Digitale Personalakte: Checkliste für Arbeitgeber bei Vernichtung von Unterlagen

Viele Unternehmen äußern den Wunsch, nach der Digitalisierung von Personalakten sämtliche Unterlagen in Papierform zu vernichten. Vorsichtige Arbeitgeber sehen hiervon oft noch ab und heben zumindest die wichtigsten Dokumente auf. Dafür gibt es gute Gründe: Vor allem in Bezug auf Dokumente, die zwingend der Schriftform des § 126 BGB unterliegen, wie z.B. befristete Arbeitsverträge (wegen § 14 Abs. 4 TzBfG), Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten (wegen § 74 Abs. 1 HGB), Aufhebungsverträge (wegen § 623 BGB) oder Kündigungsschreiben (ebenfalls wegen § 623 BGB), sollte eine Vernichtung von Originalen wohl überlegt sein. Denn durch die Vernichtung bleibt zwar die Schriftform erhalten, aber ohne die Vorlage der Originale im gerichtlichen Verfahren ist es nicht (länger) möglich, einen sog. Urkundsbeweis zu führen (§ 415 ff. ZPO).

Risikofreudigeren Arbeitgebern, die aus operativen Gründen ausnahmslos alle Unterlagen digitalisieren bzw. digitalisieren wollen, soll nachfolgend eine Checkliste für Sicherheitsvorkehrungen an die Hand gegeben werden, um die Risiken bei der vollständigen Digitalisierung der Personalakten zu minimieren.

• Implementieren Sie weiterhin eine „Papierschleife“.

Da die Schriftform des § 126 BGB bei Unterlagen mit zwingendem Schriftformerfordernis jedenfalls im Zeitpunkt des Vertragsschlusses vorgelegen haben muss, können bei der gegenwärtigen Rechtslage keine vollständig papierlosen Prozesse zur Vertragserstellung (z. B. durch das Verwenden von Unterschriftenscannern) eingeführt werden. Der Schriftform unterliegende Verträge und Erklärungen müssen vielmehr weiterhin schriftlich ausgefertigt werden, bevor sie im Rahmen der Digitalisierung wieder vernichtet werden. Es ist sozusagen eine „Papierschleife“ einzulegen.

• Stellen Sie sicher, dass Sie nachweisen können, dem Arbeitnehmer eine Originalausfertigung des Vertrags bzw. der Erklärung ausgehändigt zu haben.

Denn für manche Vertragsarten und Erklärungen ist es erforderlich, dass dem Arbeitnehmer ein Original ausgehändigt wurde, wie z. B. bei einer Vereinbarung über ein nachverträgliches Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB). Wird eine solche Vereinbarung an den Arbeitnehmer nicht ausgehändigt, ist die Abrede über das nachvertragliche Wettbewerbsverbot nach der Rechtsprechung des BAG zwar nicht nichtig, aber unverbindlich. Dies hat die für den Arbeitgeber äußerst unangenehme Folge, dass der Arbeitnehmer sich nicht an das nachvertragliche Wettbewerbsverbot halten muss, aber – bei Bezug der Karenzentschädigung – kann.

• Geben Sie den Arbeitnehmern unter Hinweis auf die elektronische Personalaktenführung vertraglich (im Arbeitsvertrag oder durch gesonderte Erklärung) auf, die jeweiligen Originale der Arbeitsverträge etc. sorgsam im Original aufzubewahren und nicht zu vernichten.

So vermeiden Sie, dass die Arbeitnehmer das Vorliegen der Schriftform im Prozess mit sog. „Nichtmehrwissen“ bestreiten können. Denn dem Arbeitnehmer muss dies richtigerweise verwehrt sein, wenn er sein Unvermögen zur Auskunft vorwerfbar herbeigeführt hat. Dies ist nach Auffassung der Verfasser auch der Fall, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass der Arbeitgeber die Originaldokumente nach dem Scannen vernichtet und der Arbeitnehmer sich explizit dazu verpflichtet hat, diese sorgfältig im Original aufzubewahren, sie jedoch vernichtet oder auf vorwerfbare Form verliert oder verlegt.

• Implementieren Sie für Ihre Personalabteilung (a) konkrete Handlungsanweisungen zu den Prozessen, wie Arbeitsverträge abzuschließen, an die Arbeitnehmer zu versenden und zu digitalisieren sind, sowie (b) Prozesse zur Einhaltung dieser Handlungsanweisungen.

Sofern der Arbeitgeber seinen Vortrag zum Vorliegen der Schriftform im Gerichtsverfahren unter Bezugnahme auf solche Handlungsanweisungen und Überwachungsprozesse substantiieren kann, erhöht dies die Erklärungslast des Arbeitnehmers und erschwert es diesem, die Einhaltung der Schriftform überhaupt wirksam bestreiten zu können. Es dürfte dann jedenfalls nicht genügen, wenn der Arbeitnehmer nur „ins Blaue hinein“ behauptet, es könne sich unter dem Vertrag auch um gescannte oder hineinkopierte Unterschriften handeln.

• Falls es zum Gerichtsprozess kommt und der Arbeitnehmer die Einhaltung der Schriftform bestreitet: Beantragen Sie gemäß §§ 421, 424 ZPO, dem Arbeitnehmer die Vorlage einer Originalausfertigung des streitigen Arbeitsvertrages aufzugeben.

