Zum Umgang mit Teilzeitanträgen – Darauf sollten Arbeitgeber achten

Arbeitnehmer haben gemäß § 8 TzBfG grundsätzlich einen Anspruch auf Reduzierung Ihrer Arbeitszeit, wenn sie länger als sechs Monate beschäftigt sind und der Arbeitgeber mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigt. Die Reduzierung muss mindestens drei Monate vor Beginn der begehrten Teilzeit beantragt werden. Der Arbeitgeber kann diesen Anspruch nur ablehnen, wenn er betriebliche Gründe entgegenhalten kann. Häufig passieren – vermeidbare – Fehler schon bevor die Ablehnung des Antrages dem Arbeitnehmer überhaupt mitgeteilt wird und Handlungs- und Argumentationsspielräume werden abgeschnitten. Arbeitgeber sollten daher einige Spielregeln im Umgang mit Teilzeitansprüchen beachten.

Den Antrag dokumentieren

Das Gesetz sieht für den Antrag auf Arbeitszeitreduzierung keine Formvorschriften vor. Anträge könne daher auch per E-Mail oder sogar mündlich, z.B. telefonisch gestellt werden. Vor allem in größeren Unternehmen können Anträge da schnell unbemerkt „durchrutschen“. Arbeitgeber sollten daher zunächst sorgfältig und am besten schriftlich dokumentieren:

Wann wurde der Antrag gestellt? Der Zeitpunkt des Zugangs bestimmt das Zeitfenster, innerhalb dem der Arbeitgeber handeln muss. Gleichzeitig kann es für die Beurteilung des Antrages relevant sei, z.B. ob der Antrag verspätet ist.

Beim wem wurde der Antrag abgegeben? Vor allem in größeren Unternehmen kann es Sinn machen einen empfangsberechtigten Mitarbeiter – der im Umgang mit Teilzeitbegehren geschult ist – ausdrücklich zu ermächtigen. Das Risiko „untergegangener“ Teilzeitanträge kann damit eingedämmt werden.

Mit welchem Inhalt wurde der Antrag gestellt? Der Inhalt des Antrages ist maßgeblich für das weitere Vorgehen des Arbeitgebers. Enthält der Antrag nicht alle erforderlichen Angaben zur begehrten Teilzeit, kann er unwirksam und damit rechtlich unbeachtlich sein. Darüber hinaus bestimmt sich nach dem Inhalt des Antrags, welche betrieblichen Gründe dem Antrag entgegengehalten werden können.

Fristen beachten

Das Gesetz sieht vor, der Arbeitgeber kann den Antrag nur bis spätestens einen Monat vor Beginn der gewünschten Teilzeit ablehnen. Versäumt der Arbeitgeber diese Frist, wird seine Zustimmung zur begehrten Arbeitszeitreduzierung fingiert. Die Reduzierung gilt als verbindlich vereinbart; auch, wenn ihr betriebliche Gründe entgegenstehen sollten.

Vor diesem Hintergrund ist die Ablehnungsfrist sorgfältig zu berechnen. Dies ist nicht immer ganz einfach. Insbesondere handelt es sich um eine rücklaufende Frist. Eine potentielle Fehlerquelle hierbei ist z.B., dass der letzte Tag, an dem die Arbeitszeitreduzierung noch abgelehnt werden kann, auch ein Samstag, Sonntag oder Feiertag sein kann. Eine Ablehnung erst am darauffolgenden Werktag wäre verspätet und würde die Zustimmungsfiktion auslösen.

Mit dem Arbeitnehmer an einen Tisch?

Das Gesetz bestimmt, Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollen zunächst über die begehrte Arbeitszeitreduzierung verhandeln. Dies kann sinnvoll sein, wenn eine einvernehmliche Lösung möglich ist. Der Arbeitgeber ist nach überwiegender Ansicht aber nicht verpflichtet, mit dem Arbeitnehmer zu verhandeln. Insbesondere können Verhandlungen nicht eingeklagt werden. Vielmehr handelt es sich hier nur um eine Obliegenheit des Arbeitgebers.

