschland und der jüngsten Anordnung der Bundesregierung, wonach Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern (sofern möglich) Homeoffice anzubieten haben. Nicht selten sehen sich Arbeitgeber vor der Herausforderung, in kurzer Zeit oftmals kostspielige Hardware beschaffen zu müssen. Eine kostensparende Lösung könnte hierbei die Einführung eines BYOD-Konzepts darstellen. Welche Chancen und Risiken hiermit verbunden sind, wird im Rahmen dieses Beitrags näher beleuchtet.

1.              Chancen eines BYOD-Konzepts

• Die Vorteile der Einführung eines BYOD-Konzepts liegen auf der Hand: Zum einen sind mit ihr Kosteneinsparungen bei der Beschaffung kostspieliger Hardware verbunden, denn grundsätzlich trifft den Arbeitgeber die Pflicht, die notwendigen Arbeitsmittel für Arbeitnehmer zu beschaffen. Ferner wird einem BYOD-Konzept nachgesagt, es erhöhe die Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit, da sich die Mitarbeiter mit ihrem eigenen Gerät in der Regel sehr gut auskennen und hierdurch Zeit einsparen können. Schließlich kann ein BYOD-Konzept aber auch die Flexibilität und die Abrufbarkeit der Mitarbeiter steigern.

2.              Risiken eines BYOD-Konzepts

• Pflicht zum Ersatz des Endgeräts bei Beschädigung/Verlust
• Bei Verlust/Beschädigung des BYOD-Geräts hat der Arbeitnehmer gegen den Arbeitgeber einen Anspruch auf Aufwendungsersatz analog 670 BGB, sofern der Verlust oder die Beschädigung des Endgeräts betrieblich veranlasst wurde. In einem solchen Fall muss dem Arbeitnehmer ein neues, vergleichbares Gerät beschafft bzw. die Kosten für die Reparatur/Beschaffung eines Ersatzgeräts erstattet werden. Dabei ist die gänzliche vertragliche Abbedingung des Ersatzes für Mehraufwendungen wohl unwirksam.

Arbeitszeit

Bei dem dienstlich genutzten BYOD-Gerät handelt es sich vor allem um ein privates Endgerät, welches vom Arbeitnehmer auch in seiner Freizeit genutzt wird. Dabei kann die permanente Erreichbarkeit zu einem faktischen Zwang führen, sich gerade in arbeitsfreien Zeiten mit dienstlichen Themen beschäftigen zu müssen. Hierin liegt auch das Risiko, dass es zu bußgeldbewehrten Überschreitungen der nach dem Arbeitszeitgesetz zulässigen Arbeitszeit kommen kann.

Betriebliche Mitbestimmung

Die Implementierung eines BYOD-Konzepts erfordert regelmäßig die Mitbestimmung des Betriebsrats. So besteht etwa eine Mitbestimmungspflicht gem. § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Ordnung des Betriebs und Verhalten der Mitarbeiter) wenn das BYOD-Konzept allgemein verbindliche Verhaltensregeln für die Mitarbeiter aufstellt (z.B. Pflicht zur Anwendung eines speziellen Passwortschutzes auf dem BYOD-Gerät). Ferner kann auch § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (technische Überwachung) eingreifen, wenn das Verhalten des Mitarbeiters mit Hilfe technischer Einrichtungen überwacht werden soll (z.B. durch Spiegelung der Festplatte).

Datenschutz

• Datenschutzrechtlich besteht bei der Nutzung von BYOD-Geräten ein Konflikt. Auf der einen Seite begründet der Einsatz „fremder“ Hard- oder Software zusätzliche Risiken, sodass auf Arbeitgeberseite ein Interesse für die Überwachung der rechtmäßigen Verwendung des BYOD-Geräts besteht. Allerdings befindet sich das BYOD-Gerät im Eigentum und Besitz des Arbeitnehmers, sodass dessen Eigentumsrechte sowie der Datenschutz der Privatsphäre beachtet werden muss. Damit sind die Einfluss- und Kontrollrechte des Arbeitgebers eingeschränkt. Auf der anderen Seite ist der Arbeitgeber aber auch hinsichtlich der BYOD-Geräte Verantwortlicher der Datenverarbeitung, sodass alle datenschutzrechtlichen Pflichten zu erfüllen sind und die Sicherheit der personenbezogenen Daten auf den privaten Endgeräten gewährleistet sein muss. Der Arbeitgeber muss die Einhaltung dieser Pflichten durch geeignete und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen sicherstellen.
• Nutzungsrechte und Lizenzen
• Für die Nutzung der sich auf dem privaten Gerät des Arbeitnehmers befindlichen Programme bestehen in aller Regel nur Privatlizenzen zur privaten, nicht kommerziellen Nutzung. Solche Programme dürfen nicht ohne Weiteres für Betriebszwecke eingesetzt werden, da dies eine Urheberrechtsverletzung darstellen würde, für welche der Arbeitgeber verschuldensunabhängig gem. 99 UrhG haften würde. Die dienstliche bzw. kommerzielle Nutzung der Programme erfordert daher den Erwerb entsprechender Businesslizenzen.

3.              Fazit

• Auch wenn Arbeitgeber durch die Nutzung von BYOD-Geräten durch ihre Mitarbeiter auf den ersten Blick in den Genuss einer Kostenersparnis für die Anschaffung entsprechender eigener Hard- und Software kommen, zeigt sich bei näherer Betrachtung, dass die Verwendung von BYOD-Geräten von Mitarbeitern zahlreiche arbeits-, datenschutz- und urheberrechtliche Fallstricke in sich birgt. Vor der Einführung eines BYOD-Konzeptes sollten daher zunächst die darin begründeten Chancen und Risiken sorgfältig gegeneinander abgewogen und im Falle des Überwiegens der Chancen eine individual- oder kollektivrechtliche BYOD-Vereinbarung abgeschlossen werden, welche u.a. die folgenden (nicht abschließenden) Regelungspunkte beinhalten sollte: Art und Umfang der Nutzung, Regelungen zur Sicherung des Zugriff auf das BYOD-Gerät und die betriebliche IT (Passwortschutz, VPN, Verschlüsselungen, Virenschutz o.ä.), Benachrichtigungspflicht bei Diebstahl/Verlust des BYOD-Geräts, Modalitäten zur strikten Trennung privater und betrieblicher Daten durch Container-Technologie und die Einräumung von Zugriffsrechten des Arbeitgebers zu Kontroll- und Wartungszwecken.