Oft kann der Urkundsbeweis auf diese Weise doch noch über die Vorlagepflicht des Gegners gemäß §§ 421 bis 427 ZPO i.V.m. § 810 BGB gelingen. Kommt der Arbeitnehmer einer danach erlassenen gerichtlichen Anordnung auf Vorlage der Originalurkunde nicht nach oder gelangt das Gericht zu der Überzeugung, dass der Arbeitnehmer nach dem Verbleib der Urkunde trotz Aufforderung nicht sorgfältig geforscht hat, kann das Gericht auch einen vom Arbeitgeber beigebrachten Ausdruck aus der digitalen Personalakte als richtig ansehen und damit von der Einhaltung der Schriftform ausgehen.

• Es empfiehlt sich auch für private Arbeitgeber bei der vollständigen Digitalisierung von Personalakten die technischen Empfehlungen der „Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) einzuhalten.

Die TR RESISCAN wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) herausgegeben und beschäftigt sich ebenfalls mit der Frage des rechtssicheren Scannens. Sie beschreibt technische Anforderungen an einen rechtssicheren Scanprozess, der auch dem „technischen Stand“ im Sinne des § 371b ZPO entsprechen soll. § 371b ZPO ist zwar nur für öffentliche Urkunden von Bedeutung. Die Einhaltung der Standards aus der TR RESISCAN dürfte jedoch zumindest förderlich sein, die Gerichte im Rahmen der freien Beweiswürdigung davon zu überzeugen, dass ein im Ausdruck vorgelegter Scan mit dem digitalisierten Original übereinstimmt.

• Fertigen Sie beim Scan-Vorgang einen Echtheitsvermerk.

Es bietet sich folgender Vermerk an, der beispielsweise in Form eines Aufklebers vor dem Scanvorgang an dem gescannten Dokument angebracht werden kann.

Beispiel:

Hiermit bestätige ich ____________ (Name, Position, Firma, Anschrift), dass ich mich vor dem Einscannen und anschließendem Vernichten dieses Vertrages mit der Bezeichnung ____________ (Bezeichnung Vertrag) zwischen ____________ (Bezeichnung Parteien) von der Echtheit der Unterschriften beider Vertragsparteien auf Seite ___ (Angabe der Seitennummer) überzeugt habe. Beide Parteien haben mit Kugelschreiber bzw. Füller unterschrieben. Davon habe ich mich insbesondere durch Betrachten und Befühlen der Linienführung und der Rückseite des Dokuments überzeugt. Bei den Unterschriften handelte es sich insbesondere nicht um Scans oder einkopierte Unterschriften.

Ein derartiger Echtheitsvermerk dürfte dabei helfen, das Gericht im Rahmen der freien Beweiswürdigung davon zu überzeugen, dass der vorgelegte Ausdruck vor seinem Einscannen und Vernichten im Original vorgelegen haben muss. Zudem dürfte dem Arbeitnehmer eine höhere Erklärungslast obliegen, sofern der Arbeitgeber im Prozess vortragen kann, dass durch einen Dritten vor dem Scannen und Vernichten ein Echtheitsvermerkt gefertigt wurde.

• Holen Sie eine gesonderte Erklärung vom Arbeitnehmer ein, in welcher der Arbeitnehmer bestätigt, dass der Vertrag im Original abgeschlossen wurde (im Arbeitsvertrag unter den Unterschriftszeilen oder als separates Dokument).

Beispiel:

Hiermit bestätige ich, dass es sich bei obenstehenden Unterschriften um Originalunterschriften des Arbeitgebers und meiner Person handelt.

____________ (Ort, Datum)

____________ (Unterschrift Arbeitnehmer).

Auch so erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein Gericht im Rahmen der freien Beweiswürdigung von der Wahrung der Schriftform ausgeht.

• Sämtliche Verträge und Erklärungen sollten zudem mit „farbiger, z. B. blauer, Tinte“ ausgeführt werden, und es sollten – zumindest bei den Unterlagen mit Schriftformerfordernis – nur Farbscans gefertigt werden.

Denn nach dem Scannen ist es für ein Gericht im Rahmen der freien Beweiswürdigung weitaus einfacher, sich von der Echtheit der Unterschrift zu überzeugen, wenn sich diese farblich vom Rest des Textes abhebt.

• Die den Echtheitsvermerk fertigende Person sollte in dem Vermerk – wie oben empfohlen – namentlich benannt werden, so dass sie auch als Zeuge benannt werden kann. Bei besonders wichtigen Verträgen mit Schriftformerfordernis bietet sich es zudem, in Anlehnung an ausländische Verträge, an, diese in Gegenwart eines neutralen Zeugen mit unterschreiben zu lassen (z. B. auch weitere/r Mitarbeiter/in aus der Personalabteilung).

Beispiel:

Die vorstehenden Unterschriften wurden von den Parteien in meiner Gegenwart im Original geleistet.

____________ (Ort, Datum)

____________ (Name, Funktion, Unterschrift).

Sollte der Arbeitnehmer in diesem Fall die Wahrung der Schriftform wirksam bestreiten, wofür ein substantiierter Vortrag erforderlich ist, kann das Gericht sodann auch die Person als Zeugen vernehmen, in deren Gegenwart der Vertrag ausgefertigt wurde. Ihnen steht der Zeugenbeweis als weiteres Beweismittel zur Verfügung.

Abschließend bleibt zu betonen, dass der allgemein verbreitete Ratschlag, bei der Digitalisierung von Personalakten die wichtigsten Dokumente im Original aufzubewahren, für vorsichtige Arbeitgeber nach wie vor der richtige ist. Entscheidet sich der Arbeitgeber aus operativen Überlegungen für eine vollständige Digitalisierung der Personalakten, soll vorstehende Checkliste jedoch dabei helfen, die Risiken aus einer derartigen Vollvernichtung auf ein Minimum zu reduzieren.