Ist eine Verhandlung mit dem Arbeitnehmer taktisch nicht sinnvoll oder nicht gewünscht, kann daher auch auf Verhandlungen verzichtet werden. Dieses führt insbesondere nicht zur Fiktion der Zustimmung.

Doch auch dieser Schritt sollte nicht unüberlegt sein. Einwände, die im Rahmen von Verhandlungen mit dem Arbeitnehmer hätten ausgeräumt werden können, können nach Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts eine Ablehnung nicht mehr rechtfertigen. Welche Einwände konkret hierunter fallen, hat das Bundesarbeitsgericht aber bislang offen gelassen. Es ist daher zuvor sorgfältig abzuwägen, ob Verhandlungen ohne Konsequenzen ausgelassen werden können.

Eine klare Absage erteilen?

Das Teilzeitbegehren kann der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen ablehnen. Arbeitgeber sollten klar zum Ausdruck bringen, welches konkrete Begehren abgelehnt wird. Die Gründe der Ablehnung muss der Arbeitgeber nach überwiegender Ansicht – anders als z.B. bei Teilzeitverlangen während der Elternzeit – dabei aber nicht angeben. Arbeitgeber haben somit die Möglichkeit den Teilzeitanspruch auch ohne entgegenstehende betriebliche Gründe zunächst zu blockieren.

Es kann jedoch Fälle geben, in denen eine vorbehaltslose Absage unerwünschte Folgen für den Arbeitgeber auslöst, z.B. wenn der Arbeitnehmer die Antragsfrist versäumt hat. Für diesen Fall wird sogar vertreten, der Teilzeitantrag sei unwirksam. Nach der Rechtsprechung verschiebt sich zumindest der Beginn der Teilzeit auf den nächst zulässigen Zeitpunkt. Eine vorbehaltslose Absage wäre laut Bundesarbeitsgericht jedoch als Einlassung in der Sache zu werten, mit der der Arbeitgeber auf die Einhaltung der Antragsfrist verzichtet. Im Ergebnis könnte der Arbeitgeber die versäumte Frist nicht mehr für sich nutzen.

Die Form wahren

Die Ablehnung muss nach den Regelungen des Teilzeit- und Befristungsgesetz schriftlich erfolgen. Das Bundesarbeitsgericht hat erst kürzlich entschieden, schriftlich heißt in diesem Fall strenge gesetzliche Schriftform (BAG v. 27.6.2017 – 9 AZR 368/16). Die schriftliche Ablehnungserklärung muss handschriftlich von einer vertretungsberechtigten Person unterschrieben und dem Arbeitnehmer im Original zugestellt werden. Nicht ausreichend ist eine Übermittlung per Fax, E-Mail oder gar die Übergabe einer Kopie oder eines Scans.

Eine nicht formgerechte Ablehnung kann die Ablehnungsfrist nicht wahren. Die nicht rechtzeitig und formgerecht zugestellte Ablehnung löst die Zustimmungsfiktion aus und kann nicht nachgeholt werden. So ist z.B. auch eine die Ablehnung verfristet, die früher als einen Monat vor Beginn der Teilzeit per E-Mail oder Fax und nach Fristablauf nochmal in Schriftform an den Arbeitnehmer geht. Insoweit sollte nicht nur der Eingang des Teilzeitantrages, sondern auch dessen Ablehnung sorgfältig durchgeführt und dokumentiert werden.

Fazit

Auch das Verfahren bis zur Ablehnung des Teilzeitantrages birgt Fallstricke, aber auch Handlungsspielräume für Arbeitgeber. Um diese auch tatsächlich nutzen zu können, sollten Arbeitgeber umsichtig vorgehen. Eine sorgfältige Prüfung der gesamten Situation ist unerlässlich.

Einen Kurzleitfaden zur Elternteilzeit finden Sie im Beitrag von Stephanie Koch. Weitere Informationen zum Thema Rückkehr zur Vollzeit lesen Sie im Beitrag von Martin Vollmann.