Dienstwagen – Best Practice für die Gewährung

Während in anderen Ländern teils gegenläufige Tendenzen zu beobachten sind, erfreut sich der Dienstwagen in Deutschland nach wie vor großer Beliebtheit. Knapp die Hälfte der Führungskräfte in deutschen Unternehmen fährt einen Dienstwagen – Tendenz steigend. Dieser entfaltet nach wie vor Wirkung als Statussymbol und Mitarbeiterbindungsinstrument. Um so erbitterter werden Konflikte ausgetragen, wenn der Arbeitgeber den Dienstwagen zurückfordern möchte. Kann er sich nicht auf eine rechtssichere Vertragsgestaltung stützen, bewegt er sich regelmäßig auf dünnem Eis.

Unklar ist beispielsweise häufig, ob und in welchen Fällen der Arbeitgeber den Dienstwagen überhaupt wieder herausverlangen kann. Bei Bestehen eines Herausgabeanspruches stellt sich die Frage: kann der Arbeitgeber zu jedem beliebigen Zeitpunkt zurückfordern?

Auch die Abwicklung der Rückgabe selbst bereitet nicht selten Probleme. Was gilt, wenn die Führungskraft eine Sonderausstattung gewählt hat? Was ist mit den verbleibenden Leasingraten?

Wann darf der Arbeitgeber den Dienstwagen zurückfordern?  

In Bezug auf die Herausgabe des Dienstwagens ist zunächst danach zu unterscheiden, ob der Arbeitnehmer den Pkw nur dienstlich oder auch privat nutzen darf. Geschäftlich gestellte Dienstwagen sind Betriebsmittel und als solche jederzeit herauszugeben. Eine private Nutzungsmöglichkeit stellt hingegen einen geldwerten Vorteil in Form eines Sachbezugs und somit einen Vergütungsbestandteil dar.

Die Möglichkeit des Widerrufs der (privaten) Nutzung des überlassenen Dienstwagens muss daher vorab vertraglich vereinbart werden.

Ein Widerrufsrecht in einem vom Arbeitgeber gestellten Arbeitsvertrag oder einer Dienstwagenrichtlinie unterliegt regelmäßig der Inhaltskontrolle nach dem AGB-Recht (§§ 305 ff. BGB). Dabei gilt es Folgendes zu beachten:

Gestaltung der Klausel:

• Widerrufsgründe müssen konkret benannt werden. Klarstellend sollte für die Fälle, in denen die Vergütungspflicht entfällt, z.B. bei Ruhen des Arbeitsverhältnisses wegen Elternzeit oder unbezahltem Urlaub sowie bei Wegfall der tatsächlichen Arbeitsleistung nach Ablauf des Entgeltfortzahlungszeitraums ein Widerrufsrecht vereinbart werden.
• Im Fall der Freistellung des Mitarbeiters ist die einseitige Entziehung des Dienstwagens möglich, wenn die Freistellung berechtigterweise erfolgt und der Arbeitsvertrag eine entsprechende Regelung vorsieht.
• Wirtschaftliche Gründe für einen Widerruf sind denkbar, müssen aber bestimmt oder für den Arbeitnehmer zumindest bestimmbar formuliert werden. Nicht jeder Grund, der wirtschaftliche Aspekte betrifft, ist aber ein wirksamer Sachgrund für den Entzug der Dienstwagennutzung. Zulässig kann es beispielsweise sein, einen Widerruf an das Unterschreiten eines bestimmten Umfangs dienstlich gefahrener Kilometer oder eines bestimmten Jahresumsatzes zu knüpfen.
• Schließlich muss das Widerrufsrecht das Verhältnis zwischen dem Wert der Nutzung des Dienstwagens und der Gesamtvergütung des Mitarbeiters beachten. Der durch den Widerruf entzogene geldwerte Vorteil darf nicht mehr als 25% des regelmäßigen Verdienstes des Mitarbeiters betragen.

Auch die Ausübung des Widerrufes ist nicht unkomplex. Bei einer einseitigen Entziehung des Dienstwagens sind stets das Interesse des Arbeitgebers an der Rückgabe und das Interesse des Arbeitnehmers an einer privaten Nutzung des Pkw gegeneinander abzuwägen. Dies kann im Einzelfall dazu führen, dass der Dienstwagen nur unter Einräumung einer Auslauffrist zurückgefordert werden darf.

Unzulässige Kostenbeteiligung bei Dienstwagen-Leasing

Für den Arbeitgeber kann es wirtschaftlicher sein, keinen eigenen Fuhrpark zu unterhalten, sondern Leasingverträge über die Nutzung von Dienstwagen abzuschließen. Wird das Arbeitsverhältnis frühzeitig beendet und hat der Arbeitgeber keine weitere Verwendung für das Leasingfahrzeug, können aber die verbliebenen Leasingraten in der Regel nicht auf den Mitarbeiter abgewälzt werden:

• Bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber kann der Arbeitnehmer nicht verpflichtet werden, einen ihm zur Privatnutzung überlassenen Dienstwagen zurückzugeben und dennoch für die restliche Laufzeit des Leasingvertrags die anfallenden Raten in einem Einmalbetrag zu zahlen (BAG vom 9. September 2003 – 9 AZR 574/02).
• Wird der Arbeitnehmer verpflichtet, bei Ende des Arbeitsvertrages den laufenden Leasingvertrag über den Dienstwagen bei seinem neuen Arbeitgeber einzubringen, einen Mitarbeiter zu finden, der dienstwagenberechtigt ist und das Fahrzeug übernehmen möchte, oder den Leasingvertrag auf eigene Kosten aufzulösen, ist diese Regelung ebenfalls unwirksam (LAG Köln vom 19. Juni 2009 – 4 Sa 901/08).

In allen Fällen ist der Arbeitnehmer auf die Mitwirkung eines Dritten angewiesen und wird dadurch unangemessen benachteiligt. Ob das Arbeitsverhältnis durch den Arbeitnehmer selbst gekündigt wurde, ist für die Wirksamkeit der Rückzahlungspflicht ohne Belang.

Sonderausstattung als Kostenfaktor

Nicht selten wird Führungskräften zudem nicht nur ein Dienstwagen nach einer bestimmten Pkw-Kategorie gewährt, sondern auch zusätzlich eine Sonderausstattung auf eigenen Wunsch. Doch selbst eine Rückzahlungsverpflichtung für durch Sonderwünsche bedingten Eigenanteil an den Leasingraten wertet die aktuelle Rechtsprechung als unzulässigen Eingriff in die Berufsfreiheit des Arbeitnehmers und damit unzulässige Regelung (LAG Düsseldorf vom 15. August 2016 – 9 Sa 318/16).

Best Practice für die Dienstwagengewährung

Damit bleibt die Empfehlung, bei der Dienstwagengewährung insbesondere auf wirksame und konkrete Widerrufsregelungen zu achten. In Leasingkonstellationen sollten Regelungen vermieden werden, durch die der Arbeitnehmer zur Rückzahlung von Leasingraten bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses verpflichtet wird. Wenn Sonderausstattung gewährt wird, sollte dies durch eine Einmalzahlung bei Abschluss der Dienstwagenvereinbarung abgedeckt werden (die Einfluss auf den geldwerten Vorteil besitzt). Alternativ kann die Sonderausstattung als Teil eines Gesamtvergütungssystems gewährt werden.